Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

Содержание
  1. Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия
  2. Документы, подвергающиеся прошивке
  3. Порядок оформления 
  4. Способы сшивания и необходимые инструменты
  5. Как правильно сшивать документы
  6. Особенности сдачи документов в архив
  7. Заверение документов
  8. Сроки хранения документов в архиве
  9. С какой страницы нужно начинать пронумеровывать сшитый документ
  10. Как правильно прошивать документы и нумеровать
  11. С какой страницы нужно пронумеровывать страницы когда сдаешь в архив
  12. Как нумеровать листы при сшивании
  13. Как правильно сшить документы
  14. Как сделать так чтобы номера на первой странице не было номера
  15. Как правильно сшивать бухгалтерские документы
  16. Как правильно сшить кассовую книгу
  17. Подшивка документов
  18. Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство
  19. Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу
  20. Подскажите а журналы обязательно прошивать и пронумеровывать — Страница 3
  21. Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую
  22. Пронумеровываем страницы в документе Microsoft Office Word, начиная со второй
  23. Как в Ворде пронумеровать все страницы кроме первой
  24. Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива
  25. Как правильно нумеровать страницы документа
  26. Как правильно нумеровать документы при подшивке
  27. Как правильно нумеровать сшитые документы
  28. Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу
  29. Как правильно нумеровать документы для архива
  30. Как правильно нумеровать и шнуровать документы
  31. Где правильно нумеровать страницы в документе
  32. Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу
  33. 2.2 Нумерация листов дела
  34. Оформляем дела на постоянное хранение
  35. Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения – СИЗ, нормы, инструкции
  36. Когда необходима опись личного дела?
  37. Порядок проведения описи личного дела работника
  38. Внутренняя опись документов личного дела — бланк
  39. Внутренняя опись личного дела — образец заполнения
  40. Подводим итоги
  41. Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец
  42. Что такое опись и как она оформляется
  43. Правила оформления описи
  44. Где взять бланк для заполнения

Как сшивать документы? — Контур.Бухгалтерия

Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

Любая организация должна обеспечивать систематизацию, целостность, сохранность документов и удобный доступ к ним. Для этого документы прошивают. Это занятие требует аккуратности и внимательности. Как сшивать документы и что для этого нужно — расскажем в нашей статье.

Основные нормы, регулирующие процесс сшивания документов:

  • Методические рекомендации, утвержденные Приказом Росархива 23.12.2009 №76;
  • ГОСТ Р 51141 — 98 «Делопроизводство и архивное дело»;
  • Требования делопроизводства, разработанные отраслевыми ведомствами.

Документы, подвергающиеся прошивке

Прошивать приходится документы и копии документов, которые состоят из двух и более листов:

  • штатное расписание;
  • приказы личного и общего состава;
  • накладные;
  • счета — фактуры;
  • акты выполненных работ;
  • кассовая книга;
  • авансовые отчеты;
  • путевые листы;
  • ведомости по заработной плате;
  • другие документы.

К процедуре сшивания нужно подойти ответственно: неаккуратно подшитые документы могут не принять при сдаче, потенциальные партнеры могут отказаться от сотрудничества с вами. Некачественная прошивка и хранение может даже привести к подмене бумаг.

Порядок оформления 

Документы, подлежащие прошиванию, сначала сортируют по дате, нумеруют каждый лист арабскими цифрами в правом верхнем углу, начиная с единицы. Опись не нумеруется. Для обложки обычно берут специальную бумажную папку «Дело».

Для сшивания документов стандартного вида используют скоросшиватель формата А4. Если в документации есть конверты, они также нумеруются, причем это происходит в первую очередь, а затем нумеруется содержимое в нем.

Если в документе есть приклеенные листы, этот документ нумеруется как один, после чего на обратной стороне этого листа помещается опись прикрепленных дополнений.

Если в нумерации допущена ошибка, она аккуратно зачеркивается тонкой чертой и исправляется. Рядом прописывается «Исправленному верить», заверяется подписью ответственного лица и ставится печать.

Слишком большой объем документации (больше 250 листов) следует делить на тома. Для каждого из них используется своя отдельная нумерация. Перед процессом подшивания все скобы и скрепки от степлера нужно убрать.

Способы сшивания и необходимые инструменты

Есть следующие способы сшивания документов:

  • классический метод — с помощью иглы и нитки, чаще при сшивании небольшого объема материала в два, три или пять проколов;
  • с помощью шуруповерта и упругой веревки — обычно для большого объема документации;
  • посредством дырокола — схож с классическим методом, только вместо иголки используют дырокол;
  • с использованием переплетного станка — применяется в типографии.

Для подшивания документации потребуются следующие инструменты: 

  • иголка (дырокол, шило, дрель) – зависит от объема документов для сшивания;
  • плотные нитки (шпагат, шнур, лента);
  • обложка дела 229×324 мм — при формирования архивного дела;
  • бумажная наклейка 4х8 см — белый лист бумаги — заверитель; 
  • канцелярский клей;
  • ножницы.

Как правильно сшивать документы

Подшивание документации может выполняться в два, три, четыре и пять проколов. С левой стороны листа на расстоянии 1-2 см от края делаются проколы в нужном количестве. Затем через них пропускается нить по схеме (ниже приводим схемы для всех способов сшивания документов). На последней странице концы нити связываются узелком. 

Сшив документы нитками, на их концы наклейте бумагу-заверитель так, чтобы кончики нити выглядывали из-под него. На бумаге проставляется надпись «Прошито и пронумеровано» с указанием количества страниц. После этого ставится дата, подпись должностного лица и печать. Во всех способах будет меняться только схема сшивания. Сам порядок действий одинаков.

Особенности сдачи документов в архив

Подготовка документации состоит из: 

  • систематизации документов;
  • нумерации;
  • сшивания документации в одну папку;
  • заполнения описи;
  • оформления обложки документа.

Такой порядок подшивания документации считается обычным и предусматривает ее хранение не менее 25 лет. Если бумаги будут храниться больше 25 лет, на комплект документов накладывается картонная обложка, защищающая дело.

На обложке указывается: название организации, наименование дела (приказы, накладные, акты), структурное подразделение, срок хранения.

Если организация по какой — либо причине сменила свое название, на обложке документа нужно отразить оба наименования, причем прежнее указывается в скобках.

https://www.youtube.com/watch?v=FR8qMPIHTrY

Прошивая архивные дела, следите за читаемостью текста. Дела нумеруются простым карандашом в правом верхнем углу. Лист форматом А3 нумеруется как один, слева прошивается и сворачивается. В случае подшивания листа посередине, он нумеруется как 2 листа. Картинки, фотографии, схемы, карты пронумеровываются с обратной стороны сверху в левом углу. 

Заверение документов

Обязанность по заверению документов возлагается на руководителя организации или индивидуального предпринимателя. Рекомендуется ставить печать и подпись так, чтобы они выходили за пределы бумажной наклейки — заверителя. Подписывая комплекты документов, на руководителя автоматически возлагается ответственность за их содержание.

Сроки хранения документов в архиве

Сроки хранения документации регламентируются законодательством РФ, они зависят от типа документов:

  • 75 лет — срок хранения хозяйственных книг, нотариальных записей, документов, имеющие отношение к персоналу или приватизации;
  • 20 лет — срок хранения патентной документации на изобретения, документов по капитальному строительству и конструкторской деятельности;
  • 15 лет — срок хранения научных трудов и изысканий;
  • 5 лет — срок хранения архивной документации сельскохозяйственной организации;
  • 5 лет — срок хранения документов, связанных с кинодеятельностью и фотодеятельностью;
  • 3 года — срок, при котором хранятся фотодокументация и видеодокументы.

На первый взгляд процедура сшивания документов выглядит сложной, но стоит изучить все правила, и процесс перестанет казаться трудным. 

Екатерина Могучая

Чтобы сократить число бумажных документов и меньше думать об их прошивке и хранении, ведите учет в веб-сервисе для малого бизнеса Контур.Бухгалтерия.

Здесь вы сможете работать с юридически значимыми электронными документами: принимать их в учет, обмениваться с контрагентами и отправлять в контролирующие органы.

В нашем сервисе — простой учет, уплата налогов, зарплаты и взносов, отправка отчетности через интернет. Первые 14 дней работы — бесплатно.

Даже если ваш бизнес — не сезонный, например, вы не продаете елочные игрушки или не держите шиномонтажку, все равно покупки неравномерно распределены по году. Клиенты реагируют на праздники, периоды отпусков или зимних каникул. Их реакции вполне предсказуемы, и это можно использовать. Расскажем, как измерить сезонность, как ее регулировать и что делать в низкий сезон.

, Елена Космакова

Средний чек — важный показатель в продажах. В отдельности и в сочетании с другими данными он помогает анализировать состояние бизнеса. Расскажем, как увеличить средний чек.

, Елена Космакова

Информационные технологии помогают переложить работу менеджеров по продажам на искусственный интеллект или хотя бы автоматизировать рутину. В этой статье рассмотрим новые каналы продаж, открывшиеся в глобальной сети в последние годы.

, Елена Космакова

С какой страницы нужно начинать пронумеровывать сшитый документ

Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

14.01.2020

Предприниматели и сотрудники офисов в работе сталкиваются с необходимостью правильного оформления многостраничных документов.

Контролирующие органы и вышестоящие организации, как известно, придирчиво относятся к оформлению деловых бумаг, а потому иногда возникают сложности.

Давайте разберемся, как правильно прошить и пронумеровать документы, чтобы при их подаче не возникало ненужных вопросов.

Вообще Минфин даже дает собственные рекомендации, как прошить документы. Так, подшивка не может быть очень объемной. Оптимальный размер – до пятидесяти страниц. Если документов много, то лучше разбить их на несколько Дел. Обязательно должна быть сплошная нумерация арабскими цифрами.

Прошиваются листочки грубой нитью, которая обязательно завязывается на тыльной стороне готового документа. Сверху узел заклеивается заверительной запиской, которая должна быть оформлена по всем правилам. Не забывайте, что на ней проставляется количество листов Дела.

Для контролирующих органов очень важна подпись в заверительной записке. Ее вправе ставить только директор или иное лицо, имеющее на это полномочия. Все это заверяется печатью. Оттиск ее должен лечь так, чтобы захватить часть листа и записки. По сути, все эти рекомендации повторяют изложенную нами выше информацию.

Мы посчитали нужным привести их, дабы вы смогли убедиться, что все делаете верно, в соответствии с указаниями вышестоящих инстанций.

Как правильно прошивать документы и нумеровать

Для систематизации документооборота принято сшивать более чем один лист документации. Документы сшивают перед отправкой в архив или при подачах в инспектирующие органы. Прошивка бумаг сводит к минимуму возможность утери или подмены какого-либо документа. Как правило, прошивание документации не регулируется какими-то специальными нормативными актами.

Если вы не знаете, как правильно прошивается и архивируется документация или, не хотите долго возиться с этим делом, может быть, вам надо сшить очень большое количество бумаг за короткое время, то существует специальное приспособление. Это нечто среднее между электродрелью и швейной машиной.

С какой страницы нужно пронумеровывать страницы когда сдаешь в архив

Для прочности прошивают два раза, делают с таким расчетом, чтобы концы нити находились с тыльной стороны. Длина концов – 6 — 7 см, их завязывают на узелок, очень крепко, как можно плотнее к крайнему листу.

  • Сверху на узелок и нить наклеивают бумажную наклейку (лист-заверитель) размером 4х8 см, но так чтобы было видно концы нитки, и хорошо просматривался узелок на ней. Клеем заливают весь листик и тщательно приклеивают, это нужно для сохранности дела и имеющихся в нем материалов и доказательства их подлинности.

    Можно заготовить печатный вариант листика, набрав текст в Word и потом вырезав полоску соответствующего размера. Текст такой:

  • Способ представления организация выбирает сама. Бумажные экземпляры сдают в виде заверенных копий. Налоговый орган всегда может потребовать оригиналы для ознакомления. Это возникает при обнаружении несоответствия сведений.

    Как нумеровать листы при сшивании

    При этом сама опись документа не нумеруется. Также в случае дополнений допускается буквенная нумерация. Например 5а. Самое интересное, что цифры нужно ставить в правом верхнем уголке.
    Стоит отметить, что нумеруются не страницы, а листы.

    Если дело заверяется печатью, то это также отмечается. Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными. Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась. Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.

    К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным. Если нарушена его целостность, видно, что заверительная надпись смещена, то такой документ может оспариваться в суде, или он не принимается контролирующими органами.

    Как правильно сшить документы

    С приобретением станка намного улучшится качество прошивки документов, произойдет оптимизация процесса делопроизводства организации и экономия времени, к тому же эту работу освоит с легкостью каждый сотрудник.

    Рекомендуем прочесть:  Справка о доходе образец

    Устройство устанавливается на столе и работает за счет электрического тока. В нем имеется перьевое сверло с прорезью в виде крючка. Оператору понадобится только завязать нити в узелки. В следующем видео можно наглядно увидеть, как станком типа YUNGER M168 прошить документы:

    Как сделать так чтобы номера на первой странице не было номера

    Начинается все с открытия нужного текстового документа. Открыв документ необходимо перейти в раздел «Вставка«. Здесь нажимаем на вкладку «Номер страницы» и выбираем необходимое расположение номера на странице.

    Теперь во вкладке «Номер страницы» выбираем пункт «Формат номеров страницы«. Откроется окно в котором необходимо поставить галочку напротив «начать с«. Так как мы рассматриваем нумерацию со второй страницы, то выбираем 2 страницу. Выглядит это так.

    Как правильно сшивать бухгалтерские документы

    • Если в подшиваемом документе присутствуют письма, то сперва нумеруется сам конверт, потом все вложенные в конверт листы.
    • В случае если документ имеет довольно большой объем (больше 250 листов), то его разбивают на соответствующие тома. Каждый новый том имеет самостоятельную нумерацию.
    • В деле могут находиться документы, имеющие собственную нумерацию страниц, такие как периодические издания и др. Несмотря на это, их также нумеруют в общем порядке.
    • Лист большего формата разворачивают и нумеруют в верхнем углу справа. Подшивать его нужно за один край, чтобы можно было беспрепятственно развернуть и прочитать текст документа.
    • Касательно листов, на которые приклеены другие фрагменты, и которые невозможно разъединить, то нумеруется такой лист как один. Но в этом случае нужно на свободном месте или на обороте составить опись приклеенных фрагментов. При составлении общей описи в примечаниях или в заверительной надписи указывается, что на таком-то листе наклеен документ (его название), о чем составлена опись на листе. Обычно это могут быть фотографии, чеки или вырезки. Если же такой документ прикреплен степлером или приклеен с одного края, то он нумеруется так же, как и все остальные. Сведения об этом в описи не указываются.
    • Специфические документы, например, чертежи, фотографии, диаграммы, занимающие весь лист, нумеруют на обороте листа в верхнем левом углу.
    • Карты или схемы могут быть склеены из нескольких листов, они имеют один номер, но в примечаниях необходимо написать количество листов, находящихся в подобной склейке.

    Документы, которые уже завершены в делопроизводстве, через год сдают в архив предприятия.

    В архивные учреждения сдаются те дела, у которых прошел законный срок хранения. Срок определен законодательством для различных их разновидостей. Например, документы о персонале, хозяйственные книги и нотариальные записи подлежат хранению 75 лет, конструкторские документы – всего 20 лет, фотодокументация – 5 лет и т. д.

    Как правильно сшить кассовую книгу

    Как известно, кассовая книга должна вестись на предприятии в одном экземпляре. Обычно она заводится на год, но возможны и другие периоды пользования одной кассовой книгой, например на протяжении квартала или месяца. Все зависит от количества оборотов по кассе у организации или индивидуального предпринимателя.

    2. В том случае, если кассовая книга заполняется машинописным способом, т. е. ежедневно все сведения заносятся кассиром сразу в бухгалтерскую программу, например в «1С:Предприятие» или другую (либо если книга ведется в офисной программе по типу Excel), следует поступить так.

    Подшивка документов

    Какие тонкости существуют в деле нумерации? Если в число подшиваемых документов входит письмо или несколько таковых, вначале пронумеровывают конверт, затем поочередно — каждый из вложенных в него листов. Если число входящих единиц — свыше 250, принято разбивать его на несколько томов. Причём каждый из них обладает собственной нумерацией.

    Начиная процедуру сшивания, следует удостовериться, что все необходимые материалы и инструменты у вас под рукой. Кроме собственно дела, потребуется шило, игла, картон для подшивки документов и специальные нитки. В качестве последних запасаются банковским шпагатом, суровыми или прошивными нитками Л-210. Последняя разновидность используется для нужд делопроизводства чаще всего.

    Как правильно прошивать документы — пошаговое руководство

    Например, формы заявлений для налоговой инспекции. В этом случае нет необходимости самостоятельно сшивать бумаги, потому что всем процессом прошивания и заверки документов будет заниматься специалист нотариальной конторы.

    Поэтому любому делопроизводителю и человеку, сталкивающемуся в своей деятельности с большим количеством документации, важно знать, как правильно прошивать документы. Ведь это занятие довольно кропотливое и требует внимательности и аккуратности.

    Как правильно сшивать документы нитками, чтобы все было по ГОСТу

    В нём дается определение копии — это экземпляр, полностью воспроизводящий информацию подлинника. Копия, естественно, должна быть заверенной, в письме заверенной копией называется копия документа, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость. Собственно, всё логично и просто.

    Иногда речь идет не о том, как правильно сшивать документы, а нужно ли это делать вообще. Дело в том, что контролирующие органы иногда требуют заверения копий. И вариант с альтернативой — когда все документы подшиты, может не понравиться. Например, имел место такой случай.

    Подскажите а журналы обязательно прошивать и пронумеровывать — Страница 3

    1. Слева на полях (на половину свободного поля, с тем чтобы сохранить читаемость текстов документа при перелистывании журнала) многостраничного документа иголкой либо шилом делают три (четыре) отверстия, либо все страницы пробиваются дыроколом на одном уровне.

    Отверстия делают симметрично по высоте листа. Расстояние между проколами обычно составляет 3 см, а располагаются они строго по вертикальному центру листа (реже используются два отверстия). 2. Прошить документы лучше всего с помощью прошивочной иглы шпагатом банковским или нитками прошивными ЛШ-210.

    При отсутствии такой нитки можно воспользоваться прочной (капроновой или обычной, сложенной в несколько раз) ниткой. Прошиваются документы, как правило, два раза — для надежности. 3. Концы нитки следует выпустить из центрального отверстия на обороте последнего листа и завязать их узлом.

    Оставлять необходимо около 5 — 6 см свободного конца.

    Нумерация листов в делах необходима для закрепления порядка расположения документов после прошивки (шнуровки) для обеспечения их сохранности. В журналах нумерация листов выполняет такую же функцию : исключат возможность дополнительной вклейки или удаления листов. Необходимо пронумеровать все листы в журнале.

    Надо запомнить, что нумеруются именно листы, а не страницы документа. После завершения нумерации листов в заверительную надпись, которая располагается в конце журнала, в ней цифрами и прописью указывается количество листов в данном журнале.

    Образец: Прошито, пронумеровано, скреплено подписью и печатью ___ (_______________________) лист___ Генеральный директор

    ЗАО «ЗАО» ___________________________________ И.И. Иванов

    Как грамотно прошить документы перед сдачей в архив или в налоговую

    Единой инструкции по сшиванию документов не разработано. Но рекомендации по прошивке дел содержатся в Методических рекомендациях Росархива, приказе Министерства культуры России за 2005 года №536, инструкции Центрального банка по документоведению и в ГОСТе 51141, которые регулируют правила хранения документов.

    • Название документа.
    • Дата подшивки.
    • Срок хранения.
    • Аннотация (то есть пояснение, что содержится в документе и для чего необходимо его хранить).
    • Список всех документов, внесенных в подшивку, с указанием страниц в каждом документе.
    • Данные ответственного лица – составителя подшивки.

    Пронумеровываем страницы в документе Microsoft Office Word, начиная со второй

    Пронумеровать страницы документа Microsoft Office Word не так уж и сложно. Достаточно зайти в нужный раздел и выставить необходимые параметры. Но что делать, если вам, например, нужно пронумеровать документ со второй страницы в данном текстовом редакторе? Давайте разберемся в этом вопросе.

    Начинается все с открытия нужного текстового документа. Открыв документ необходимо перейти в раздел «Вставка«. Здесь нажимаем на вкладку «Номер страницы» и выбираем необходимое расположение номера на странице.

    Как в Ворде пронумеровать все страницы кроме первой

    Краткая инструкция:
    На вкладке «Вставка» через меню «Номер страницы» установить нумерацию на все листы. На вкладке «Конструктор» установить галочку «Особый колонтитул для первой страницы». В меню «Номер страницы» выбрать «Формат номеров страниц» и настроить порядок нумерации листов.

    Нумерация страниц производится путем простановки соответствующих значений в колонтитулах и именно в их настройке и кроется наш ответ. Начать нумерацию в Ворде не с первой страницы сразу не получится. А вот после выбора варианта нумерации листа, нас перебросит в новую появившуюся закладку «Конструктор» для работы с колонтитулами, где и находится необходимый нам пункт меню.

    С какой страницы нужно начинать пронумеровывать сшитый документ Ссылка на основную публикацию

    Как правильно нумеровать документы, страницы, листы, при подшивке, в делопроизводстве, для архива

    Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

    Нумерование листов, последующая сшивка документов, довольно важное и ответственное дело. К нумеровке прибегают бухгалтера, юристы, нотариусы. Она важна для ИП, государственных учреждений, предприятий.

    Однако сегодня, в силу новых технологий и компьютеризации всех отраслей, документирование становится больше электронным.

    Но стоит отметить, что и бумажные носители все еще актуальны, востребованы при обращении во многие государственные инстанции.

    Как правильно нумеровать страницы документа

    Прежде чем говорить о нумерации страниц, давайте разберемся, какие документы необходимо нумеровать для сшивания.

    Ознакомлению предоставлен не полный список документов, которые подлежат нумерованию. Начиная с 2013 года нет четко оговоренных правил по нумерованию документации для не государственных предприятий и частных предпринимателей/ИП. Поэтому, нумероваться и подшиваться может значительно больше количество документации.

    Правила нумерации страниц документов:

    • Нумерации подлежит лист, а не страница целиком. Помним, документ имеет две стороны, следовательно, два разных листа.
    • На листе положено ставить цифру в возрастающем порядке.
    • Нумерование проводят простым карандашом.
    • Цифры положено проставлять на верху страницы. Для этого выделяется правый угол.
    • Проставленная цифра не должна находить на текст, либо слишком близко приближаться к нему.

    Как правильно нумеровать документы при подшивке

    Прошивка документов требует внимательности и терпения. Ведь листы нужно складывать так, чтобы при прошивке они не торчали в разные стороны.

    • Поверх пачки с вложенной документацией необходимо приложить лист титул, на котором содержится вся информация о вложении.
    • Поверх сшивки нужно расположить обложку, желательно из картона, если срок хранения ваших документов не менее 25 лет.
    • Титульную страницу можно не прятать под картон, если срок хранения документов менее 25 лет.

    Нумеровка листов начинается сразу после титульного описания.

    • Следующий лист за титульным считается первым. Это значит, что в правом углу нужно ставить цифру «1»
    • Нумеровка листов проходит по стандарту. Размещение цифр только справа, в верхней части угла.
    • Нумерование проходит с одной или двух сторон документа!

    Лист документа может иметь две страницы, лицо обязательно четное, а тыльная часть не четная. Если же расположения текста с одной стороны, тогда нумеруют только одну сторону.

    • Если пропущен лист, можно проставить номер с маленькой буквой.

    Во время подшивку в общую пачку могут вкладываться разные документы: листы разных форматов, конверты и т.д.

    • При вкладывании конверта с содержимым последовательность следующая. Сначала нумеруют конверт, затем поочередно вложенные в него листы.
    • При вкладывании в основную пачку для прошивки листов большего формата чем А 4, нужно проставить нумерацию согласно стандарту. Затем левую сторону согнуть к подшивке.Помним, лист должен складываться и разворачивать по первому же требованию.
    • При вкладывании мелких листов, чеков, квитанций, необходимо провести опись этих документов. После их крепят вместе с описью. Нумерации подлежит опись.

    В одну пачку допустимо вложить до 250 листов, не более. Титул/опись можно приклеить к твердой обложке.

    • Сшивание производят в той же последовательности, что и нумерацию.
    • Прошивку выполняют дважды, после чего завязывают узелок, хвостики приклеивают чистым прямоугольным листочком/фиксатором.
    • Листочек/фиксатор обязательное условие. На нем прописывают количество пронумерованных страниц в пачке, проставляют дату и подпись.

    Как правильно нумеровать сшитые документы

    Подготовленная и прошнурованная ранее папка с документацией нумеруется так же, как и та, которая только готовится к прошивке.

    • Последовательность нумерации начинается с листа следующего за описью.
    • Если в уже сшитой пачке документов описи нет, ее нужно сформировать.
    • Так же поступают и с обложкой.
    • Если требуется приложить опись, твердую обложку, их крепят к основной прошивке в те же дырочки. После завязывают узелок, заклеивают его прямоугольным листиком/фиксатором.
    • Если подшитые документы в папке уже с нумерацией, и она в правильной последовательности, без ошибок, менять ее не нужно.
    • Если в сшитой папке допущены ошибки, а она состоит из нескольких вложений, тогда проводят повторную нумерацию. При этом вложения не разделяются, а составляют одну целую папку.
    • При проведении повторного нумерования, старые порядковые номера нужно зачеркнуть. Рядом с ним прописываются новые номера. Лист/фиксатор в конце нужно привести в негодность, перечеркнув карандашом. Новый фиксатор приклеить рядом, прописав на нем все изменения вместе с должностным лицом.
    • Если в папке обнаружено пропущенные листы, им необходимо присвоить номер предыдущие с прибавленной буквой, например а, б.
    • Если обнаружено повторение одного номерного знака, к нему прибавляются буквы, например а, б.
    • Если обнаружен пропуск, например, 27,29. Тогда в конце на фиксаторе нужно это прописать, к примеру: пропущено номер 28,30,45.

    Все, что будет выявлено и невозможно исправить, обязательно прописывается в конце на фиксаторе. Все изменения могут не вместиться. В таком случае допускается описание на всей последней странице.

    • После нумеровки сшитых ранее документов, на новой расшифровке следует написать: «Произведено нумерацию/перенумерацию. Ставят дату, количество пронумерованных листов, подпись, фамилию ответственного лица».

    Как правильно нумеровать страницы документа по ГОСТу

    На сегодняшний день нет закона или положения, которые регламентируют правила комплектования документации для подшивки. Существуют положения ведомственных структур, которые устанавливают правила подачи документов в определенных отраслях.

    Все три положения говорят о едином порядке нумеровки и сшивания/шнуровки документов. Внимательно следуя этим инструкциям, вы сможете избежать многих ошибок.

    Как правильно нумеровать документы для архива

    На архивирование идет документация юридических и государственных предприятий, ИП, через год. Могут быть отклонения от правил, если делопроизводство не завершилось. По завершению определенного срока, сшитая документация сдается в архивы. Архивы могут быть государственными, региональными, муниципальными.

    Если не предусмотрено иное, документация хранится в архиве:

    Правила подачи сшитых документов в архив:

    При сдаче документации папка должна иметь твердую обложку. Обложка из простого картона не принимается, это должен быть особенный, безкислотный. На ней нужно указать аббревиатуру предприятия, подразделений, обозначить дело, прописать дату начала и завершения, сколько листов, длительность сохранности документации.

    Если сшитая документация хранится меньше 25 лет, обложку можно не цеплять. В таком случае достаточно одной описи.

    Правила нумерования документов для сдачи в архив:

    • Нумерование идет по стандарту, начиная со следующего листа за титульным описанием.
    • Если есть дополнительные вложения, их можно провести с тем же числом, добавляя букву.
    • Все остальные правила остаются без изменений, согласно ГОСТу.
    • После завершения нумерования обязательно проклеить узелок и хвостики нитки.
    • На прямоугольном листике нужно указать, сколько листов пронумеровано. Обязательно прописать цифрами и прописью.
    • Дополнительно описать какие документы вложены, может есть ветхие или порванные.
    • Инициалы сотрудника нумеровавшего документы в подшивке. Обязательно дату и подпись.
    • Мокрый оттиск штампа предприятия или ИП.

    Важно! Оттиск должен быть размещен таким образом, чтобы он разместился и на прямоугольной наклейке и на листе рядом. Это же касается и подписи лица оформлявшего данную документацию.

    Как правильно нумеровать и шнуровать документы

    Нумеровать документацию нужно только по ГОСТу. Данные правила действуют для всех субъектов предпринимательской деятельности, предприятий, государственных учреждений.

    • Проставление номеров только в правом углу.
    • Номера не находят на текст.
    • Нумерование начинается со следующего листа за титульным.
    • Последующие правила читать в разделе «Правильное нумерование для архива». Нумерацию и сшивания документов проводят один раз. Правильная последовательность действий поможет избежать ошибок, внесению правок при передаче документов в архив.

    Правильного сшивания бумаг есть несколько способов. Единственное что следует исключить в работе, так это степлер. Он категорически запрещен.

    • Принимаются в архиве папки сшитые ниткой, банковским шпагатом, лавсановой лентой.
    • Отверстия под нитку/шпагат можно проделать дыроколом и только с левого края.

    Технология шитья/шнуровки:

    • Документация, которая хранится до 10 лет, может шнуроваться через 3-4 прокола. Фиксирующая наклейка на обычной офисной бумаге.
    • Документация, которая хранится свыше 10 лет, шнуруется на 5 проколов. Фиксирующая наклейка на тыльной стороне только папирусная.
    • Расстояние между проколами стандартно 3 см. Отмеряют его от середины листа.
    • Приклеивание наклейки только клеем: силикатный, ПВА, сухой карандаш, значения не имеет. Готовые покупные наклейки не пригодны для использования.
    • Шнуровать нужно минимум два раза. Шнуровка обязательно пересекается между собой. После завязывания узелка поверх клеится листик/фиксатор прямоугольной формы, приблизительно 3 на 4 см.
    • Завершающий этап после шнуровки подпись, штамп, опись на листике/фиксаторе.

    Где правильно нумеровать страницы в документе

    Для нумеровки выделяют только верхнюю часть листа, угол.с правой стороны. Номера пишутся только простым карандашом.

    • Таких правил придерживаются при нумеровке всей документации.
    • Под исключение попадают чертежные схемы, фото, части иллюстративных документов. Их положено нумеровать с тыльной стороны, в верхней части ближе к левому углу.

    Полное описания правил нумерации документов для подшивки с последующей сдачей в архив. Даже если документация не подлежит сдаче в будущем, вы готовите ее для визита в государственное учреждение, правила по оформлению остаются неизменны.

    Подводим итоги:

    Нумеровка документов вопрос довольно щепетильный, требует определенной последовательности и внимания, Справиться с такой работой под силу каждому. Следуя несложным правилам, вы с легкостью проведете подготовку необходимых документов.

    Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

    Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

    Многостраничный документ прокалываем шилом или используем острый гвоздь. Для облегчения процесса прокалывания бумаги берем молоток.

    1. Сколько делать отверстий? Это зависит от требований организации, которая запрашивает документы. Проколы должны равномерно располагаться по левому полю. Отверстия делаются по середине листа, расстояние между ними — 3 см.

    На прошитые документы клеится лист бумаги.

    На нем ставится печать, подпись и дата

    1. Для особо важных документов проделывается пять отверстий. Это самый надежный способ защиты бумаг от подмены.
    2. Заверяем документ: готовим листик бумаги размером 4 на 5-6 см. Указываем на нем количество прошитых листов цифрами и прописью.

    Текст такой:В деле прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью ( ) листов Подпись (должность, фамилия и инициалы)

    1. Теперь нужно пронумеровать документы.

      Место для цифр — правый верхний угол, нумеруют черным карандашом. Ставить чернилами не разрешается. Номера не должны закрывать текст.

    Нумерация строго регламентирована:

    1. листы большего размера складываются и нумеруются одним номером;
    2. документы с накрепко прикрепленными сопровождающими материалами (командировочные бланки, счета-фактуры, фото) обозначаются одним номером.
    3. письма с конвертами, нумеруются так: сначала нумеруются конверты, затем остальные листы;
    4. нумеруются только листы и ни в коем случае не страницы;
    5. материалы, которые уже имеют нумерацию, все равно нумеруют заново;
    6. опись, находящаяся в деле, нумерации не подлежит;

    Если дело заверяется печатью, то это также отмечается.

    Данную надпись наклеивают поверх узла, при этом кончики нити остаются свободными.

    Подпись ставится после того, как высохнет клей, чтобы она не размазалась.

    Печать находится частично на заверительной надписи, частично на листе.

    К надписи следует отнестись особенно тщательно, так как именно она свидетельствует о том, что документ является неприкосновенным.

    2.2 Нумерация листов дела

    курсовая работа В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы этого дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу листа простым карандашом или нумератором, причем цифры не должны задевать текст документа. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

    При нумерации листов дела необходимо соблюдать следующие правила: листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или по каждой части отдельно; фотографии, чертежи, диаграммы и другие иллюстративные документы, представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне на верхнем поле листа; сложенный лист (формата А3, А 2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист; лист с наглухо наклеенными документами (фотографиями, вырезками, выписками и т.п.) нумеруется как один лист. При этом в листе-заверителе дела указывается общее количество наклеенных фотографий и номера листов, на которых они расположены.

    Если к документу подклеены одним краем другие документы (вставки текста, переводы, вырезки и т.п.

    ), то каждый документ нумеруется отдельно; подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются, при этом вначале нумеруется сам конверт, а затем очередным номером каждое вложение в конверте; подшитые в дело документы с собственной нумерацией листов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядку расположения листов в деле; чистые листы, служащие прокладками-разделителями в деле, не нумеруются. Например, если в одно дело подшито несколько личных дел уволенных сотрудников, то они нумеруются сквозной нумерацией, а чистые листы, отделяющие личные дела друг от друга, не нумеруются. в случаях обнаружения большого числа ошибок в нумерации листов дела проводится их перенумерация.

    Оформляем дела на постоянное хранение

    В деятельности каждой организации образуется специальная категория дел – дела постоянного хранения.

    В статье мы расскажем, как оформить такие дела для передачи в архив. Сроки хранения документов установлены типовыми перечнями:

    Внутренняя опись документов личного дела образец заполнения – СИЗ, нормы, инструкции

    Можно ли в описи нумеровать документ как 1 страницу

    На предприятиях и в учреждениях (независимо от сферы деятельности и организационной формы), как правило, ведутся личные дела работников, содержащие основные документы, связанные с трудовой деятельностью. При этом оформляются их внутренние описи.

    Ниже речь пойдет о том, когда необходимы описи документов личных дел и как правильно их составлять. Кроме того, чтобы максимально упростить заполнение описей, мы подготовили бланк и образец, которые можно скачать.

    Когда необходима опись личного дела?

    Личное дело – это пакет документов, касающихся определенного работника. Для их систематизации, быстрого определения содержания дела, удобного поиска необходимой бумаги и по ряду других причин составляется опись. В некоторых источниках можно встретить название «регистр». Он представляет собой перечень бумаг, которые содержатся в определенном деле.

    Документы, касающиеся сотрудников компаний и учреждений, хранятся в их личных делах, на каждое из которых оформляется опись

    В отечественном законодательстве отсутствует требование вести личные дела персонала для всех работодателей.

    Исключение составляют учреждения муниципального и федерального подчинения, в которых такая система хранения документов обязательна.

    Однако в большинстве компаний самых разнообразных форм хозяйствования и сфер деятельности предпочитают оформлять на работников личные дела и описывать содержащиеся в них документы. Причин для этого несколько:

    • Поиск необходимых документов значительно упрощается и ускоряется благодаря наличию внутренней описи.
    • Ведение регистра помогает контролировать наполненность личного дела всеми необходимыми бумагами.
    • Легче собирать статистическую информацию о кадрах.

    Важно: обязательность оформления описей на предприятии закрепляется в его локальных актах, например в учетной политике.

    Порядок проведения описи личного дела работника

    За оформление описей документов личных дел обычно отвечают специалисты кадровой службы. При этом они придерживаются некоторых правил и проверенных практикой приемов:

    • Перечень содержащихся в деле бумаг располагается в самом его начале.
    • Опись может составляться вручную или печататься.
    • Для организаций, работающих в некоторых сферах (например, для государственных учреждений) предусмотрены унифицированные формы описей. В других компаниях могут разрабатываться собственные, исходя из особенностей структуры и специфики деятельности.
    • Регистр составляется преимущественно в виде таблицы, в которой описывается содержание личного дела. В ней необходимо предусмотреть достаточное количество граф для внесения всех документов.
    • Бумаги в деле размещаются и описываются в хронологическом порядке. Это позволяет проследить всю трудовую деятельность работника от приема в компанию до увольнения.
    • При поступлении новых бумаг или их извлечении из дела в описи делаются соответствующие отметки.
    • Опись размещается на нескольких страницах, нумерация которых осуществляется отдельно от документов дела.

      Что такое код ОКПО — расшифровка

    Табличная часть внутренней описи личного дела работника, как правило, содержит следующую информацию о содержащихся в нем бумагах:

    • Порядковый номер.
    • Регистрационный номер.
    • Дата оформления.
    • Название документа.
    • Номера тех страниц дела, на которых он размещен.
    • Примечание. Эта графа используется для различных отметок, например об извлечении документа из личного дела.

    Кроме таблицы с перечнем бумаг, опись содержит определенные реквизиты:

    • Название. Как правило, используется формулировка «опись личного дела». Указываются фамилия, имя и отчество работника, а также его должность. В больших компаниях упоминается структурное подразделение.
    • Информация о лице, составившем опись. Кадровик, который оформляет регистр, указывает свою должность, фамилию, имя и отчество, а также проставляет подпись.
    • Общее количество документов дела (цифрами и прописью).
    • Количество страниц описи.
    • Дата составления. Указывается после завершения наполнения дела.

    Внутренняя опись документов личного дела — бланк

    • Скачать бланк внутренней описи документов личного дела .docx

    Внутренняя опись личного дела — образец заполнения

    • Скачать образец заполнения внутренней описи личного дела .doc

    Кроме внутренних описей личных дел работников, кадровые службы обязаны оформлять большое количество других документов. Как специалистам, работающим в этой области, так и другим заинтересованным лицам будет полезна информация о том:

    Советуем также ознакомиться с материалами по поводу того, как составить:

    • резюме для устройства на работу;
    • анкету на трудоустройство.

    Подводим итоги

    Внутренняя опись документов личного дела представляет собой список с основной информацией о них. В нем указывается название каждой бумаги, регистрационные данные и место расположения в деле. Оформляют описи специалисты кадровой службы.

    Чтобы составление перечней документов максимально упростить и не упустить при этом каких-либо реквизитов, стоит воспользоваться бланком описи и образцом его заполнения.  Как заполнять анкету для приёма на работу?

    Внутренняя опись документов личного дела: скачать образец

    Чтобы зафиксировать все бумаги, подшитые в деле, заполняется внутренняя опись документов дела. Этот бланк нужен для грамотного учета и архивирования. Заполняется форма в соответствии с рекомендациями Росархива. Их соблюдение обязательно для муниципальных учреждений, частным компаниям также советуется их придерживаться. В конце статьи можно скачать образец внутренней описи.

    Что такое опись и как она оформляется

    Внутренняя опись представляет собой перечень с указанием основных реквизитов бланков, входящих в папку, или личное дело работника. Эта форма используется кадровым отделом организации.

    Как выглядит образец заполнения документа? Вначале прописывают заголовок. Далее вносят информацию о работнике, информация о котором будет храниться в личном деле. Также указывают название предприятия, с которым заключен трудовой договор.

    Непосредственно в самой таблице отражены следующие сведения:

    1. Порядковый номер документа.
    2. Регистрационный индекс.
    3. Дата составления.
    4. Заголовок.
    5. Номера листов дела.
    6. Дополнительные отметки (например, состояние документа, в случае изъятия или возврата – причины, прочие примечания).

    Под сводкой вписывают число отдельных наименований в деле. К примеру, если вся папка состоит из одного многостраничного документа, в строке «Итого» так и будет указано: 1 документ. Внизу бланка ставится подпись заполнившего сотрудника, обязательно с расшифровкой.

    Правила оформления описи

    Количество листов внутренней описи документов личного дела строго не регламентировано и зависит от объема. Для небольшой папки может быть достаточно одностраничной формы. Если же опись включает несколько листов, их следует пронумеровать.

    В основном форма готовится в одном экземпляре и вкладывается в дело.

    Важно! Если сотрудник просит предоставить ему копию внутренней описи документов, отказать ему работодатель не вправе.

    Перечислим еще несколько рекомендаций по оформлению бланка:

    • отсутствие ошибок и исправлений;
    • внесение только достоверной и точной информации;
    • хранение вместе с личным делом (можно либо прикрепить к обратной стороне первой обложки, либо просто вложить в папку).

    Для бланка можно использовать как простой лист формата А4, так и фирменный бланк организации. Допускается его заполнение от руки. Однако в большинстве случаев удобнее воспользоваться компьютером.

    Где взять бланк для заполнения

    Единого образца внутренней описи документов дела, обязательного для применения во всех организациях, не существует. Если сотрудников немного, в некоторых фирмах бланк формируется для каждого нового дела. Однако при большом количестве работников такой вариант вряд ли подойдет. Предпочтительно создать фирменный образец и утвердить его в учетной политике компании.

    Напомним, какие сведения должны содержаться в бланке:

    • название организации;
    • данные сотрудника, на которого оформлено личное дело: его ФИО и должность;
    • список вложенных бумаг, выполненный в виде таблицы;
    • количество отдельных наименований, включенных в личное дело.
    О ваших правах
    Добавить комментарий

    ;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: