Надо ли давать ответ на коммерческое предложение

Содержание
  1. Перезвон по коммерческому предложению: нюансы эффективных переговоров
  2. Подготовка к беседе
  3. Правила ведения карточки CRM-системы
  4. Подготовка компромисса
  5. Дополнительные точки контакта
  6. Принцип китайца
  7. Взаимодействие с покупателем
  8. Представление
  9. Small Talk и комплимент
  10. Актуализация потребностей
  11. Работа с возражениями 
  12. Закрытие сделки
  13. Торг
  14. Противостояние манипуляциям
  15. Ошибки при перезвоне
  16. Образец ответа на коммерческое предложение – содержание, правила оформления, распространенные ошибки
  17. Общие сведения
  18. Функции и цели
  19. Виды предложений
  20. Когда требуется ответ
  21. Ответ в устной форме
  22. Письменные ответы
  23. Рекомендации при написании
  24. Структура и содержание
  25. Стиль ответа
  26. Слова и фразы в ответных письмах
  27. Распространенные ошибки
  28. Образец написания
  29. Ждать ли ответ
  30. Варианты отправки
  31. Запрос цен по 44-ФЗ в ЕИС: что это за процедура и стоит ли в ней участвовать?
  32. Зачем проводится запрос коммерческих предложений?
  33. Требования к запросу коммерческого предложения
  34. Требования к ответу на запрос
  35. Заключение
  36. Правила хорошего коммерческого предложения
  37. 1. Определите цель
  38. 2. Покажите и докажите свою пользу
  39. 3. Включите только нужную информацию
  40. 4. Опишите условия, которые касаются получателя
  41. 5. Опишите только те условия, которые важны на этом этапе
  42. 6. Предусмотрите разумные вопросы
  43. 7. Открыто расскажите о ценах
  44. 8. Напишите понятный заголовок
  45. 9. Объясните, как принять предложение
  46. 10. Соблюдайте правила языка и вёрстки
  47. 11. Не уходите от реальности
  48. 12. Закрепите успех
  49. Выводы

Перезвон по коммерческому предложению: нюансы эффективных переговоров

Надо ли давать ответ на коммерческое предложение

В компании используется несколько видов воронок продаж, отличающиеся по типу клиентов (новые или текущие), а также по длине сделки. Но во всех случаях менеджер по продажам отправляет клиенту коммерческое предложение. Этап перезвона (или личной встречи) после отправки коммерческого предложения не может быть пропущен или вычеркнут из воронки продаж. У перезвона есть конкретные цели:

  • договориться о подписании договора;
  • взять реквизиты для выставления счета;
  • выставить счет;
  • отправить клиенту ссылку на оплату;
  • договориться о сроках оплаты, сроках доставки товара.

Однако даже если кажется, что клиент готов подписать договор, сделка может сорваться. Поэтому встречу или перезвон стоит выполнять по рабочей схеме. Эта схема не зависит от типа клиента – нового или текущего. Вот какие шаги должен предпринять менеджер:

  • подготовиться к общению;
  • установить контакт;
  • обозначить цель звонка или встречи;
  • сделать акцент на потребность клиента;
  • отработать его возражения;
  • провести торг;
  • отработать манипуляции клиента;
  • закрыть сделку – возможно как фактическое подписание договора, так и частичная бронь.

Секрет успешного перезвона по КП заключается в двух составляющих: грамотной подготовке к беседе и к правильному поведению во время разговора.

Подготовка к беседе

Чтобы подготовиться к звонку или встрече, менеджер должен уделить внимание двум составляющим подготовки. Первая – психологическая. Важно хорошо понимать цель разговора: закрытие сделки. Чтобы мотивировать себя, менеджеру полезно держать в голове свои профессиональные цели, индивидуальные планы по продажам, а также вспомнить доску визуализации.

Второе направление подготовки – сбор информации. Нужно посмотреть информацию о клиенте в CRM-системе: данные о клиенте, прошлые переписки и созвоны, а также уже выполненные действия по клиенту. Дополнительно следует изучить страницы в социальных сетях, а также информацию о клиенте из других открытых источников. Эти данные необходимы для подготовки Small Talk.

Правила ведения карточки CRM-системы

Важная часть подготовки к перезвону – изучение карточки клиента в CRM. Чтобы выжать из нее максимум информации, необходимо правильно заполнять. Есть правила заполнения:

  • обязательно заполнять квалификационные поля – имя, должность в компании-покупателе (если продажи ведутся в сегменте В2В), оборот компании, бюджет на сделку, номер телефона, адрес почты, мессенджеры;
  • параллельно с телефонными разговорами или перепиской добавлять в карточку комментарии – тезисы разговора;
  • указывать тип клиента по системе DISC. Согласно этой классификации, покупатель может относиться к ведущему, аналитическому, мягкому или экспрессивному стилям. Можно вспомнить его мотивы покупки;
  • указать мотив к покупке, слова-маркеры, отражающие критерии выбора;
  • указать потребность клиента.

Важно, чтобы все детали сделки хранились в одном месте. То есть не стоит созваниваться с клиентом с личного телефона, ведь он не синхронизирован с CRM. Данные такого звонка не сохранятся в системе.

Подготовка компромисса

Важный этап подготовки – оценка рисков и собственных действий в случае, если клиент ответит «Нет». Любые ответы клиента, кроме его готовности оплатить уже сегодня, автоматически приравниваются к возражению, которое нужно отработать. 

Чтобы подготовиться к отрицательному ответу, необходимо заранее подготовить компромисс. Рекомендуется определиться со стилем переговоров и выбрать ту стратегию, которая ведет к выигрышу обеих сторон.

Дополнительные точки контакта

Чтобы сформировать доверие, необходимо сделать общение с клиентом более личным. Для этого можно формировать дополнительные точки контакта. Например, параллельно с обсуждением сделки добавить клиента в друзья в социальных сетях, лайкать его посты, комментировать их. Желательно обзавестись в социальных сетях несколькими общими друзьями.

Эффективный прием – использовать в переписках живые фотографии, чтобы клиент представлял, как выглядит его менеджер. 

Принцип китайца

Принцип китайца – это правило озвучивания цены в коммерческом предложении или во время беседы. Нужно учитывать такие нюансы:

  • клиент скорее всего будет торговаться, поэтому менеджеру нужно быть готовым уменьшить цену;
  • нельзя сразу называть оптимальную цену, ведь иначе во время торга менеджеру придется снизить и без того низкую цену;
  • лучше начинать с высокой цены, чтобы иметь возможность сделать Down Sell продажу.

Чтобы не ошибиться с названными ценами, лучше заранее сформировать арену торга. Это наибольшие и наименьшие значения, которые устраивают клиента и продавца.

Как правило, диапазон допустимых цен отличается: покупателю важно сэкономить и потратить меньше, а продавцу – продать дороже и заработать больше. Общая зона торга – это те отрезки на шкале цен, в которых две стороны переговоров совпадают.

Соответственно, торговаться и играть с ценами можно только в рамках общей зоны торга.

Внутри общей зоны торга можно выделить четыре ключевых цены, которые можно предлагать клиенту. Тогда для каждой цены заранее следует подготовить:

  • объем первичной закупки;
  • акцию, чтобы дожать покупателя;
  • вариант отсрочки;
  • вариант логистики;
  • сроки производства;
  • сроки доставки.

Взаимодействие с покупателем

Даже если менеджер хорошо подготовился к разговору, сделка может не состояться. Поэтому во время беседы менеджер тоже должен следовать определенным правилам и регламентам. 

Представление

Начинать перезвон следует с представления. В начале диалога следует сразу назвать свое имя, компанию и должность. Затем сделать программирование: проговорить цель звонка и результаты (например, «Звоню, чтобы обсудить КП и договориться о заключении договора и оплаты счета»). 

Эффективный лайфхак – обращаться к клиенту по имени, чтобы сформировать доверие. Однако произносить имя больше 5-7 раз не рекомендуется. 

Если встреча проходит в живую, следует контролировать свои невербальные сигналы:

  • поддерживать открытую позу;
  • естественно улыбаться;
  • менять позу.

Кроме речи и невербальных сигналов менеджеру необходимо контролировать паравербальные сигналы. Главное правило – повторять за клиентом скорость, тембр, громкость, интонацию. Чтобы сделать подстройку, или раппорт, нужно предварительно классифицировать клиента по системе DISC. 

Следует обращать внимание на слова. Если беседа проходит по телефону, то не стоит оперировать длинными фразами. Лучше использовать короткие предложения по 5–7 слов.

Нельзя использовать фразы, которые порождают обратный желаемому образ. Это фразы с частицей «Не»: «Не хотите заключить договор», «Не упустите возможность».

Негативные слова следует заменять на позитивные. Вот примеры удачных замен:

  • проблема – задача;
  • нужно – можете;
  • тратить – приобретать;
  • экономить – рационально использовать;
  • сложность – вопрос.

Small Talk и комплимент

Беседу стоит начать с Small Talk – короткого личного разговора для формирования доверия между продавцом и покупателем. Это позволит клиенту расслабиться, почувствовать, что он интересен как человек, а не просто как источник прибыли.

Затем нужно сделать клиенту комплимент. Есть правила удачного комплимента:

  • отметить интересы клиента;
  • отметить моменты из личной жизни клиента;
  • проявить искренний интерес – порадоваться, посочувствовать тому, что произошло в жизни клиента. 

Все данные менеджер предварительно взял из соцсетей, промониторив посты, сторис, фотографии и геолокации на странице.

Актуализация потребностей

Чтобы актуализировать потребность, необходимо использовать технику «Резюме» из активного слушания.

То есть менеджер должен заново проговорить потребность клиента (ее менеджер уже выяснил на предыдущих этапах воронки продаж).

Важно, чтобы потребность была проговорена на языке выгод – с упоминанием преимуществ, которые получит клиент, если заключит сделку. Все преимущества условно делятся на пять групп:

  • качество – будет уместно проговаривать гарантии, надежность;
  • престиж – нужно вести речь об эксклюзивности, известном бренде;
  • время – акцентировать внимание на коротких сроках изготовления, доставки;
  • инвестиции – будет уместным упомянуть о рациональном использовании средств, скидках, акциях;
  • удобство – упомянуть комфорт, минимальные трудозатраты.

Работа с возражениями 

Если клиент много возражает, следует вернуться на этап выявления потребностей. Скорее всего, менеджер неверно понял, какие интересы преследует клиент и неправильно трактовал его позицию. Из-за этого менеджер плохо провел презентацию и использовал не те выгоды. 

Если возражения мелкие, значит, в целом менеджер верно трактовал интересы клиента. Для отработки достаточно классической схемы: конкретизация, мягкое согласие, присоединение, аргументация и закрытие.

Если возражения серьезные, менеджер должен задать дополнительные вопросы, чтобы более точно понять, на что рассчитывает покупатель. Для повторного выявления потребности следует использовать СПИН-вопросы.

Во время беседы необходимо использовать приемы активного слушания:

  • перефразирование;
  • повтор слов собеседника;
  • уточняющие вопросы.

Во время отработки возражения необходимо контролировать вербальные и невербальные сигналы, которые подает клиент, когда готов к сделке. Невербальные сигналы выражены интонацией, улыбкой. Вербальные сигналы – это позитивные фразы, которые демонстрируют нетерпение оформить сделку.

Закрытие сделки

Когда возражения отработаны, необходимо сразу закрывать клиента на сделку. Для этого требуется:

  • узнать дату подписания договора;
  • обговорить последствия, которые возникнут, если клиент вовремя не внесет платеж;
  • предложить альтернативное время подписания договора, чтобы сократить длину сделки.

Менеджер должен проговорить основные вопросы по оплате и согласованию договора:

  • кто участвует в согласовании договора;
  • какие этапы есть в процессе согласования;
  • сколько они длятся;
  • кто подписывает договор;
  • кто отвечает за оплату;
  • как быстро осуществляется оплата;
  • через какой банк и платежную систему удобнее оплачивать.

Торг

Если возражения не отработаны, имеет смысл перейти на этап торга. Есть три классических приема торга:

  • обмен – менеджер готов пойти на условия клиента в обмен на что-то равноценное;
  • подарок – менеджер не согласен на условия клиента, но может предложить ему что-то ценное;
  • уступка – соглашение на условия клиента, только если обмен и подарок не сработали.

Противостояние манипуляциям

Чтобы получить больше выгод, клиент будет использовать манипуляции. Это могут быть попытка снизить значимость менеджера, попытка доминировать, выставление условий для подписания договора, повышение тона.

Чтобы отработать манипуляцию, менеджер должен ее распознать, а затем перевести в конструктив. Менеджер может пойти на уступки, но только взамен за уступку со стороны клиента. 

Ошибки при перезвоне

После каждого перезвона нужно анализировать результаты, отмечать возражения и манипуляции клиента. Если перезвон не увенчался сделкой, скорее всего, менеджером были допущены ошибки:

  • не подготавливается к беседе – не смотрит информацию о покупателе в CRM и соцсетях;
  • не пытается связаться с клиентом через мессенджеры, если не смог дозвониться;
  • звонит, не поставив предварительно цель разговора;
  • не ведет по регламенту, принятому в компания в отделе продаж;
  • не умеет распознавать отказ и, соответственно, не отрабатывает его;
  • некачественно ведет CRM-карточку и теряет большую часть важной информации о клиенте.

Образец ответа на коммерческое предложение – содержание, правила оформления, распространенные ошибки

Надо ли давать ответ на коммерческое предложение

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец ответа на коммерческое предложение – как составить

Коммерческая деятельность основывается на сотрудничестве между отдельными предприятиями, организациями. Запрос на реализацию взаимовыгодных мероприятий оформляют в виде коммерческого предложения. Следует рассмотреть образец ответа на коммерческое предложение и правила заполнения этого документа.

Общие сведения

Под коммерческим предложением (КП) понимается документ, который содержит информацию о предлагаемом товаре или услуге. Также КП содержит побуждение к конкретным видам деятельности, которые позволят в дальнейшем получать прибыль. Документ должен иметь четкую структуру.

Функции и цели

Как правило, предложения рассылаются для увеличения числа клиентов. Еще одна сфера применения – поиск компаний-партнеров, инвесторов, спонсоров. КП направляют фирмам, отдельным предпринимателям, представителям организаций.

С помощью данного маркетингового инструмента:

  • Осуществляется продвижение конкретной услуги либо товара;
  • Увеличивается популярность торговой марки, бренда;
  • Формируется имидж предприятия перед клиентами, инвесторами, спонсорами;
  • Расширяется клиентская база;
  • Ведется поиск каналов сбыта продукции;
  • Формируются целевые аудитории для отдельных групп товаров, услуг.

Коммерческие предложения выполняют широкий спектр функций. Поэтому любой предприниматель может столкнуться с подобным предложением.

Виды предложений

В маркетинге выделяют несколько видов КП. Они отличаются многими критериями и характеристиками, в том числе методами рассылки и содержанием.

Таблица 1. Виды КП.

НаименованиеОписание
ХолодныеПредназначены для клиентов, не знакомых с продуктом либо услугой. Обычно рассылаются по почте. Содержат информацию о самом продукте, а также элементы, побуждающие к конкретным действиям.
ГорячиеНаправляются клиентам, которые уже ознакомлены с продуктом, услугой и производителем. Письмо способствует принятию клиентом определенного решения.
ПубличныеПрименяется в сфере продаж, в особенности в интернете. Содержат информацию о продукте, его стоимости. Применяется в отношении неограниченного числа лиц.

Такие виды КП являются наиболее распространенными. Получив такое сообщение, каждый задумывается об ответе. В данном вопросе необходимо учитывать несколько важных правил.

Правила составления деловых писем:

Когда требуется ответ

Вопрос о том, нужно ли отвечать на предложение, актуален. Необходимость ответа зависит от нескольких факторов. Первоочередное значение имеет заинтересованность получателя. Если товар или услуга заинтересовала клиента, ему следует направить ответное письмо. Допускается оформление письменного отказа.

Часто сообщения носят холодный характер и рассылаются массово без учета потребности клиента. Холодные письма, в соответствии с деловым этикетом, можно оставлять без ответа.

Ответ в устной форме

Коммерческие предложения могут поступать в устной форме. В этих ситуациях, как правило, ожидают скорейшего ответа.

Среди наиболее распространенных вариантов:

  • Предложение о трудоустройстве, участии в проектах;
  • Презентации товаров по телефону;
  • Посещение представителей производителя;
  • Уличные рекламные акции.

В данном случае необходимо вежливо принять или отказаться от КП. Можно указать причины отказа или другим способом дать понять, что конкретный товар или услуга не интересует. Рекомендуется поблагодарить за внимание и сообщить о возможном сотрудничестве в будущем.

Письменные ответы

Такой вариант более распространен, так как КП оформляют чаще всего именно в письменном виде. В данном случае составляют письмо-ответ на предложение.

Особенности написания:

  • Сообщение пишут в официально-деловом стиле;
  • Адресата обязательно нужно поблагодарить за полученное КП;
  • Указываются сведения о том, что информация о товаре и услуге изучена;
  • Выражается отказ или согласие на последующее сотрудничество.

Ответы пишут в виде электронного письма. Если же КП поступило по обычной почте, рекомендуется отправить ответ на фирменном бланке предприятия.

Рекомендации при написании

Лучший способ правильно составить ответ – использовать тот же стиль написания, в котором оформлено предложение.

Допускается использование аналогичной лексики, терминологии, языковых оборотов, последовательности изложения. Такой вариант допускается только в том случае, если автор не совершил грубые ошибки.

Структура и содержание

Конкретных требований и структуре письменного ответа не предъявляется. Оно может составляться в свободной форме и состоять из нескольких фраз. Сообщение с положительным ответом должно быть максимально подробным. Если пишется отрицательный ответ, его нужно обосновать.

Основными элементами сообщения выступают:

  • Обращение к адресату;
  • Благодарность за внимание;
  • Отметка о том, что предложение получено и рассмотрено;
  • Основная мысль – положительный либо отрицательный ответ на КП;
  • Обоснования и причины;
  • Дополнительные идеи, условия, пожелания.

В письме можно указывать контактные данные, реквизиты предприятия. В случае отказа рекомендуется кратко выразить сочувствие. Можно включить конкретный перечень недостатков, из-за которых КП было отвергнуто.

Стиль ответа

Ответное письмо должно носить официальный характер. Его содержание должно полностью соответствовать этическим нормам и быть исключительно вежливым, даже если само предложение не соответствует этим требованиям.

Что учитывать при написании:

  • То, что написано в сообщении, не должно задеть, обидеть либо оскорбить получателя;
  • К получателю следует обращаться в вежливой и уважительной манере;
  • Не следует включать в текст сложные умозаключения;
  • Письмо должно содержать только те сведения, которые напрямую относятся к предложению;
  • Если после изучения предложения остались вопросы, их нужно задать сразу же;
  • Нельзя переходить на личности или высмеивать предложенные товары, услуги;
  • При возможности можно направить ответное предложение;
  • Письмо не должно содержать ошибки, жаргонизмы, неуместные фразеологизмы, ненормативные выражения.

В отдельных случаях письмо может носить нейтральный характер. Это означает, что клиент не готов согласиться на предложение, но и при этом не хочет отказываться от выгодных сделок. В данных ситуациях рекомендуют писать письма-запросы с просьбой о дополнительной информации по конкретному вопросу.

Слова и фразы в ответных письмах

Письмо следует начинать с обращения к получателю. В данном случае обычно используют слово «Уважаемый», чтобы подчеркнуть значимость и создать положительное впечатление у лица, которое читает сообщение.

В дальнейшем выражают благодарность за предложение. «Мы ознакомились» либо «нами рассмотрено ваше предложение» – это универсальные варианты, позволяющие дать понять о том, что информация принята к сведению.

Основная часть ответа зависит от принятого решения. Отказ обычно начинают с проявления сочувствия. При положительном решении указывается надежда на взаимовыгодное и плодотворное сотрудничество.

В деловой переписке запрещены:

  • Бессмысленные вводные конструкции;
  • Фразы «Доброго времени суток», «заранее спасибо»;
  • Обращения с ошибками;
  • Неправильные сокращения;
  • Односложные ответы;
  • Многочисленные тавтологии;
  • Неуместный юмор;
  • Метафоры;
  • Восклицательные знаки;
  • Избыточный канцеляризм.

При отправке посредством электронной почты следует обязательно указывать тему письма. Если сообщение содержит прикрепленные файлы, их перечень нужно указать в тексте.

Распространенные ошибки

Не зная, как правильно составить ответ на предложение, можно совершить множество грубых ошибок. Чтобы не нарушить нормы деловой этики, рекомендуется исключить наиболее распространенные ошибки, которые совершают при оформлении таких сообщений.

Среди них:

  • Отсутствие обращения;
  • Ответ несколькими словами;
  • Неправильное употребление падежей, имен числительных;
  • Ошибки при указании фамилий, названий;
  • Неправильная структура письма;
  • Использование неуместных словоформ;
  • Неправильное применение терминов.

Такие ошибки следует исключать в любых видах деловой документации.

Образец написания

Чтобы ознакомиться с содержанием и определить порядок написания ответного сообщения, следует изучить образец. Это также позволит предотвратить возможные ошибки и упростить процесс написания деловых писем.

Скачать образец отказа [11.00 KB]

Ждать ли ответ

После отправки ответа на предложение, ожидать еще одно письмо не нужно. Ответное сообщение требовалось только автору предложения. Исключением являются случаи, когда в ответном письме содержалась просьба о предоставлении дополнительной информации. При положительном решении, автор предложения выйдет на связь с клиентом самостоятельно.

Варианты отправки

Отправлять письмо можно разными способами. Однако при получении делового предложения нужно направлять ответ аналогичным способом. Если предложение получено по электронной почте, то ответное сообщение отправляют также. По обычной почте ответ отправляют заказным письмом, чтобы удостовериться в получении.

Оформлять ответ на коммерческое предложение нетрудно. Для этого требуется знать основные принципы составления официальных писем. Сообщение оформляют в деловом стиле с четким соблюдением структуры. Перед отправкой ответ следует проверить на наличие ошибок и неточностей.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Запрос цен по 44-ФЗ в ЕИС: что это за процедура и стоит ли в ней участвовать?

Надо ли давать ответ на коммерческое предложение

Организовывая торги, на одном из этапов заказчики в обязательном порядке определяют и обосновывают начальную максимальную цену контракта (НМЦК).

Делают  они это на основании коммерческих предложений, полученных минимум от трех поставщиков, и используя метод сопоставимых рыночных цен (статья 22 44-ФЗ).

А для этого заказчики должны сформировать запросы и направить их исполнителям, руководствуясь Рекомендациями, которые дает Минэкономразвития в своем Приказе № 567.

Зачем проводится запрос коммерческих предложений?

Закупка может проводиться любым доступным способом, но независимо от принятого сценария, заказчики обязательно должны осуществлять обоснование начальной максимальной цены контракта (НМЦК).

Сформированная по итогу этих действий сумма будет использоваться при составлении всей закупочной документации: извещении, проекте контракта и в приглашениях на участие в торгах, которые направляются потенциальным исполнителям.

Обоснование НМЦК производится по правилам и в порядке, изложенным в статье 22 44-ФЗ. Для каких целей необходим запрос ценовой информации:

  • происходит эффективное расходование государственных денежных средств, выделяемых заказчикам на проведение торгов;
  • к закупке привлекаются надежные поставщики;
  • запрос является дополнительной гарантией, что для нужд государственных и муниципальных заказчиков будут поставлены качественные товары.

В части 1 статьи 22 44-ФЗ описаны методы, с помощью которых может определяться НМЦ контракта:

  • сопоставимых рыночных цен;
  • нормативный;
  • тарифный;
  • проектно-сметный;
  • затратный.

Неслучайно метод сопоставимых рыночных цен расположен в самом верху данного списка: он является самым часто используемым среди заказчиков и означает, что в процессе определения цены будет проводиться анализ рынка поставляемых товаров или услуг.

При определении и обосновании НМЦК заказчики должны руководствоваться Рекомендациями № 567, которые разработало Минэкономразвития, для того чтобы придать процедуре единый и стандартный для всех закупающих организаций вид. На основе этих рекомендаций формируется база необходимых сведений.

Важный момент! Ориентируясь на алгоритм действий, который предлагает ведомство заказчикам, необходимо запрашивать не менее 5-ти коммерческих предложений. При этом, если от поставщиков поступит больше, чем 3 ответа, то при дальнейших расчетах во внимание будут браться наименьшие ценовые показатели товаров или услуг.

Заказчики запрашивают коммерческие предложения, а поставщики эти предложения им направляют, в результате чего формируется документ, который подтверждает стоимость товаров или услуг, которые являются объектом торгов.

Проще говоря, мы понимаем, что организатор взял цены не «с потолка», а опирался на реальную стоимость продукции, которая существует на рынке и актуальна на срок проведения закупки.

При этом товары и услуги должны соответствовать указанным характеристикам.

Поставщики должны понимать, что получая от заказчика запрос на подачу информации о цене продукции, они не обязаны будут принимать участие в торгах и заключать договор. Участвовать в мероприятии они могут на свое усмотрение.

Итак, мы выяснили, что для получения информации о цене объекта закупки, заказчики должны сформировать соответствующий запрос и направить его организациям, которые занимаются поставкой необходимых товаров или оказанием услуг.

Важный момент! Несмотря на то, что достаточным окажется всего 3 ответа от поставщиков, заказчикам лучше разослать более 5-ти запросов, так как кто-то может не ответить на полученное письмо (ведь никто не обязывает поставщика отвечать на такой запрос, и его молчание никак не будет преследоваться законом).

Как заказчик выбирает поставщиков, которым будет направлять запрос на подачу ценовой информации? Все очень просто, инструкция дается в пункте 3.7 Приказа № 567, именно ее должна придерживаться закупающая сторона:

  1. Запросы направляются тем организациям, которые за предыдущие 3 года имели опыт аналогичных поставок (это может быть поставщик, с которым ранее уже работал заказчик, и заслужил его доверие).
  2. Сведения о такой организации не должны быть включены в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП).

Заказчики могут следовать такому алгоритму, когда будут формировать и отправлять коммерческие запросы исполнителям:

  1. Подготовить описание объекта закупки. Это необходимо сделать настолько подробно, насколько это возможно, чтобы поставщик смог ответить корректно, и у него не возникало дополнительных вопросов. В письме нужно указывать качественные и количественные параметры закупки, условия поставки (сроки, адреса отгрузки и т.д.), потому что от них будет зависеть конечная цена контракта.
  2. Обозначить круг потенциальных исполнителей для закупки товаров или услуг. При поиске возможных исполнителей можно обратиться к открытым базам данных и каталогам, а также реестрам контрактов в Единой информационной системе (ЕИС).
  3. Сформировать официальный запрос на предоставление информации о цене контракта.
  4. Направить утвержденным адресатам запрос по email или выбрать любой другой удобный вариант.
  5. Получить ответы и проанализировать их.
  6. Рассчитать НМЦ контракта.

Согласно 44-ФЗ заказчики могут запрашивать ценовую информацию путем размещения такого запроса в ЕИС:

Перейдите по ссылке на сайт zakupki.gov.ru и посмотрите, как все это выглядит на практике.

Данная мера облегчает работу заказчикам, так как в некоторых случаях отпадает необходимость «вручную» искать таких исполнителей. При этом в извещении о закупке нужно обязательно отразить дату, которая будет финальной при поставке товаров или оказании услуг.

В целях сбора необходимых сведений заказчик может воспользоваться не каким-то одним, а сразу двумя названными способами: одновременно разослать коммерческие письма поставщикам и опубликовать запрос на информирование о цене в Единой системе. Законодательство не запрещает комбинировать эти варианты.

Если же после формирования запроса и рассылки писем по электронной почте или размещения в ЕИС необходимые сведения не были получены, то осуществить анализ предложений можно на основании уже отработанных контрактов, объектом которых были подобные товары или услуги. Такую информацию можно взять из Реестра контрактов в ЕИС.

Важный момент! При определении НМЦ контракта заказчики не могут брать во внимание сведения, полученные от анонимных поставщиков, а также те, которые не соответствуют необходимым условиям.

Требования к запросу коммерческого предложения

В пункте 3.10 Приказа № 567 описаны требования, которым должны соответствовать запросы на получение коммерческих писем. В данном документе должны быть отражены следующие пункты:

  1. Описание объекта торгов, объемы предполагаемой к закупке продукции, единица измерения (либо весь спектр необходимых услуг и работ).
  2. Информация, которая служит для определения идентичности товаров и услуг, которые предлагают потенциальные исполнители.
  3. Ключевые положения будущих контрактных обязательств, которые будут включены в госконтракт, время и адрес отгрузки продукции, сумма обеспечительных мер, порядок денежного перевода.
  4. Крайний срок, за который нужно успеть подать коммерческое предложение.
  5. Наименование и реквизиты организации заказчика.
  6. Номер запроса, согласно внутреннему учету документации.
  7. Дата направления запроса.
  8. Наименование и реквизиты организации поставщика.

Вместе с запросом дополнительно должно идти уведомление о том, что коммерческое предложение не накладывает на исполнителя обязательства по заключению контракта. Также необходимо указать, что сведения, предоставленные поставщиком, должны позволить однозначно определить предложенные товары и услуги, а также период действия данного предложения о цене.

Запрос о ценовом информировании должен подписать руководитель организации или уполномоченный сотрудник (например, главный инженер). Чаще всего документ оформляется на фирменном бланке компании.

При размещении в ЕИС документ подписывается электронной подписью. Пример ценового запроса можете посмотреть по ссылке.

При направлении письма через email желательно дополнительно созвониться с поставщиком и поставить его в известность об отправке документа, так как файл может попасть в папку «Спам» и попросту затеряется, или же на сайте могут быть размещены неактуальные контакты.

Также в письме можно использовать дополнительные формулировки, которые бы стимулировали поставщика на предоставление нужной коммерческой информации.

Требования к ответу на запрос

Поставщик готовит коммерческое предложение на своем фирменном бланке и подает в утвержденное время. В данный документ должны быть включены следующие пункты:

  1. Наименование и реквизиты организации(ИНН, КПП, наименование, фактический и юридический адрес, контакты для обратной связи и т.д.).
  2. Стоимость запрашиваемых товаров или услуг, которая соответствует реальной цене на рынке.
  3. Информация о том, что все затраты на доставку, отгрузку и др. были включены в стоимость приобретаемых товаров.
  4. Время действия подаваемого коммерческого предложения.
  5. Дата отправки коммерческого предложенияи его исходящий номер.

Документ заверяется подписью руководителя и ставится официальная печать, если поставщик работает с печатью.

Важный момент! Заказчики неохотно рассматривают коммерческие предложения без официальной печати, так как в рекомендациях Минэкономразвития это условие прописано.

Поставщика не могут на основании подачи коммерческого предложения обязать к заключению контракта, но дополнительно он может прописать в тексте документа формулировку, что данное коммерческое предложение не является публичной офертой, эта мера еще больше его подстрахует от неприятных ситуаций.

Ввиду того, что цены на рынке постоянно меняются, коммерческое предложение должно иметь ограниченный период действия. Рост цен связан с повышением стоимости расходных материалов, ГСМ, запчастей и т.д.

, поэтому поставщикам приходится самим повышать цены на продукцию, такова ценовая политика. Поставщик на свое усмотрение может указывать суммы в отношении поставляемых товаров или услуг.

Чаще всего в содержании коммерческого предложения пишется дата, до которой названные цифры будут являться актуальными.

Если в коммерческом предложении будет отсутствовать временной период, то документ будет считаться бессрочным. Но в пункте 3.

14 Рекомендаций Минэкономразвития № 567 говорится, что основываться необходимо на тех письмах, которые были получены не позднее, чем за 6 месяцев до осуществления анализа рынка.

Поэтому при организации торгов нужно запрашивать от поставщиков только реальные на ближайшее время цены.

Однако существуют исключения, когда заказчики вправе руководствоваться старой информацией из коммерческих писем. При этом более современные цены на продукцию и услуги пересчитываются с учетом поправочного коэффициента (методика таких исчислений описана в п.3.18 Рекомендаций).

Важный момент! В большинстве случаев информационное письмо подается через указанный заказчиком email, но он может указать и другой удобный для себя способ получения коммерческих предложений.

Образец ответа на запрос коммерческого предложения можете посмотреть, перейдя по ссылке.

В Методических рекомендациях говорится, что заказчики должны обеспечить хранение полученных сведений наравне с остальной документацией, касающейся закупочного мероприятия. Это могут быть не только оригиналы коммерческих предложений, но и скриншоты экрана, на которых видны тексты писем и даты их отправки.

Заключение

Итак, запрос ценового информирования о продукции или услугах осуществляется для того, чтобы можно было корректно проанализировать рынок и правильно определить и обосновать НМЦК, используя метод сопоставимых цен на рынке.

Этапы подготовки и направления запроса изложены в Рекомендациях Минэкономразвития № 567, которыми должны пользоваться закупающие организации.  Расчет НМЦК производится на основании требований, указанных в ст.22 44-ФЗ.

Заказчик вправе самостоятельно искать поставщиков для получения необходимых сведений (что называется «в ручном режиме») или разместить запрос цен на официальном Портале закупок (ЕИС).

Направляя коммерческое предложение, исполнитель всего лишь информирует заказчика, отвечает на его вопрос, что не обязывает его заключать данный контракт. Безусловно, он может принять участие в закупке, но по собственному желанию, если она ему интересна.

Поставщики могут и не отвечать на полученный запрос, никакие штрафы за это законодательством не предусмотрены.

Но нужно понимать, что участвуя в запросе цен, исполнители тем самым повышают статус своей компании, заявляют о себе противоположной стороне, вызывают доверие и подтверждают собственную надежность.

Заказчики будут относиться к таким поставщикам более лояльно, а в некоторых случаях, возможно, отдадут предпочтение кому-то из таких компаний, когда нужно будет заключить контракт с единственным поставщиком по ст.93 44-ФЗ.

Кроме этого, участвуя в таком запросе, поставщик способен влиять на стартовую цену закупки.

Правила хорошего коммерческого предложения

Надо ли давать ответ на коммерческое предложение

Джияна Ичигеева, редактор-фрилансер, специально для блога Нетологии написала статью о том, что писать в коммерческом предложении и как с его помощью привлечь клиента.

Бизнес должен уметь коротко и привлекательно рассказать о себе. Мы ищем будущих клиентов, новых партнёров или работаем с текущими, и всем им нужно объяснить суть своего проекта или продукта, товара или услуги.

Программа обучения: «Коммерческий редактор»

Коммерческое предложение — один из способов рассказать о себе, он эффективен в работе с пользователями, которые о вас что-то знают и готовы к конкретным условиям и ценам. Но мало получить внимание пользователя, его нужно удержать и довести отношения до сделки — для этого разберём, как написать хорошее коммерческое предложение.

1. Определите цель

Вы можете написать одно универсальное предложение и потратить поэтому меньше усилий, но это коммерческое предложение будет обращаться ко всем получателям одинаково. Если вы хотите заинтересовать пользователя, учитывайте его проблемы, потребности и пожелания, а в КП сосредоточьтесь на продукте, расскажите о его преимуществах, надёжности компании и выгодных условиях.

Читать ещё: «Как вести себя с государственным заказчиком»

Прежде чем писать, решите, для кого вы пишете коммерческое предложение и зачем этому пользователю ваш продукт. Какую проблему вы решаете? Почему ваш продукт подходит ему лучше, чем аналоги? Определите это в первую очередь для себя.

2. Покажите и докажите свою пользу

Пользователю каждый день предлагают что-либо купить или стать клиентом, он непрерывно видит призывы в лентах соцсетей, почтовых рассылках, листовках на улице. В этом потоке ему важно уловить то, что принесёт пользу на выгодных условиях.

Покажите пользу

Пользователь должен почувствовать, что вы ему нужны. Не говорите здесь о «лидирующих» позициях компании по сравнению с конкурентами и преимуществах, которые видите вы со своей стороны.

Посмотрите на предложение глазами потенциального клиента и расскажите, как изменится его жизнь. Ему понравится, если появится двадцать свободных минут, доступ к интересным ему книгам или он сэкономит 48 рублей.

Если вы будете говорить в понятных получателю категориях, он заинтересуется предложением.

Докажите свои слова

Например, расскажите, как работает ваш продукт — пользователь увидит детали, и вы получите доверие потенциального клиента. На доверии сработают и отзывы ваших прошлых клиентов, инфографика со статистикой, удачные кейсы.

В зависимости от типа предложения, можно показать, кто уже стал вашим клиентом и почему они выбрали вас. Если получатель узнает в этих примерах себя, предложение станет для него ещё интереснее.

3. Включите только нужную информацию

Пользователь заинтересовался и читает предложение? До победы ещё далеко, и важно не потерять его внимание. Он должен убедиться, что читает предложение не зря. Не включайте в описание своего продукта всё, что можете. Читающий запутается, испугается и бросит вас.

4. Опишите условия, которые касаются получателя

Знать подробности всех предложений компании пользователю не нужно. Юрлицу неинтересно, какие скидки вы предоставляете студентам. Получатель предложения неосознанно отделит себя от целевой аудитории вашего предложения и потеряет к нему интерес, если информация к нему не относится.

5. Опишите только те условия, которые важны на этом этапе

Отнеситесь критично ко всем деталям. Действительно ли клиенту нужно знать об этом сейчас? Это может повлиять на его решение? Не перегружает ли эта информация ваше предложение и не утомляет ли получателя?

Важно: обо всех крупных ограничениях или дополнительной плате сообщите сразу. Иначе у клиента возникнет ощущение, что его пытаются обмануть: завлекли, а на деле условия оказались другими. Это негативный опыт. Не связывайте с ним свою компанию.

6. Предусмотрите разумные вопросы

Продумайте, как клиент прочитает письмо, что он узнает, а что ему останется непонятным. Наиболее вероятные и проблемные вопросы сразу раскройте в предложении.

Читать ещё: «Как вести деловую электронную переписку на английском языке»

Если потенциальному клиенту понятно, что вы предлагаете, он способен принять решение — иначе вас отвергнут, и не потому, что продукт неинтересен, а потому, что непонятны условия. Кроме того, сразу получая ответы на свои внутренние вопросы, клиент почувствует, что вы понимаете его, и будет настроен лояльнее.

Если думаете, что не сможете предусмотреть всё, вы правы. Покажите пользователю, где найти дополнительную информацию. Скажите, кому можно задать лично менее универсальные вопросы. Убедите, что вы можете решить его проблемы.

7. Открыто расскажите о ценах

Не скрывайте цены и условия сделки

Помните, что вы пишете коммерческое предложение. Если клиент его читает, он готов обсуждать условия и хочет знать, во сколько ему обойдётся работа с вами. Если не можете назвать точную цену, укажите, в каких пределах она колеблется. Это позволит клиенту понять, что вы предлагаете. Понимает — значит может принять взвешенное решение.

Объясните, от чего цена зависит

Неважно, называете ли вы точные условия. Пользователь хочет знать, почему цена такая. Понимает детали ценообразования — доверяет вам. Тем более глупо говорить, что ваше предложение выгодно, а условий не называть.

Не оправдывайтесь и не навязывайте

Следите за тоном, в котором вы говорите о ценах. Мы привыкли платить за товары и услуги. Есть пользователи, которые имея бесплатный доступ к музыке, предпочитают оплатить подписку. Так они получают не столько музыку, сколько набор функций: удобный доступ к этой музыке, поддержку, которая решит проблемы.

В стремлении доказать, что предложение стоит того, вы можете начать давить на жалость. Не стесняйтесь разговора о деньгах и не пытайтесь оправдаться «тяжёлыми условиями», «вынужденностью» и другими завуалированными фразами. Иначе клиент усомнится, что стоит тратить на вас требуемые ресурсы. Вы оказываете услугу или продаёте товар, это чего-то стоит, а клиент получает пользу.

Читать ещё: «Как составить правильный оффер и не испортить его»

Клиент знает, что должен платить. Не акцентируйте внимание на этой обязанности. Не говорите клиенту, что такие условия для него — подарок судьбы, и он должен радоваться и соглашаться, а то упустит вас таких прекрасных. Клиент знает, что любая сделка — взаимная выгода, и он нужен вам не меньше, чем вы ему.

Ваш потенциальный клиент находится в потоке призывов купить что-то или обратиться за услугой. Пользователь примет решение, обратить ли на вас внимание, за доли секунды. За это время он прочитает ту часть текста, которая явно выделяется на фоне остального полотна: нельзя не обратить внимание на контрастный заголовок. Вопрос в том, что пользователь здесь прочитает.

8. Напишите понятный заголовок

Используйте короткие заголовки

Нельзя написать два абзаца и даже два предложения, выделить их, повысить кегль и ждать, что они будут быстро неосознанно прочитаны. Длинный контрастный текст перестаёт быть контрастным.

Пишите понятно

Не хочется задумываться над тем, что означает набор слов, который мозг прочитал без моего ведома. Если пользователь поймёт, о чём говорится в заголовке, он сможет принять решение, интересен ли ему ваш продукт.

Создавайте привлекательные заголовки

Заголовок — это коммерческое предложение в миниатюре. В самом КП мы стараемся убедить получателя, что этот товар или услуга стоит его внимания и денежных затрат, а в заголовке — что предложение стоит его внимания и временных затрат.

Это ваш первый и последний шанс привлечь и удержать внимание читателя. Надо побудить пользователя после прочтения заголовка обратиться к основному материалу. Но не переусердствуйте и не идите по лёгкому пути.

Читать ещё: «Как научиться писать: блоги о редактуре и копирайтинге»

Интригующий, кликбейт-заголовок создаст впечатление, что вы искажаете информацию, предлагаете продукт низкого качества, ориентируетесь на наивного пользователя. Это негативный опыт читателя, и его нужно избежать.

9. Объясните, как принять предложение

Коммерческое предложение (ура!) заинтересовало пользователя, и он хотел бы купить у вас товар или услугу. Что он должен делать? Этот путь должен быть понятным.

Укажите в предложении, куда обратиться, что написать, кого спросить и какие ключевые слова назвать. Если пользователь поймёт, что его ждёт, ему проще отозваться на предложение и начать с вами общение.

Обязательно помещайте нужные контакты и ссылки в самом предложении. Пользователь, который вынужден искать информацию в каком-то разделе на вашем сайте, может просто не дойти до этого сайта.

10. Соблюдайте правила языка и вёрстки

Хорошее и понятное коммерческое предложение не хочется читать, если оно сложно написано или плохо оформлено визуально. Редкий читатель разглядит привлекательность предложения за сложными конструкциями, отсутствием логики и связности в тексте, речевыми ошибками.

  • Разбивайте предложение на разделы и выделяйте их подзаголовками. Много маленьких текстов осилить легче, чем одну «простыню». Делите текст за соразмерные подразделы – «А, Б, В, Г», а не «1, 2а, •, V».
  • Проверьте текст на ошибки. На первый взгляд подойдёт хотя бы проверка орфографии и пунктуации в Microsoft Word. Можете обратиться, например, к «Орфограммке», «Орфо Онлайн» или «Текст.рф». Но не верьте слепо сервисам — разберитесь в правилах сами или обратитесь к тому, кто разбирается.
  • Избавьтесь от мусора — пробелы вместо абзацных отступов, двойные пробелы, дефисы вместо тире, кавычки “лапки” вместо «ёлочек», пробелы перед знаками препинания. Некоторую часть проблем поможет решить Типограф Лебедева или Типограф Муравьёва.
  • Приведите предложение к текстовому единообразию: одинаково пишите названия своей компании, продуктов. В течение письма следуйте одному стилю и обращайтесь к получателю в одном и том же тоне.
  • Приведите предложение к визуальному единообразию: используйте для основного текста одну гарнитуру, кегль и начертание, одинаковые отступы. Одинаковые выделения применяйте к текстам одного типа. Чем меньше стилей используете, тем лучше.

11. Не уходите от реальности

Вы следовали всем правилам и написали хорошее коммерческое предложение. Потенциальный покупатель заинтересовался вашим продуктом. Вы показали ему, что делать, чтобы предложением воспользоваться. Он связался с вами, отозвался на предложение. Всё отлично, но следите, какая реальность стоит за предложением.

Предлагайте именно то, что можете дать

Если вы предложите одно, а в процессе заключения сделки условия поменяются, пользователь почувствует себя обманутым. Может быть, вы даже не пытались его обмануть, а только приукрасили действительность. Но действительность не ответила ожиданиям пользователя. Это негативный опыт. Клиента вы рискуете здесь потерять.

Читать ещё: «10 правил ведения переговоров»

Если реальность окажется выгоднее предложения, клиент, конечно, будет рад, но станет ясно, что процессы в вашей фирме не согласованы. Это повод пересмотреть своё согласие.

Не будьте бюрократами

Настройте свою работу так, чтобы клиенту работать с вами не составляло труда. Не заставляйте его переходить от сотрудника к сотруднику, от отдела к отделу. Делайте хорошо, тогда и будет, что описать в коммерческом предложении.

12. Закрепите успех

В коммерческом предложении вы открыто рассказали об условиях, и пользователя они устроили, он стал вашим клиентом. Вы знаете, что получите от клиента, а он знает, какой набор товаров или услуг вы ему предоставите.

Это нормальный баланс, и сделка спокойно завершится. Но попробуйте дать клиенту чуть больше, чем обещали в предложении.

Эта небольшая «мелочь, а приятно» даст вам ещё пару пунктов лояльности от этого клиента, и он, может быть, станет вашим постоянным клиентом или адвокатом бренда и порекомендует вас своим друзьям.

Читать ещё: «Как написать коммерческое предложение»

Выводы

  1. Пишите индивидуально для клиента или группы клиентов.
  2. Говорите о пользе продукта для конкретного получателя.
  3. Дайте ответы на все первичные вопросы пользователя.
  4. Предоставьте всю — но только нужную — информацию.
  5. Разъясните условия: что клиент получит и сколько должен заплатить.
  6. Пишите понятно и без ошибок.

    Соотнесите дизайн и читабельность.

  7. Покажите, как принять предложение.
  8. Не приукрашивайте предложение в ущерб честности.
  9. Сделайте немного больше, чем все.

Мнение автора и редакции может не совпадать. Хотите написать колонку для «Нетологии»? Читайте наши условия публикации.

Чтобы быть в курсе всех новостей и читать новые статьи, присоединяйтесь к Телеграм-каналу Нетологии.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: