Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету

Содержание
  1. Электронный билет для командировки: тонкости учета
  2. Что такое электронный билет
  3. В каком случае электронный билет подтверждает расходы
  4. Учет билетов при их покупке сотрудником
  5. Сравнение условий учета обычных и электронных ж/д билетов
  6. Билет потерян: как быть?
  7. Электронные билеты в Авансовом отчете
  8. Документ Авансовый отчет
  9. Покупка билетов
  10. Проводки по документу
  11. Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет
  12. Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке
  13. Можно ли принимать к учету в авансовом отчете чеки метро и автобусные 2021
  14. Чеки метро в авансовом отчете
  15. Как учесть электронный билет в авансовом отчете
  16. Кассовый чек на — поездку в — метро: можно — ли принять расходы
  17. Особенности авансового отчета без кассового чека
  18. Тема: Какие чеки можно
  19. Достаточно ли онлайн чека для авансового отчета
  20. Минфин решил судьбу НДС по кассовому чеку
  21. Проводки по авансовым отчетам сотрудников
  22. Можно ли принять к учету чеке, без QR-кода
  23. Форма АО-1
  24. Электронный билет ржд для авансового отчета
  25. Как принять к учету расходы на такси без кассового чека
  26. Форма 0504505 | Авансовый отчет для бюджетников — Контур.Бухгалтерия
  27. Сроки сдачи авансового отчета
  28. Форма авансового отчета в 2021 году
  29. Как заполнить форму 0504505
  30. Переходим к заполнению
  31. Авансовый отчет: авиабилеты
  32. Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете?
  33. Как вложить в авансовый отчет электронные авиабилеты?
  34. Можно ли использовать для отчета по командировке авиабилеты на иностранном языке?
  35. Как оформить электронный авансовый отчет по командировке?
  36. Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»
  37. Поступление и учет билетов
  38. Оформление авансового отчета

Электронный билет для командировки: тонкости учета

Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету

С появлением электронных билетов организовывать командировки стало проще и быстрее. Вопросы появились у бухгалтеров: как правильно заносить проездной документ в авансовый платеж сотрудника, чтобы подтвердить расходы, как делать бухгалтерские проводки и принимать к вычету НДС?

Что такое электронный билет

Как и обычный, такой билет удостоверяет факт перевозки пассажира или багажа, но делает это в электронно-цифровом формате. Стандартная форма утверждена приказом Минтранса России от 21.08.2012 №322.

После оплаты единая информационная система перевозчика формирует выписку (она называется контрольным купоном) и отправляет на электронную почту. В ней будут сведения о маршруте, тарифе, об итоговой стоимости – по аналогии с бумажным вариантом. Контрольный купон по закону – это полноценный бланк строгой отчетности (БСО).

Электронный проездной документ представляет собой билет и контрольный купон с уникальным номером и серией

В каком случае электронный билет подтверждает расходы

Первый способ подтвердить расходы – предоставить бумажный аналог на бланке строгой отчетности (контрольном купоне), в котором зашифрованы сведения из автоматизированной ИС перевозчика. Второй – подать билет не на БСО, но вместе с кассовым чеком.

Вместе с контрольным купоном можно также предоставить:

  • приказ директора о направлении в командировку;
  • документы о проживании в гостинице или о нахождении в месте командировки.

Если компания располагает чеками и счетами из гостиниц, приказом руководителя и т. д., предоставлять распечатанный билет и контрольный купон все равно нужно. Вместо последнего подойдет посадочный талон с информацией о поездке, который пассажир получает после электронной регистрации. Кассовый чек или выписка из банка в этом случае с 2013 г. не нужны.

Иногда билеты для поездок за границу оформляют на иностранном языке: чтобы подтвердить расходы, нужен перевод реквизитов

Учет билетов при их покупке сотрудником

Иногда сотрудник самостоятельно покупает электронный проездной документ на интернет-сайте на подотчетные средства как физическое лицо. Расходы списываются при наличии распечатанного билета и посадочного талона/контрольного купона. В последнем должны быть указаны: ФИО, номер поезда и места, цена, дата поездки.

Если покупку оформляет компания, бухгалтер проводит три операции: оплату, оприходование электронного документа и выдачу сотруднику. Когда эту функцию берет на себя физическое лицо, выполняют стандартную проводку по выдаче подотчетной суммы. По окончании командировки расходы на проезд списывают после утверждения авансового отчета.

В бухгалтерском учете электронные билеты, содержащие все необходимые реквизиты, относят к первичным и используют как основание для списания затрат на проезд.

Компания может доверить покупку билетов сотруднику: на этот случай разработана специальная схема проводок

Компании, практикующие покупку электронных аналогов, в соответствии со статьей 171 Налогового кодекса (НК) имеют право принять к вычету сумму НДС, включенную в платеж при проезде в командировку.

Чтобы реализовать вычет НДС, необходимо:

  • иметь на руках контрольный купон в оригинале с выделенной суммой налога;
  • сделать соответствующую запись в книге покупок;
  • внести данные в период утверждения расходов.

Сложность в том, что в электронно-цифровой версии значение НДС часто не указано отдельной строкой. В железнодорожной кассе можно запросить чек ККТ или БСО с выделенной суммой налога.

Получить вычет без выделенной строки НДС сложнее, но тоже возможно. Параллельно с утверждением авансового отчета билет регистрируют в книге покупок.

Даты покупки и авансового отчета на практике часто относятся к разным налоговым периодам. Это не является препятствием, а лишь отодвигает сроки.

К примеру, если командировка началась в мае, а окончилась в августе, НДС к вычету заявляют с III квартала – по дате авансового отчета.

Сравнение условий учета обычных и электронных ж/д билетов

Условия учетаОбычный билетЭлектронный билет
Подтверждение наличия документаБилет на бланке строгой отчетностиРаспечатанный вариант контрольного купона и посадочный талон
Подтверждение оплатыНе нужноЧек ККМ или терминала с указанием личности плательщика
Документы для вычета НДСБилет на БСО с указанием суммы НДСКонтрольный купон с выделенным НДС
Документ для подтверждения расходовБилетКонтрольный купон/посадочный талон

Являясь бланком строгой отчетности, контрольный купон подходит для подтверждения расходов на командировку

Билет потерян: как быть?

Если после командировки цифрового билета не осталось, его можно повторно распечатать из электронной почты. В отличие от контрольного купона, посадочный талон восстановить невозможно. В этом случае получить подтверждение поездки можно у перевозчика.

Статья 252 НК допускает использовать в налоговом учете такие бумаги, косвенно подтверждающие расходы:

  • дубликат или копию;
  • справку от перевозчика с указанием ФИО пассажира, маршрута, цены, даты поездки.

Электронный билет, купленный организацией для командировки сотрудника, можно вернуть в кассе и на сайте, но для этого нужны обоснования. В течение полугода от даты отправки поезда разрешено подавать заявление в форме претензии на возврат средств. Величина компенсации зависит от причины отмены поездки и срока давности. Деньги возвращаются безналичным переводом на счет плательщика.

Появление электронных проездных документов на первый взгляд несколько усложнило процесс отчетности. На самом деле процедуры подтверждения расходов на командировку и оформления вычета НДС прозрачны и после минимальной практики не вызывают у бухгалтеров сложностей.

Электронные билеты в Авансовом отчете

Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету

страница » 1С Бухгалтерия » ПОДОТЧЕТНЫЕ ЛИЦА » Электронные билеты в Авансовом отчете

В Бухгалтерия 8.3 электронные билеты, приобретенные организацией для командированных работников, отражаются в Авансовом отчете на отдельной вкладке Билеты (с релиза 3.0.81).

В этой статье мы расскажем про способы отражения покупки билетов в программе и разберем нюансы оформления АО в 1С.

Электронные билеты Авансовый отчет – Закупка, расходы

Документ Авансовый отчет

В программе у документа Авансовый отчет есть два вида операций:

  • Авансовый отчет — универсальный вариант, который подходит всем;
  • Авансовый отчет по командировке — вариант для отражения только командировочных расходов. Использовать его рекомендуется при подключенном сервисе Smartway.

Рассмотрим, как отражаются операции по покупке электронных билетов организацией и отчету за них сотрудником.

При таком варианте учета билетов отражать их как денежные документы в программе не нужно.

Покупка билетов

Покупка билетов отражается одинаково независимо от того, какой вид операции для АО применяется Авансовый отчет или Авансовый отчет по командировке. Но есть некоторые особенности.

Оплату билетов отразите в обычном порядке документом Списание с расчетного счета вид операции Оплата поставщику.

Подробнее Оплата поставщику: аванс

Покажите поступление билета документом Поступление билетов вид операции Покупка в разделе Покупки — Поступление билетов.

Укажите:

  • Билет — создайте элемент справочника Билеты, заполните его данные на основании оригинала.  PDF
  • Контрагент — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты;
  • Договор — выберите договор с контрагентом при наличии из справочника Договоры;
  • Сумма и НДС (в т.ч.) — заполните на основании билета.

Проводки по документу

Документ формирует проводки:

  • Дт 60.01 Кт 60.02 — зачет аванса перевозчику;
  • Дт 76.14 Кт 60.01 — принятие к учету билета.

В журнале Покупка билетов по кнопке Создать можно оформить другие действия с приобретенными билетами:

При использовании сервиса Smartway билеты автоматически загружаются в справочник Билеты.

Расходы по командировке проводятся документом Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке.

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет

11 августа Соловьев К. А. направлен в командировку в г. Тюмень на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 8 800 руб. и электронные билеты.

17 августа работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

  • авиабилет (Москва-Тюмень) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • авиабилет (Тюмень-Москва) на сумму 9 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 1 500 руб.);
  • БСО за проживание в гостинице на сумму 6 000 руб. (без НДС).

В соответствии с Положением о командировках Организации суточные по России выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб. АО по командировке предоставляется не позднее 3 дней после возврата из нее.

В документе Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет доступна вкладка Билеты (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты).

По кнопке Добавить или Заполнить табличная часть документа автоматически заполнится данными приобретенных для указанного сотрудника билетов на текущую дату:

  • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты.
  • Сумма — стоимость билета.
  • %НДС — ставка НДС, обозначенная в билете.
  • НДС (в т.ч.) — сумма НДС, указанная в билете.
  • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
  • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
  • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то, которому присвоен признак Использовать как основное.
  • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
    • Вид расходаКомандировочные расходы.

В сумму расхода по Авансовому отчету стоимость билетов не включается, но при проведении документа происходит списание расходов.

Билеты, если используется вид операции Авансовый отчет по командировке

11 августа Соловьев К. А. направлен в командировку в г. Санкт-Петербург на 4 дня. В тот же день работник получил из кассы денежные средства под отчет в размере 14 800 руб. и электронные билеты.

17 августа работник представил авансовый отчет, к которому приложил:

  • ж/д билет (Москва — Санкт-Петербург) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
  • ж/д билет (Санкт-Петербург — Москва) на сумму 3 000 руб. (в т. ч. НДС 20% — 500 руб.);
  • БСО за проживание в гостинице на сумму 12 000 руб. (Без НДС).

В соответствии с Положением о командировках суточные по России в Организации выплачиваются из расчета 700 руб./сут. — 2 800 руб. АО по командировке предоставляется не позднее 3 дней после возврата из командировки.

Создайте документ Авансовый отчет вид операции Авансовый отчет по командировке (раздел Банк и касса — Авансовые отчеты).

Укажите сотрудника и период командировки, после этого в документ автоматически подтягиваются приобретенные на этот период билеты.

По соответствующей ссылке проверьте указанные билеты и аналитику:

  • Билеты — указывается нужный билет из справочника Билеты.
  • Сумма — стоимость билета.
  • %НДС — указывается ставка НДС, указанная в билете.
  • НДС (в т.ч.) — отражается сумма НДС, указанная в билете.
  • Перевозчик — наименование перевозчика или посредника, у которого приобретен билет, выбирается из справочника Контрагенты.
  • Счет затрат — счет, на который будут отнесены затраты в БУ. В поле автоматически отражается счет, указанный в настройках Учетной политики как Основной счет учета затрат. При необходимости Счет затрат можно поменять вручную.
  • Подразделение — подразделение учета затрат. Выбирается из справочника Подразделения то подразделение, к которому относятся произведенные затраты. Автоматически подставится то подразделение, которому присвоен признак Использовать как основное.
  • Субконто — статья затрат из справочника Статьи затрат:
    • Вид расходаКомандировочные расходы.

Можно ли принимать к учету в авансовом отчете чеки метро и автобусные 2021

Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету

Товарный чек является первичным документом, если он отвечает требованиям п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее — Закон N 129-ФЗ). Правда, сведений о розничном покупателе в таком чеке не приводят (Постановление ФАС Поволжского округа от 15 мая 2021 г. по делу N А55-17915/06).

Бланки строгой отчетности (БСО) разрешено применять исключительно в сфере оказания услуг населению (п. 2 ст. 2 Закона N 54-ФЗ).

По этой причине в бланке недопустимо указывать, что услуга оказана юридическому лицу или индивидуальному предпринимателю. Заказчиком услуги может выступать только гражданин, не осуществляющий предпринимательскую деятельность.

В противном случае БСО не является документом, отвечающим требованиям российского законодательства (п. 1 ст. 252 НК РФ).

Чеки метро в авансовом отчете

Для этого достаточно отправить запрос на электронную почту. В ответ ваша компания получит заказное письмо, в котором имеется официальная справка с подтверждением проживания в данной гостинице.

Оформление отчетных документов происходит: В день, когда началась служебная поездка если вы располагаете точными сроками поездки, то желательно обратиться к нам минимум за день до поселения.

За день до окончания поездки в случае, если вы не знаете точную дату окончания поездки или вы находитесь в командировке некоторое время, то не помешает связаться с нами хотя бы за день, до того как вам предстоит возвращаться.

Покупают карточку на 10 или 20 поездок и приносят после поездки авансовый отчет, чек и магнитный билет. Сколько в чеке написано, мы всегда столько им и компенсировали. Сейчас у нас налоговая проверка.

Инспекторы исключили все затраты на метро, говорят, по магнитным картам не ясно, куда ездили сотрудники, сколько поездок использовали, и еще уверяют, что расходы на метро вообще списать нельзя, потому что их невозможно проверить.

За три года сумма получилась значительная.

Как учесть электронный билет в авансовом отчете

Электронные билеты могут быть оформлены и на иностранном языке. Согласно п. 9 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ (приказ Минфина от 29.07.2021г.

№34н) такие первичные документы должны иметь построчный перевод на русский язык.

Значит ли это, что в этом случае можно учесть электронные билеты, только если переводить абсолютно все? Вовсе нет.

Рекомендуем прочесть:  Амнистия 2021 228 ч2 выпустят

Для получения вычета билет нужно зарегистрировать в книге покупок на дату утверждения авансового отчета. В графе дата и номер счета-фактуры записывается номер билета и дата его оформления. Эта дата может относиться и к прошлому налоговому периоду.

Кассовый чек на — поездку в — метро: можно — ли принять расходы

Ответ. Конкретного перечня документов, которые нужны для подтверждения расходов в той или иной ситуации, в законодательстве нет.

В бухучете факт осуществления расходов может подтвердить любой документ, который оформлен в соответствии с требованиями части 2 статьи 9 Федерального закона от 6 декабря 2021 г. № 402-ФЗ, пункта 7 Инструкции № 157н.

И если в предоставленном кассовом чеке есть все необходимые реквизиты, расходы можно принять к учету и без контрольного купона.

Однако отсутствие хотя бы одного обязательного реквизита не позволит признать кассовый чек документом, подтверждающим понесенные расходы. В этом случае для их подтверждения потребуются другие документы – расходы до предоставления этих документов принять к возмещению нельзя.

Особенности авансового отчета без кассового чека

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! В условиях всеобщего перехода к применению онлайн-ККТ все большее количество продавцов должны выдавать покупателям кассовый чек. Если продавец эту обязанность игнорирует, закон нарушает он, а не покупатель.

Поэтому покупатель не должен нести негативных последствий отсутствия у него чека ККТ, а также не обязан (да и не имеет возможности) проверять, правомерно ли продавец не использует ККТ и выдает ему другой документ о расчете.

Поэтому прилагать к авансовому отчету любой из нижеперечисленных документов, подтверждающих оплату, можно и сейчас.

ПКО, подобно БСО, состоит из 2 элементов — основной части и отрывной квитанции. Работнику, заплатившему за товар либо услуги подотчетными денежными средствами, отдается второй элемент. Именно его нужно прилагать к авансовому отчету.

Тема: Какие чеки можно

1. Трамвайные, автобусные билеты и билеты с маршруток. Даже если работник не направляется в командировку, а, предположим, отправляется в магазин купить что-то или на поездку к почте отправить письмо.

Кстати, еще интересно, насколько я знаю, в Москве в метро выдают разовый билет, он считается подтверждением оплаты? У нас, в Питере, жетончики, и этот вопрос не стоит, поездку в метро не подтвердить ничем.

4. Кассовые чеки, в которых, кроме купленного материалы, что-нибудь еще, например, пакет: 1 молоток — 1000 рублей 1 пакет — 3 рубля итого 1003 рубля.

Пакет как бы к строительной деятельности не относится, но, подотчетник не мог же принести купленный молоток без пакета. Представляете, по городу с молотком в руке ходить

Достаточно ли онлайн чека для авансового отчета

  • отсутствия в них сведений, необходимых для идентификации лиц, их подписавших;
  • когда наименование купленных товаров указано нечетко (например, «хозяйственные расходы, канцелярские товары, бытовая химия, стройматериалы, расходы, детские новогодние подарки»);
  • отсутствует дата составления;
  • не заполнены графы «количество», «цена товара»;
  • отсутствует подпись продавца.

При этом у предприятий сферы услуг, владельцев торговых автоматов, а также лиц, применяющих патент и ЕНВД, то есть для малого бизнеса, который не был обязан применять ККТ, будет еще целый год для перехода на новый порядок, для них он становится обязательным с 1 июля 2021 года. Таким образом, до середины 2021 года будут действовать два порядка оформления кассовых чеков: на старых аппаратах и новых. Следуя прежнему порядку, необходимо проверять наличие следующих обязательных реквизитов на кассовых чеках:

Рекомендуем прочесть:  Снос вагон городков нягань

Минфин решил судьбу НДС по кассовому чеку

Ситуация, которую рассмотрели финансисты, на практике встречается сплошь и рядом. Работнику выданы под отчет денежные средства на покупку, к примеру, канцтоваров.

К авансовому отчету сотрудник приложил кассовый чек, в котором отдельно выделена сумма ­НДС. Счет-фактура отсутствует.

Вопрос: можно ли в данном случае принять к вычету ­НДС? И если нет, то правомерно ли этот налог отнести на расходы при расчете налога на прибыль?

Отметим, что суды не столь категоричны. Так, Президиум ­ВАС РФ в постановлении от 13.05.2021 № 17718/07 указал, что согласно п. 7 ст.

168 НК РФ при реа­лизации товаров за наличный расчет в розничной торговле требования по оформлению расчетных до­кумен­тов и выставлению счетов-фактур считаются выполненными, если продавец выдал покупателю кассовый чек или иной до­кумен­т установленной формы. Следовательно, если оплата товаров производилась с учетом ­НДС, данный налог покупатель вправе принять к вычету.

Проводки по авансовым отчетам сотрудников

Согласно Налоговому кодексу, средства под отчет могут быть выданы сотруднику исключительно в целях выполнения производственной деятельности организации.

Подотчетное лицо может использовать полученные деньги во время служебной командировки либо непосредственно на хозяйственные нужны. По факту понесения расходов работник предоставляет авансовый отчет по форме АО-1.

К нему обязательно прилагаются счета, квитанции и прочие документы, удостоверяющие, что сотрудник понес расходы в связи с производственной необходимостью.

Допустим, ООО «Глобал» отправило своего сотрудника Симонова В.П. в командировку в г. Екатеринбург на 11 дней. Перед отбытием Симонов получил аванс в сумме 27 500 руб. Вернувшись, Симонов подал в бухгалтерию авансовый отчет, где были указаны расходы:

Командировочное удостоверение не оформляется. Дата отправления и прибытия фиксируются в загранпаспорте. По приезду сотрудник оформляет авансовый отчет и прикрепляет документы, подтверждающие расходы. Излишние денежные средства возвращаются на расчетный счет в организацию. При перерасходе – бухгалтерия выдает их сотруднику.

Дорогие читатели! Статья рассказывает о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай индивидуален. Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь к консультанту:

Можно ли принять к учету чеке, без QR-кода

У бухгалтеров остаются вопросы по применению ККТ при расчетах с работниками. Ответить на них мы попросили Алексея Алексеевича Батарина, начальника организационно-методологического отдела Управления оперативного контроля ФНС России.

— Командированный приложил к авансовому отчету кассовый чек на поездку в метро. Купил в кассе метрополитена в городе командирования. Но на чеке нет QR-кода и других обязательных реквизитов. Оплата проезда на метро в командировке предусмотрена локальным нормативным актом. Можно ли принять к учету такой чек?

Форма АО-1

В правую таблицу вносит данные специалист бухгалтерии. Сюда вписывается информация о бухгалтерских счетах и операциях, в частности указываются субсчета, по которым проходят деньги и конкретные суммы.

После того, как расходы будут произведены, сотрудник, получивший деньги, обязан вернуть остаток в кассу предприятия или же, если был произведен перерасход, получить из кассы излишне потраченные деньги. Именно на этом этапе и оформляется документ под названием «Авансовый отчет».

Электронный билет ржд для авансового отчета

Принять к вычету данный НДС можно только в том налоговом периоде, когда утвержден авансовый отчет, на основании которого они включены в расходы (п.7 ст.171 НК). Несмотря на то, что поездка фактически могла быть совершена в предыдущем налоговом периоде. И переносить такой вычет на следующие периоды нельзя.

В п. 2 приказа Минтранса России от 08.11.2021 N 134 определено, что маршрут/квитанция электронного пассажирского билета является документом строгой отчетности и применяется для осуществления организациями и индивидуальными предпринимателями наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт без применения контрольно-кассовой техники.

Как принять к учету расходы на такси без кассового чека

По нашему мнению, при расчете налога на прибыль можно учесть расходы на такие поездки в такси, подтвержденные распечатками сообщений от электронных приложений такси. Однако официальных писем контролирующих органов по данному вопросу нет.

Для признания расходов на проезд командированных работников на такси к авансовому отчету следует приложить кассовый чек либо бланк строгой отчетности. Распечаток из приложения «Яндекс.Такси», а также выписок с банковского счета работника может быть недостаточно для признания организацией данных расходов.

  1. Денежные средства выдаются на хозяйственно-операционные нужды и командировочные расходы.
  2. Основание для выдачи средств — распоряжение руководителя. Руководитель принимает решение после представления подотчетным лицом заявления.
  3. После осуществления расходов, на которые были отпущены средства, необходимо отразить их в отчете, приложив подтверждающие документы.
  4. Представить авансовый отчет с обоснованием расходов в бухгалтерию подотчетному лицу нужно в трехдневный срок после официальной даты возвращения из командировки. Такой датой считается дата, указанная в обратном билете или путевом листе, если работник пользуется автомобилем.
  5. Если работник получает денежные средства на хозяйственные нужды, то представить авансовый отчет он должен в сроки, установленные специальным распоряжением руководителя организации. Как правило, такое распоряжение оформляется в виде приложения к учетной политике организации.
  6. Работники организации должны быть ознакомлены со всеми распорядительными документами, касающимися порядка выдачи денег под отчет и представления авансовых отчетов, подтверждающих расходы.
  • билеты в обе стороны на авиа-, ж/д, автобусный транспорт, кассовые чеки о выдаче постельного белья;
  • подтверждения расходов на проезд до вокзалов/аэропортов, находящихся за пределами городов, в труднодоступных районах;
  • документы из места проживания — гостиничные счета, бланки строгой отчетности или кассовые чеки;
  • страховые полисы на поездку;
  • документы об оплате других сборов, связанных с поездкой;
  • документы об оплате получения виз.

Вам также может понравиться

Форма 0504505 | Авансовый отчет для бюджетников — Контур.Бухгалтерия

Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

  • командировочные с учетом суточных;
  • представительские;
  • закупку товаров, работ или услуг;
  • расчеты с контрагентами;
  • и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Сроки сдачи авансового отчета

Сроки сдачи зависят от цели выдачи аванса:

  1. Командировочный авансовый отчет сотрудник сдает в бухгалтерию в течение трех дней после возвращения. Если он вернулся в выходной или праздничный день, то три дня отсчитываются с момента выхода на работу (постановление Правительства России от 13.10.2008 № 749).
  2. Авансовый отчет по хозяйственным расходам сдают не позднее трех дней после истечения срока, на который был выдан аванс (п. 6.3. Указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У).

Форма авансового отчета в 2021 году

Авансовый отчет по унифицированной форме 0504505 введен в действие с 2015 года приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее — Приказ № 52н). Этот бланк первичного документа обязателен для всех государственных и муниципальных учреждений.

Учреждение может включить в форму 0504505 дополнительные данные и реквизиты, если они способствуют более полному отражению информации и соответствуют требованиям нормативных документов (Приложение 5 к Приказу № 52).

Авансовый отчет следует составлять в виде электронного документа и заверять его квалифицированной электронной подписью. Если нет возможности формировать и хранить электронные документы или бумажная форма обязательна, составляйте отчет на бумаге.

Как заполнить форму 0504505

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

  1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
  2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
  3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
  4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
  5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Переходим к заполнению

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса. 

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Далее идет табличная часть. В ней подотчетник указывает полученную и потраченную сумму. В строке «Остаток» он указывает неистраченные авансовые средства. Если же потрачено больше, чем получено, нужно заполнить строку «Перерасход».

Бухгалтер заполняет сведения о предыдущем авансе, проверяет сумму аванса и составляет бухгалтерскую запись. Он же проверяет количество оправдательных документов и листов, на которых они размещены.

Далее бухгалтер заполняет сведения о внесении остатка или выдаче перерасхода. Он принимает неизрасходованные деньги в кассу или удерживает, если перевод был безналичным. Указывает сумму и реквизиты кассового ордера, дату его оформления и ставит подпись еще раз.

Отрывную часть полностью заполняет бухгалтер. Тут нужно указать данные о подотчетном лице, номер, дату и сумму авансового отчета. Этот корешок забирает работник.

Далее переходим к оборотной стороне. Тут сотрудник вписывает сумму суточных и других расходов, а также указывает реквизиты проездных документов, документов, подтверждающих проживание в гостинице и т.д. В графе «Итого» указывается полная сумма расходов.

Бухгалтер в этой части заполняет графы 7, 8, 9 и 10. То есть прописывает расходы, принятые к учету, и формирует бухгалтерскую проводку.

Далее бухгалтер берет авансовый отчет, приложения к нему и копию приказа о направлении сотрудника в командировку и несет их на подпись главбуху, который проверяет и заверяет отчет. Затем его передают гендиректору на утверждение.

Утвержденный отчет со всеми приложениями должен храниться в бухгалтерии в течение пяти лет, как любой первичный документ.

Скачать образец авансового отчета

В облачном сервисе Контур.Бухгалтерия легко учитывать выданные авансы и формировать отчеты. Ведите в системе учет, начисляйте зарплату, платите налоги и отправляйте отчетность онлайн. Первые 14 дней работы — в подарок.

Расчеты с наемными сотрудниками — это не только заработная плата и выданные в подотчет средства, есть и другие категории расчетов. Например, материальная помощь, займы, возмещение ущерба и так далее. Для их учета использую счет 73.

, Михаил Кобрин

Переводы в пути — это деньги, еще не зачисленные на счет компании, но которых в наличном или безналичном виде уже нет. Например, наличность сдали в кассу банка, но на расчетный счет деньги еще не зачислили. По сути, деньги у компании есть, но числятся они не в кассе и не на банковском счете, они учитываются как «переводы в пути». Для их учета используют счет 57.

, Елизавета Кобрина

Испорченные товары на складе, украденные материалы, потерянные при перевозке полуфабрикаты — все это попадает на счет 94. Его добавили в план счетов специально для отражения сумм потерь и недостач материалов, товаров, денег и других ценностей.

, Елизавета Кобрина

Авансовый отчет: авиабилеты

Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету

В планировании деловых поездок и их организации всегда задействовано несколько лиц компании. Такая поездка начинается с выдачи денежных средств командированному сотруднику на выполнение в ходе неё поставленных задач, а заканчивается подготовкой отчетной документации по этим средствам.

В авансовом отчете по командировке отражаются все произведенные сотрудником, как подотчетным лицом, траты, в том числе оплата проезда до места назначения и обратно.

АВАНСОВЫЙ ОТЧЁТ ПО КОМАНДИРОВКЕ ОНЛАЙН

Как отразить покупку авиабилетов в авансовом отчете?

Стандартно для оправдания расходов по командировке сотрудник прикладывает к авансовому отчету оригиналы всех проездных документов.

Если авиабилет приобретается в кассе, то  прикладывается его бумажная версия, если онлайн — электронная, а именно маршрутная квитанция (об этом в части ниже).

В любом из вариантов билет должен подтверждать договор между пассажиром и перевозчиком, имея все необходимые реквизиты:

  • собственный уникальный номер;
  • дату оформления;
  • информацию о пассажире;
  • данные о перевозчике;
  • номер рейса;
  • время и дату отправления;
  • стоимость;
  • пункт отправления.

Зачастую компании покупают и предоставляют билеты командированному сотруднику заранее, поэтому в авансовом отчете они проводятся как аванс — в блок по авансам / перерасходам вносится стоимость проездного документа с НДС и сумма выданного под отчет аванса.

Отметим, что информация о билетах отражается не только на первой, но и на второй странице авансового отчета, где обязательно указываются их реквизиты и стоимость.

В бухгалтерском учете проводки проездных документов зависят от того, был ли куплен билет организацией или самим сотрудником.

Как вложить в авансовый отчет электронные авиабилеты?

В последнее время все чаще сотрудники предпочитают бронировать и приобретать проездные документы через интернет. Сегодня система электронной продажи билетов существует практически у всех авиа, ж/д и прочих перевозчиков, поэтому форма электронных билетов является стандартизированной по указу Минтранса РФ.

При покупке авиабилета через интернет пользователь получает на электронную почту маршрутную квитанцию.

Только в том случае, если маршрутная квитанция содержит все необходимые реквизиты, ее, предварительно распечатав на бумажном носителе, можно приложить к авансовому отчету.

Туда же потребуется присовокупить и посадочный талон, который выдается в аэропорту при регистрации на рейс, — это подтвердит факт самого перелета подотчетного лица.

Такое требование закреплено в письме Министерства финансов РФ №03-03-06/1/515.

Обратите внимание, что при утере электронного билета его с легкостью можно распечатать повторно, а вот посадочный талон будет необходимо заменить справкой, которую по запросу выдает авиа-перевозчик. Без этой справки принять к налоговому вычету покупку билетов в авансовом отчете невозможно.

Можно ли использовать для отчета по командировке авиабилеты на иностранном языке?

Если покупка авиабилетов проводилась на иностранном языке, в авансовый отчет нужно прикрепить перевод документа на русский язык. Выполнить его может сам командированный сотрудник, бухгалтер компании или специализированное бюро переводов. По сути, ключевой информацией являются только обязательные реквизиты перевозчика, пассажира, данные о рейсе и стоимость билета.

Если перевод билета на иностранный язык выполняет штатный бухгалтер, то для этого не требуется использовать специализированные словари — Федеральная налоговая служба составила письмо 26.04.2010 № ШС-37-3/656@, где расшифровала основные аббревиатуры и обозначения на английском языке, которые часто используеются в электронных билетах.

Как оформить электронный авансовый отчет по командировке?

Сегодня всё больше компаний стремятся к цифровизации, автоматизируя даже самые узкоспециализированные бизнес-процессы. Оформление командировки и далее отчета по ней не является исключением, в особенности, для компаний, где сотрудники часто отправляются в деловые поездки.

По данным компаний, которые уже внедрили и используют специализированные онлайн приложения от Hamilton Apps, им удается сокращать до 50% времени и 40% расходов на бизнес-процессе — ознакомиться с реальными историями можно в разделе Кейсы.

Стандартно оформление командировки в приложении Hamilton Командировки выглядит следующим образом:

По возвращении из командировки сотрудник создает авансовый отчет в приложении Hamilton Авансовый отчёт, в один клик подтягивает все данные из электронной командировки и заполняет необходимые расходы.

Приложение автоматически рассчитывает суточные и сравнивает авторизованный бюджет на туристические услуги с фактическими расходами.

Руководителю остается одобрить документ онлайн и подписать его ЭЦП, а бухгалтеру передать проводки в ERP — все бухгалтерские проводки приложение также сформирует автоматически.

Возможности приложений Hamilton Apps практически безграничны, они удобны в использовании как для подотчетных сотрудников, так и для бухгалтеров и руководителей компаний. Они легко интегрируются с другими корпоративными инструментами и ERP, такими как 1С, SAP, Oracle, JD Edwards и т.д.

Учет электронных проездных билетов в «1С:Бухгалтерии 8»

Какую дату указывать в авансовом отчете по электронному билету
Начиная с версии 3.0.81 в программе «1С:Бухгалтерия 8» упрощенный учет электронных проездных билетов поддерживается для всех пользователей, в том числе для тех, у которых не настроена интеграция с сервисом Smartway.

Теперь такие пользователи могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, после чего отражать расходы на проезд в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

Эксперты 1С рассказывают о новых возможностях программы.

В «1С:Бухгалтерии 8» начиная с версии 3.0.81 упрощен учет расходов на электронные билеты, приобретенные организацией для командировок сотрудников.

Пользователи, которые не загружают билеты из сервиса Smartway, теперь могут самостоятельно вводить в учетную систему билеты, приобретенные у разных агентов, а также отражать любые операции с билетами (доплата, обмен, возврат).

Для этого в программе используется справочник Билеты (раздел Справочники), документ Поступление билетов (раздел Покупки) и специальный счет учета 76.14 «Приобретение билетов для командировок».

Для компаний, использующих сервис для управления командировками Smartway, все приобретенные компанией билеты автоматически загружаются в справочник, без необходимости ручного внесения данных.

Дополнительные операции с билетами, такие как обмен или возврат, также отражаются в учете автоматически. Подробнее об упрощении учета командировок в «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и интеграции с сервисом Smartway см.

в статье «Командировки в 1С: упрощение учета и интеграция со Smartway».

После регистрации поступивших билетов (любым способом) учет расходов на проезд отражается документом Авансовый отчет (раздел Банк и Касса или раздел Покупки).

Поступление и учет билетов

Приобретение нового билета в программе регистрируется из формы списка Поступление билетов по команде Создать — Покупка.

В открывшейся форме документа Поступление билетов с видом операции Покупка следует ввести данные нового билета согласно маршрутной квитанции электронного авиабилета (контрольному купону электронного ж/д билета).

Рис. 1. Регистрация покупки билета

После записи нового билета следует заполнить остальные поля документа Поступление билетов, указав (рис. 1):

  • наименование контрагента — агента или перевозчика, у которого приобретен билет;

  • наименование договора на приобретение билетов с агентом или перевозчиком, если в организации ведется учет по договорам;

  • общую стоимость поездки и сумму НДС, выделенную в электронном билете отдельной строкой.

Документ Поступление билетов при проведении формирует бухгалтерские проводки:

Дебет 60.02 Кредит 60.01

— на сумму зачтенной предоплаты;

Дебет 76.14 Кредит 60.01

— на сумму приобретенного билета.

Напомним, что счет 76.14 «Приобретение билетов для командировок» специально предназначен для учета приобретенных организацией билетов для командированных сотрудников в валюте РФ.

Аналитический учет ведется по каждому командированному сотруднику (субконто Работники организаций) и билету (субконто Билеты).

Каждый сотрудник является элементом справочника Физические лица, а каждый билет — элементом справочника Билеты.

Если к уже оплаченному билету приобретаются дополнительные услуги (например, возможность выбора места, наличие багажа и т. д.

), то такое приобретение следует отразить документом Поступление билетов с видом операции Доплата.

При этом дополнительные услуги должны быть включены в общую стоимость билета, указанную в маршрутной квитанции обновленного электронного авиабилета (контрольном купоне электронного ж/д билета).

Изменение даты, маршрута и других параметров, при которых меняется номер электронного билета в системе бронирования, отражается документом Поступление билетов с видом операции Обмен. Эта операция означает одновременное списание прежнего билета и оформление нового. Поэтому в документе по обмену билетов указывается билет, который выбывает, новый билет и его общая стоимость (в том числе НДС).

Отмена поездки оформляется документом Поступление билетов с видом операции Возврат.

Любой приобретенный билет отражается в справочнике Билеты. Открыв билет, можно проанализировать не только основную информацию о предоплаченных услугах перевозчика (закладка Основное), но и все операции, совершенные с билетом (гиперссылка Операции с билетом).

Оформление авансового отчета

Чтобы учесть в расходах стоимость использованных билетов, их необходимо указать в авансовом отчете. При этом можно использовать как общую, так и упрощенную форму авансового отчета.

В форме авансового отчета с видом Закупка, расходы для отражения расходов на проезд предназначена отдельная закладка Билеты.

В прежних версиях программы закладка Билеты была доступна только при настроенной интеграции с сервисом Smartway.

По кнопке Заполнить программа автоматически подбирает приобретенные билеты для сотрудника, указанного в авансовом отчете, в соответствии с периодом командировки.

В форме авансового отчета с видом Командировка (рис. 2) при выборе сотрудника и периода командировки подходящие по дате отправления билеты подгружаются автоматически и отражаются в виде гиперссылки, расположенной рядом с текстом Билеты, приобретенные организацией.

Рис. 2. Авансовый отчет по командировке

Расходы, которые командированный сотрудник оплатил самостоятельно, следует вручную указать в табличной части Расходы сотрудника, подтвержденные документами.

При проведении документа Авансовый отчет формируются бухгалтерские проводки:

Дебет 26 (44.01, 20.01…) Кредит 71.01

— на сумму расходов, понесенных командированным лицом;

Дебет 26 (44.01, 20.01…) Кредит 76.14

— на сумму расходов на проезд, оплаченных организацией;

Дебет 19.04 Кредит 76.14

— на сумму НДС (если он выделен в билете отдельной строкой).

От редакции. Актуальную информацию о новых возможностях «1С:Бухгалтерии 8» редакции 3.0 и других программ 1С см. в 1С:ИТС в справочнике «Информация об обновлениях программных продуктов 1С:Предприятие» раздела «Инструкции по учету в программах 1С».

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: