Срок хранения хозяйственных договоров в организации в 2021 году таблица

Содержание
  1. Срок хранения договоров
  2. Порядок определения периода сохранности
  3. Учет в журналах для контроля сроков
  4. Примеры сроков хранения по видам договоров
  5. Как утилизируют договоры после истечения времени хранения
  6. Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:
  7. Новые сроки хранения документов 
  8. Сколько хранить кадровые документы
  9. Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году
  10. Сроки хранения по видам документации
  11. Документы учета налогов:
  12. Документация бухучета
  13. Документы кадрового делопроизводства
  14. Нормативные сроки хранения документации
  15. Налоговая документация:
  16. Бухгалтерская документация:
  17. Кадровая документация:
  18. Действия после завершения срока хранения
  19. Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета
  20. Особенности хранения документов бухучета
  21. Особенности хранения кадровой документации
  22. Санкции за нарушение хранения
  23. Сроки хранения договоров в организации
  24. Виды хранения, где хранить документы в организации
  25. Где уточнить сроки и как их считать
  26. Сроки хранения некоторых документов
  27. Что делать, если для контракта не указан срок хранения
  28. Ответственность за несоблюдение сроков
  29. Сколько хранить договоры в организации
  30. Зачем это нужно
  31. Как определить срок
  32. Что делать, если срок не установлен
  33. Сроки в зависимости от вида договора
  34. Сколько хранить в архиве
  35. Последствия нарушения сроков

Срок хранения договоров

Срок хранения хозяйственных договоров в организации в 2021 году таблица

Договорные отношения обеспечивают законное основание для всех сфер ведения деятельности. Заключение соглашения производится до начала ведения партнерских отношений и действует до полного погашения обязательств. Форма регулирует правовые исполнения сторонами обязательств и имеет юридическую силу для контролирующих и судебных органов.

Порядок определения периода сохранности

Определяется срок хранения договоров после утраты актуальности.

Периоды хранения для различных видов соглашений утверждаются в учетной политике предприятия или ином виде бумаги внутреннего делового оборота, например, номенклатуры дел.

При составлении внутреннего перечня лет хранения в основу принимаются требования законодательства. Периоды хранения типовых бумаг организации указаны в п. 436 Перечня, утвержденном приказом Минкультуры от 25. 08. 2010 №558.

Внимание! Подсчет числа лет хранения после окончания действия договора ведется с 1 января следующего года.

Государственные учреждения при определении периодов хранения руководствуются ведомственными перечнями. Для хранения бумаг общего назначения госорганов применяется Перечень типовых управленческих архивных форм. Указанная длительность хранения используется при составлении номенклатурных дел, передаче в государственный архив, уничтожения по акту.

В деловом обороте используются сроки:

  1. Ограниченные конечной датой действия. При подсчете периода учитываются дополнительные соглашения, являющиеся его неотъемлемой частью. Например, для продления времени аренды заключение дополнительных соглашений исключает необходимость прохождения официальной регистрации.
  2. Неограниченные датой. В тексте может иметься формулировка «до погашения обязательств», позволяющая определить конечную дату.

Отдельно рассматриваются формы постоянного хранения учредительные формы, бумаги приобретения имущества, договор аренды помещений при условии включения данных адреса месторасположения в реестр организаций и прочие.

Учет в журналах для контроля сроков

Законодательством не разработаны унифицированные формы учета договоров. Предприятия учитывают информацию в самостоятельно разработанной форме журнала регистрации. Сведения книги должны быть достаточны для учета движения договоров и должны содержать:

  • данные о номере, дате составления, наименования контрагента;
  • краткое назначение документа поставки, оказания услуг и прочее;
  • указание длительности действия и данные о конечной дате формы, если отсутствует иной характер длительности, например, действующий бессрочно.

В журнале регистрации учитываются основные документы договоров и дополнительные соглашения к ним. Контроль за ведением журналов возлагается на различные службы юридический отдел, бухгалтерию, кадры. В основе группировки лежит экономическая целесообразность дальнейшего использования. В организации заводят несколько книг учета, учитывающих:

  1. Сотрудничество с контрагентами поставщиками, покупателями. Отдельная регистрация производится по постоянно действующим хозяйственным соглашениям и разовым договорам, например, на поставку канцелярских товаров.
  2. Договоры с поставщиками услуг. Особое внимание уделяется сохранности соглашений об оказании коммунальных услуг и аренды помещений. Договоры часто имеют дополнительные соглашения, указывающие на пролонгацию аренды, изменения условий. Окончание действия договора аренды совпадает с конечной датой последнего приложения.
  3. Соглашения подряда. Документы используются в строительстве капитального и текущего назначения. Часто производится регистрация одновременно с гражданско-правовыми формами. Если строительство является профильной деятельностью организации, договоры подряда учитываются в отдельном журнале.
  4. Трудовые договоры с сотрудниками. Журнал позволяет получить точные данные дат трудоустроенных и уволенных работников. Гражданско-правовые формы в журнале не отражаются. Соглашения гражданского вида регистрируются вместе с бумагами на оказание услуг.

Журналы регистрации несут дополнительную функцию. При внесении записи документа, составленного организацией, ему присваивается уникальный номер, позволяющий идентифицировать документ.

Примеры сроков хранения по видам договоров

Организации самостоятельно группируют договоры по назначению и устанавливают сроки на основании деловой необходимости и с учетом минимально допустимого периода   5 лет. В учете коммерческой компании соглашения используют в качестве форм первичного учета бухгалтерии, что обязывает хранить документы сроком свыше 5 лет.

Исключение составляют периоды, установленные для обеспечения сохранности трудовых договоров (в отличие от гражданско-правовых типов) сотрудников. Законодательство обязывает длительно хранить и архивировать документы, касающиеся труда и заработной платы.

Внимание! Период хранения трудовых договоров с работниками установлен в размере 75 лет.

Необходимость в столь длительном периоде основана на использовании данных при начислении пенсии или восстановлении записей трудовых книжек уволенных сотрудников.  

Гражданско-правовые формы не относятся к трудовым видам соглашений. На лиц, с которыми заключаются гражданско-правовые формы, не распространяются социальные гарантии, предоставляемые штатным работникам. Соглашение свидетельствуют об оказании услуг и подлежат хранению в течение 5 лет после окончания действия.

К одним из часто применяемых видов договоров услуг относятся соглашения аренды помещений. Оказание услуг оформляется краткосрочным или длительным соглашением. Соглашение аренды регистрируют в реестре при оформлении отношений на период свыше 1 года.

Как утилизируют договоры после истечения времени хранения

Истечение периода актуальности и хранения договора, отсутствие необходимости в дальнейшей сохранности позволяют компании произвести утилизацию. В организации создается комиссия, ответственная за процедуру уничтожения бумаг. Комиссия может быть постоянно действующей или быть организована для разового действия.

В состав комиссии включают сотрудников числом, не менее 3-х человек. Возглавляет комиссию председатель. В обязанности комиссии входят:

  • определение документов, утративших актуальность и выдержавшие положенный срок хранения. Информация о периодах хранения берется из журналов регистрации;
  • отбор экономически нецелесообразных форм и сверка периодов с внутренним документом, регламентирующим сроки;
  • составление описи документов;
  • утилизация и составление акта.

Внимание! Утилизация трудовых соглашений сотрудников не производится. При ликвидации организации документы передаются в государственный архив. Гражданско-правовые формы уничтожаются в стандартном порядке.

Акт об уничтожении имеет юридическую силу, проходит регистрацию в книге общих документов и предъявляется при проверке налоговым органам. Проведение утилизации договоров осуществляется ежегодно.

Таблица со сроками хранения документов в 2021 году:

Срок хранения хозяйственных договоров в организации в 2021 году таблица

Если компания не представит проверяющим органам документы, срок хранения которых еще не истек, то штрафов не избежать. Важно учитывать новые требования законодательства! 

Новые сроки хранения документов 

Категория документации компанииВид документовСрок хранения
Бухгалтерский учетПервичная бухгалтерская документация
  • кассовые документы;
  • накладные и акты выполненных работ;
  • платежные поручения, счета;
  • авансовые отчеты;
  • квитанции;
  • акты о списании имущества, ТМЦ.
Не менее 5 лет
Регистры бухгалтерского учета:
  • журналы операций;
  • книги учета;
  • учетные карточки;
  • главная книга.
Не менее 5 лет
Документы учетной политики:
  • учетная политика;
  • изменения;
  • дополнения;
  • приложения.
Не менее 5 лет.
Бухгалтерская финансовая отчетность и аудиторские заключения:
Месячная отчетность1 год, при наличии квартальной и годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно
Квартальная отчетность5 лет, при наличии годовой отчетности. Если нет, то хранить постоянно.
Годовая бухгалтерская отчетностьПостоянно
Аудиторские заключенияНе менее 5 лет. В отношении годовой отчетности — постоянно.
Налоговый учетДокументы, используемые для подтверждения расчетов по налогам, сборам, взносам, в общем случаеНе менее 5 лет
Налоговые декларации и расчеты по налогам, сборам и взносамНе менее 6 лет
Счета-фактуры5 лет
Журнал учета счетов-фактурНе менее 5 лет с момента внесения последней записи
Книги покупок и книги продаж
Документы, подтверждающие объем понесенного убытка и сумму, на которую была уменьшена налоговая база по каждому налоговому периоду при исчислении УСНВ течение всего срока использования права на уменьшение налоговой базы на сумму убытка
Страховое обеспечение граждан во внебюджетные фондыДокументы, необходимые на исчисления и уплаты страховых взносовНе менее 6 лет
Расчет по форме 4-ФСС5 лет с момента принятия отчетности Фондом
Квитанция о приеме 4-ФСС
Налоговый учетДокументы по личному составу: приказы по личному составу, личные карточки, личные дела, трудовые договоры и др
Созданные до 2003 года75 лет
Созданные после 2003 года50 лет
Коллективный договор организацииНе менее 10 лет
Штатное расписаниеПостоянно
График отпусковНе менее 3 лет с момента окончания его срока действия
Оригиналы личных документов работника (трудовая книжка, диплом, свидетельство и прочее)До момента востребования, но не более 75 лет, в отношении оформленных до 2003 года и 50 лет, в отношении оформленных после 2003 года

Это далеко не весь перечень бумаг, которые обязана хранить организация. 

При экспертизе ценности документов и отборе их к уничтожению необходимо руководствоваться новым Перечнем типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения» (Зарегистрирован 06.02.2020 № 57449)

Сколько хранить кадровые документы

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ. 

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

https://www.youtube.com/watch?v=UGmM-Ye6FMou0026list=PLFvuHl8D1GTWaT0zyE71OHNd2hvoRFc9N

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75  лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Акция на переплет документов!

Архивный переплет от 120 рублей за книгу!

Изменения условий перевозки документов.

При заключении договора на архивные работы, все транспортные расходы по перевозке документов абсолютно бесплатно!

Бесплатно вызовите нашего специалиста

Вы получите исчерпывающую информацию о состоянии Ваших документов. Также сможете сделать выводы о компетенции наших сотрудников и обдумать дальнейшее сотрудничество.

Скидка на услугу хранения документов!

Закажите услугу хранения документов до конца этого месяца, сообщите менеджеру что обращаетесь с сайта по акции, получите гарантированную скидку 15% на Ваш заказ.

Электронный архив в подарок!

Закажите услугу оцифровки документов и получите программное обеспечение “Электронный архив” в подарок.

Срочное уничтожение документов

Уничтожим Ваши документы в день обращения!

Работаем на портале поставщиков госуслуг

Новые сроки хранения документов в организации в 2021 году

Срок хранения хозяйственных договоров в организации в 2021 году таблица

18 февраля 2020 года руководитель Федерального Архивного Агентства (Росархива) подписал Приказ N 236 об обновлении списка типовой управленческой документации. Он изменяет нормативные сроки, предусмотренные для обязательного хранения документации по различным видам учета – налогового, кадрового и бухгалтерского. Рассмотрим внесенные изменения более детально.

Сроки хранения по видам документации

Специалисты Росархива подготовили разъяснения, в которых изложены изменения 2020 года, внесенные в правила хранения, которые подлежат обязательному выполнению в 2021 году. В частности, декларации по налогам и счета-фактуры юридических лиц требуется хранить дольше. Корректировки в сроках хранения остальных документов приводятся ниже.

Документы учета налогов:

  • счета-фактуры – увеличение на год – с 4-х до 5-ти;
  • сведения о доходах персонала, предоставляемые в налоговые органы – снижение до 5 лет (ранее документы требовалось хранить 75 лет);
  • учетные книги по доходам и расходам хозяйствующих субъектов (ИП и ООО) на упрощенке – снижение до 5 лет, до внесения изменений предусматривалось постоянное хранение;
  • расчеты по взносам на страхование сотрудников юрлиц– увеличение до 50/75 лет в зависимости от даты времени составления документации (соответственно – с 2003-го и до 2003-го года);
  • карточки индивидуального учета выплат по страховым взносам – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки продлены до 50/75 лет (определяется по принципу, аналогичному описанному выше для расчетов по страховым взносам);
  • декларации по налогам и обязательным сборам, предоставляемые в ФНС – увеличение с 5 до 6 лет;
  • переписка с налоговыми органами в случае несогласия налогоплательщика со сведениями инспекторов – увеличение с 5 до 6 лет.

Документация бухучета

  • документы (акты, справки, переписка) о присвоениях, недостачах и растратах – увеличение до 10 лет при условии возмещения ущерба. В случае возбуждения уголовных дел документация хранится до момента принятия итогового решения;
  • документы о выплате зарплаты и прочих выплатах (расчетно-платежные ведомости, расчетные листы) – увеличение с 5 до 6 лет (при наличии лицевых счетов). При их отсутствии сроки возрастают до 50/75 лет в зависимости от времени составления документов по описанному выше принципу.

Документы кадрового делопроизводства

  • приказы о вынесении дисциплинарных взысканий и документы, на которых они основаны – снижение на 2 года – с 5-ти до 3-х;
  • заявки о потребности в иностранных сотрудниках – снижение с 5 до 1 года;
  • документы о текущем состоянии ТБ и ОТ на предприятии, а также мерах по его улучшению – снижение до 5 лет;
  • учетные карточки, книги, базы данных по отпускам, журналы – увеличение с до 5 лет;
  • документы учета аварий и несчастных случаев на производстве – снижение до 45 лет;
  • графики выхода персонала в отпуск – увеличение с 1 до 3 лет.

Действующее законодательство предусматривает особые требования к хранению документов бухучета. Для этого необходимо оборудовать отдельное помещение, в котором расположились бы шкафы или сейфы. Перечень нормативных требований к планировке таких хранилищ приведен в Правилах, утвержденных Приказом №526, изданным Минкультуры 31 марта 2015 года. С целью более эффективного управления хранением организация имеет возможность создать собственный архив. Исходя из объема документации, архив структурно оформляется самостоятельным административным подразделением, либо состоит в службе делопроизводства.

Нормативные сроки хранения документации

В результате внесенных изменений актуальные сроки хранения наиболее распространенных разновидностей учетных документов – по налогам, бухгалтерии и кадрам – приобрели следующий вид.

Налоговая документация:

  • документы, обосновывающие сведения налоговых деклараций – как минимум, 4 года;
  • расчеты и декларации по налогам, обязательным взносам и сборам – как минимум, 6 лет;
  • счета-фактуры, выписанные в адрес контрагентов – 5 лет;
  • журнал учета оформленных счетов-фактур – как минимум, 4 года с даты внесения последней записи;
  • книги учета покупок и продаж (вместе с дополнительными листами к ним) – как минимум, 4 года с момента последней записи;
  • документы для подтверждения убытка или обоснованности уменьшения налогооблагаемой базы на УСН – на все время пользования льготой.

Бухгалтерская документация:

  • первичная документация – как минимум, 5 лет по завершению отчетного периода;
  • регистры бухучета –как минимум, 5 лет (дополнительное требование – проведение проверки или ревизии по отчетному году);
  • внутренняя документация по учетной политике –как минимум, 5 лет (срок начинается календарным годом последнего использования документов).

Кадровая документация:

  • по персональному составу компании (при оформлении до 2003 года) – 75 лет с момента составления;
  • по персональному составу компании (при оформлении с 2003 года) – 50 лет с момента составления;
  • не включенная в номенклатуру личных дел по предприятию – 75 лет;
  • на премировании работников компании – как минимум, 5 лет;
  • коллективные трудовые соглашения – как минимум, 10 лет;
  • штатное расписание по предприятию – до закрытия юридического лица или прекращения им деятельности;
  • календарный график выхода персонала в отпуск– как минимум, 3 года с даты прекращения действия документа;
  • личная кадровая документация на сотрудника (оригиналы) – до непосредственного востребования, как максимум – 75/50 лет (с учетом времени оформления).

Действия после завершения срока хранения

Если срок хранения документации подошел к концу, она уничтожаются. Для этого предварительно составляется акт, где перечисляются названия и количество документов на утилизацию.

Такие акты подписывают члены комиссии, которую утверждает директор организации. Комиссия фиксирует либо уничтожение бумаг, либо их передачу на переработку. К акту прикрепляется накладная, по которой документы уничтожались или отправлялись на утилизацию.

Дальнейшее хранение актов и накладных осуществляется в организации.

https://www.youtube.com/watch?v=sWLBzanE8A8u0026list=PLFvuHl8D1GTWaT0zyE71OHNd2hvoRFc9N

Уничтожение документов может осуществляться двумя способами:

  • передача в утилизацию (переработку), которая подкрепляется оформлением накладной. В ней указывается дата передачи, вес и количество бумаг;
  • самостоятельное уничтожение– сжигание, измельчение шредером, выбрасывание в качестве бытовых отходов и т.д.

Особенности нормативных сроков хранения документов налогового учета

С начала 2020 года правила хранения налоговой документации регламентируются не только требованиями Налогового кодекса, но и положениями нормативных актов Росархива. Исходя из подпункта 8 п. 1 ст. 23 НК РФ, подобные документы должны храниться, как минимум, 4 года.

Исчисление срока производится с даты завершения года, в котором были закрыты регистры налогового учета. На отдельные категории налоговой документации распространяют действие дополнительные нормативные акты, устанавливающие более длительные сроки хранения, чем 4 года. В этом случае необходимо следовать их требованиям.

Особенности хранения документов бухучета

Хранение этой группы документов регламентировано № 402-ФЗ, принятым 6 декабря 2011 года. Статья 29 Федерального закона определяет продолжительность нормативного срока хранения всей бухгалтерской документации, равную 5 годам.

Исключение составляют те документы бухучета, которые должны быть сохраняться, пока организация ведет свою деятельность. Пункт 1 ст.

29 устанавливает конкретные сроки по всем видам бухгалтерских документов. Они соответствуют действующим правилам государственного архивного дела.

Поэтому с 18 февраля 2020 года сроки устанавливаются Федеральным Архивным Агентством. Они не должны быть меньше 5 лет.

Особенности хранения кадровой документации

При определении сроков хранения документов кадрового делопроизводства необходимо руководствоваться п. 8 раздела II Приказа Росархива №236. Сюда относится документация следующего характера:

  • различные виды договоров – трудовые, гражданско-правовые, авторского заказа;
  • личные карточки персонала организации;
  • оригиналы персональной документации, не востребованные сотрудниками при прекращении трудовых отношений.

Нормативное время хранения кадровой документации, оформленной до наступления 2003 года, составляет 75 лет. Документы, составленные с начала января 2003 года, необходимо хранить не менее 50 лет. Впервые определены сроки хранения для некоторых категорий документов кадрового учета:

  • о взысканиях дисциплинарного характера– 3 года;
  • заявления о предоставлении документов, касающихся работы – как оригиналов, так и копий – 1 год;
  • документы учета вводных инструктажей и инструктажей на рабочем месте – 45 лет.

Работодатели имеют право хранить в организации копии личных документов только в случае получения согласия на обработку персональных данных со стороны сотрудника.

Санкции за нарушение хранения

Организации, нарушившие правила хранения документации, наказываются в соответствии с положениями НК и Кодекса об административных правонарушениях РФ. Ст. 120 НК РФ предусматривает штраф в размере 10 тыс. руб., если налогоплательщик не сумеет предоставить учетные документы за налоговый период.

В случае, если организация не предоставляет учетную документацию за несколько периодов, штраф возрастает до 30 тыс. руб.

Если эти действия привели к снижению налогооблагаемой базы, то Федеральная налоговая служба вправе применить дополнительные санкции, размер которых составляет 20%от общей суммы недополученных налоговых отчислений, но не менее 40 тыс. руб.

Статье 15.11 КоАП РФ предусматривает административную ответственность должностных лиц за грубые нарушения правил хранения и учета бухгалтерской документации. В качестве наказания применяется штраф в размере от 5 до 10 тыс. руб.

В случае повторного нарушения сумма штрафа возрастает в два раза. В ряде случаев применяется дисквалификация должностных лиц сроком на 1-2 года. Статья 13.20 КоАП РФ устанавливает штрафные санкции в размере от 300 до 500 руб.

, которые выносятся в качестве наказания при нарушении правил хранения документации в архиве.

_______________________________

Статья из нашего блога: https://uchet.ru/stati/novye-sroki-khraneniya-dokumentov-v-organizatsii-v-2020-godu/

Сроки хранения договоров в организации

Срок хранения хозяйственных договоров в организации в 2021 году таблица

Шаблоны и формы

Сколько должны храниться договоры в организациях — не менее 5 лет. Период хранения соглашений зависит от его вида и предмета и установлен приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

31 августа 2020 Гольцова Полина

Администрация любой компании обязана организовывать хранение договоров в организации в течение периода, соответствующего виду каждого из документов. Эта обязанность установлена:

  • Налоговым кодексом РФ, который обязывает сохранять документы, касающиеся полученных доходов и произведенных расходов;
  • законом о бухгалтерском учете;
  • законом об архивном деле.

Виды хранения, где хранить документы в организации

Выделяется два варианта хранения:

  • текущее — это сохранение соглашения в период его исполнения и решения всех вопросов, вытекающих из этого исполнения, например, в течение разрешения возникшего спора;
  • архивное — начинается с момента передачи документа в архив. В архив передаются документы, текущая работа по которым завершена, то есть документ исполнен, и все вопросы по нему решены.

Период текущего хранения нормативно не установлен, он зависит от срока самого соглашения, того, возникнут ли по нему споры, и множества дополнительных факторов. Говоря о том, какой срок хранения договоров в организации необходимо соблюдать, имеется в виду архивный вариант, потому что его срок установлен нормативно.

Каждая организация самостоятельно определяет, у кого должны храниться договоры:

  • текущее вверяется, как правило, бухгалтерии или юридической службе;
  • для архивного создается отдельное подразделение.

Администрации компании следует издать приказ, в котором определить, где должны храниться договоры в организации и круг ответственных лиц.

Где уточнить сроки и как их считать

Если периоды текущего хранения нормативно не установлены и рассчитываются ситуативно, то архивное урегулировано детально и то, сколько хранятся договоры в архиве определено приказом Росархива от 20.12.2019 №236.

Чтобы определить срок хранения договоров в компании необходимо:

  1. Исследовать имеющиеся в организации соглашения и разделить их по отдельным группам в зависимости от принадлежности к тому или иному виду — срок определяется для каждого отдельного вида соглашений.
  2. Открыть раздел II Приказа №236 пункт — Перечень типовых управленческих документов — и найти в нем пункт, соответствующий искомому виду соглашений, для этого в Приказе имеется предметный указатель, с его помощью нужный пункт находится быстро.
  3. Посмотреть искомый срок.

В Перечне перечислено несколько десятков типов бумаг, приведем некоторые из них в таблице сроков хранения договоров в организации в 2020 году:

Тип Пункт перечня Срок
Купля-продажа76, 87, 88, 108, 649В зависимости от вида постоянно или до ликвидации компании
Лизинг965 лет
ГПХ с физическими лицами30150/75: 75, если документ закончен делопроизводством до 1.01.2003, 50 — если после этой даты
Займ, кредит2615 лет
Лицензионный1365 лет
Оказания услугТо сколько хранятся договоры на оказание услуг зависит от сути отношений сторон. Для разных типов введены разные пункты перечня.
Трудовой43550/75
На ведение реестра ценных бумаг12010 лет
Страхования недвижимости5375 лет
Контракты, заключенные отдельными видами юридических лицПункт 225 устанавливает, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, подрядчиками и исполнителями компаний, работающих по 223-ФЗ5 лет

Сроки хранения некоторых документов

Отдельная таблица сроков хранения договоров займа в организации в 2020 году.

Тип договора Сколько хранить (лет)
Займы и кредиты без залога имущества5
Займы и кредиты с условием о залоге имущества10Касается документов, которые подтверждают предоставление средств и исполнение обязательств должником (это исключение из общего правила 5-летнего хранения кредитных договоров).

И дополнительно таблица сроков хранения договоров поставки в организации в 2020 году.

Тип документа Сколько хранить, лет
Договоры гражданско-правового характера о выполнении работ, оказании услуг физическими лицами, акты сдачи-приемки выполненных работ, оказанных услуг50/75

Что делать, если для контракта не указан срок хранения

Определять, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами, если искомых типов соглашений в Перечне не нашлось, следует с помощью п. 11 того же документа. В этом пункте указано, что если контракт, приложение к нему или акт не перечислен в иных положениях Перечня, хранить его следует 5 лет.

Ответственность за несоблюдение сроков

За нарушение правил хранения предусмотрена ответственность по ст. 13.20 КоАП РФ, предполагающая ответственность в форме штрафа до 500 рублей.

Если компания не соблюдает правила того, сколько хранить договоры с клиентами и контрагентами, это повлечет ответственность со стороны ФНС, так, в соответствии со ст. 126 НК РФ, за непредставление документов при их истребовании в рамках проверки.

Другие статьи автора на gosuchetnik.ru Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ Статья подготовлена с использованием материалов КонсультантПлюс. Получить доступ

Сколько хранить договоры в организации

Срок хранения хозяйственных договоров в организации в 2021 году таблица

Сроки хранения документации организации, в том числе договорной, указаны в законодательстве (приказ Росахрива №236 от 20.12.

2019), так как имеют значение для контроля за ее деятельностью со стороны государства.

Но не всегда законы содержат точный ответ на вопрос, сколько лет нужно хранить договоры с контрагентами по конкретным видам взаимоотношений. В этом случае рекомендуется исходить из общих правил.

Зачем это нужно

Зачем, где и сколько хранить договоры с клиентами — вопросы, имеющие большое значение для деятельности организации. Контракты и соглашения определяют обязательства сторон — самой компании и ее партнера.

Текущее хранение соглашений (до их исполнения, прекращения или если их действие заканчивается в текущем году) организуется для отслеживания своевременного исполнения обязанностей, предъявления претензий, то есть обеспечения нормальной хозяйственной деятельности.

Руководитель организации решает, у кого должны храниться договоры во время их исполнения. Обычно это входит в полномочия юридического отдела или бухгалтерии, секретаря. Отслеживание выполнения обязательств вменяется конкретным лицам: юристу, начальнику склада и т. д. Для этого создается копия документа.

Хранение после передачи в архив имеет значение при расчете налогов и сборов (ст. 23 и ст. 283 НК обязывают юрлицо хранить документы о доходах и убытках не менее 4 и 10 лет соответственно), при осуществлении иных надзорных мероприятий.

Как определить срок

Чтобы решить, какой срок хранения договоров в организации установить для конкретного вида документов, рекомендуется обратиться к законодательным актам:

  • Налоговому кодексу;
  • ФЗ «Об архивном деле»;
  • ФЗ «О бухгалтерском учете».

Основной нормативный документ о сроках — Перечень видов документации организации (далее Перечень), утвержденный приказом Росархива №236 от 20.12.2019, применяемый с 18.02.2020. Поиск осуществляется по:

  • конкретному названию контракта, соглашения (но так сложно найти точную информацию, сколько хранятся договоры на оказание услуг, купли-продажи, поставки);
  • обобщенному наименованию вида контрактов (например, контракты, отдельно не включенные в основной Перечень).

Что делать, если срок не установлен

В соответствии с Перечнем в этом случае необходимо обеспечить сохранность документов в течение 5 лет с момента истечения срока действия, прекращения обязательств. Период в 5 лет отсчитывать необходимо с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства.

Сроки в зависимости от вида договора

Чтобы узнать, сколько лет хранятся договоры с поставщиками, арендаторами, покупателями, рекомендуется обратиться к п. 1.3.1 приказа Росархива.

Основные позиции приведены в таблице:

ВидУстановленный период (лет)
Соглашения об определении долей в праве собственности

До ликвидации организации

По оформлению земельных участков в собственность, купле-продаже и т. д.До ликвидации
Купле-продаже зданий, сооружений, имущественных комплексов

До ликвидации

Аренды

Недвижимого имущества — 10

Движимого имущества — 5

Залога10
Проката5
Поручения

По недвижимому имуществу — 15

По движимому имуществу — 10

О передаче права на результат интеллектуальной деятельности5
О закупках отдельными видами юрлиц5
Учредительные

Постоянно

Трудовые

До ликвидации, затем передаются в муниципальный архив

Сколько хранить в архиве

Из системного толкования закона следует, что хранение договоров в организации подразделяется на два вида:

  • текущее (во время исполнения);
  • в архиве.

Такая классификация следует из общих начал делопроизводства. В приказе Росархива не указано, где должны храниться договоры в организации, на практике исходят из конкретной ситуации.

Пока документ используется, его хранят в конкретном отделе, бухгалтерии, затем — в архиве. Под законодательно установленным периодом сохранности понимается период после сдачи в архив. Информация о сроках берется из Перечня.

Если контракт смешанный, следует определить период сохранности для каждого вида и применять максимальный.

Последствия нарушения сроков

Важно знать, сколько хранятся договоры в архиве (5, 10 лет или больше), так как это имеет значение для налогообложения. По ст. 120 НК возможно привлечение к налоговой ответственности за грубое нарушение правил учета объектов налогообложения и первичных документов.

Хотя контракт обычно не относится к первичным документам, в судебной практике встречались случаи признания его подтверждением факта совершения хозяйственной операции. Ст.

126 НК предусматривает ответственность за непредставление документации для проведения налогового контроля.

В КоАП перечислены составы правонарушений: грубое нарушение требований к бухучету (ст. 15.11) и нарушение правил формирования архивов (ст. 13.20). Эти нормы применяются при несоблюдении периодов сохранности, установленных в приказе Росархива.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: