Как прошить личное дело после увольнения сотрудника

Содержание
  1. Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения – СИЗ, нормы, инструкции
  2. Что такое личное дело
  3. Как формируется личное дело работника
  4. Ответственность за ведение личных дел
  5. Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников
  6. Правила использования архивной информации
  7. Законодательная база
  8. Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации
  9. Порядок ведения личных дел
  10. Кто имеет доступ к личным делам
  11. Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров
  12. Как правильно хранить копии документов в личном деле работника
  13. Если вы решили вести личные дела работников
  14. Внести сведения и хранить копии — большая разница
  15. Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?
  16. Нет цели — нет права хранить копии
  17. Хранение копии паспорта
  18. Выводы и рекомендации
  19. Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать, прошить личное дело уволенного работника – Ваш юрист – портал юридической помощи
  20. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?
  21. Архивация личных дел уволенных сотрудников
  22. Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть
  23. Архив личных дел уволенных работников
  24. Госархив как сдать личное дело работника
  25. Оформление личных дел уволенных во внутренний архив
  26. Как правильно сшить документы
  27. Как происходит хранение личных дел сотрудников
  28. Как сшить несколько личных дел
  29. Личные дела уволенных сотрудников
  30. Как сшивать дела в 4 дырки
  31. Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок
  32. Тема: Хранение документов уволенных сотрудников
  33. Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников
  34. Как правильно сшивать личное дело для направления в другой суд
  35. Как правильно сшивать документы
  36. Как прошить т 2 для архива
  37. Личное дело работника
  38. Как сшивать личные дела уволенных сотрудников – Бизнес, законы, работа
  39. Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления
  40. Особенности рассматриваемого вопроса
  41. Состав личного дела
  42. Формирование и ведение документов
  43. Хранение официальных бумаг
  44. Процедура закрытия

Сколько хранится личное дело сотрудника после увольнения – СИЗ, нормы, инструкции

Как прошить личное дело после увольнения сотрудника

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Что такое личное дело

Личное дело сотрудника — пакет документов и сведений о работнике касательно занимаемых им должностей и работы на предприятии. Такая совокупность документов подготавливается на каждого работника организации.

Согласно ФЗ от 27.04.2004 № 79-ФЗ и Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 ведение личных дел обязательно для государственных служащих, для остальных категорий — по желанию работодателя.

На практике на каждом предприятии ведется учет личных дел, что помогает систематизировать работу кадрового отдела и организации.

Как формируется личное дело работника

Личное дело уволенного работника формируется по принципу досье и сохраняется в отделе кадров организации до окончания календарного года. В течение 3 лет после увольнения документы проходят архивно-техническую обработку и передаются в архив.

После передачи в архив, существуют некоторые аспекты, которые необходимо выполнить:

  1. Дело необходимо прошить или сделать переплет.
  2. Убрать все скрепки и скобы, прошить на 4 протокола в твердую обложку.
  3. Личные документы вкладываются в конверт, подшитый в дело, и нумеруется как лист. Каждое вложение нумеруется номером по очереди (военный билет, трудовая книжка, диплом, удостоверение личности и т. д.).
  4. В конце дела необходимо подшить чистый лист и составить лист-заверитель дела, который не входит в общее количество листов папки.

Согласно Указу президента РФ от 30.05.2005 № 609 на предприятии осуществляется обязательный порядок сбору данных о сотрудниках. К ним относятся такие документы:

  1. Анкета, резюме, характеристики и листок по учету кадров.
  2. Копии паспорта, документов об образовании (дипломы, свидетельства), ИНН, страхового свидетельства, документов о семейном положении.
  3. Сведения от аттестации.
  4. Трудовой контракт.
  5. Приказы работодателя (о назначении, переводе на другую должность или место работы, отпусках и командировках).

Ответственность за ведение личных дел

Перечень сотрудников, которые имеют доступ к личным делам регламентируется приказом руководителя организации. Также работник имеет право на ознакомление с любой информацией касательно его персоны, что находится на сохранении у кадровика.

Согласно действующему законодательству РФ ответственные за нарушение неприкосновенности личных данных могут быть привлечены к ответственности:

Сколько хранятся личные дела уволенных сотрудников

Личные дела уволенных сотрудников могут храниться только при наличии годовой описи. В определенный год кадровик составляет список уволенных сотрудников и проставляет на обложке дел год прекращения трудовых отношений.

Сроки хранения документов регламентированы приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558 и составляют от 3 до 75 лет в зависимости от документов.

Период храненияКатегория данных
3 годадокументы граждан, не принятых на работу;
5 летхарактеристики и резюме;
бумаги, не вошедшие в состав личных дел (заявления, справки, докладные, служебные записки);
50 летличные карточки сотрудников, уволенных после 1 января 2003 года;
75 летличные карточки сотрудников, уволенных до 1 января 2003 года;
дела тех, кто был командирован за границу;
данные о доходах и имуществе гражданских служащих;
документы касаемо реабилитаций;
оригиналы личных документов (аттестаты, трудовые книжки, дипломы, удостоверения);
акты приема-передачи личных дел государственных служащих при переводе;
документы касаемо персональных данных (уведомления, согласия на обработку информации).

Также согласно «Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности госорганов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» (приказ Минкультуры от 25.08.2010 № 558) на постоянной основе сохраняются в архиве документы:

  • глав предприятий;
  • главы предприятия;
  • членов руководящих, исполнительных, контрольных органов организации;
  • членов (депутатов) представительных органов всех уровней власти в России;
  • сотрудников, которые имеют государственные и иные звания, премии, награды, степени и звания.

Правила использования архивной информации

Существуют правила касательно использования архивной информации, установленные актуальным законодательством и практикой делопроизводства:

  1. Организации и физические лица обязуются сохранять данные о бывших сотрудниках в течение вышеуказанных периодов.
  2. Граждане и представители предприятий имеют право подавать запросы для получения информации с архивов.
  3. Копии и справки документов касаемо социальных и пенсионных вопросов, получения льгот и компенсаций выдаются на бесплатной основе.
  4. Архивные данные могут передаваться в виде электронных документов.

Законодательная база

Как правильно хранить личные дела в бюджетной организации

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Если в вашей организации принято решение о ведении личных дел работников, необходимо сразу решить вопрос с организацией их хранения.

Порядок ведения личных дел

Личное дело (ЛД) — это совокупность документов, относящихся к одному работнику и содержащих сведения о его трудовой (служебной) деятельности и стаже.

В бюджетных организациях, как правило, ЛД ведутся на всех сотрудников. Однако возможно выборочное их ведение, например, только на руководящий состав, материально ответственных лиц и т. д. Под ведением понимается:

  • своевременное внесение записей обо всех изменениях: анкетно-биографических сведений, должностного положения и др.;
  • приобщение поступающих материалов и их изъятие;
  • выдача материалов дела, заверение копий;
  • ведение внутренней описи;
  • периодическая проверка состояния дел;
  • закрытие и подготовка к передаче в архив и т. д.

Порядок ведения и перечень документов, приобщаемых к ЛД, утверждается локальным нормативным актом.

Кто имеет доступ к личным делам

Все дела содержат персональные данные (ПД), а соблюдение требований по их защите — прямая обязанность работодателей (глава 14 ТК РФ, ФЗ от 27.06.2006 № 152).

Список лиц, имеющих допуск к ПД, утверждается приказом руководителя.

При этом лица, получившие доступ к ПД, обязаны не раскрывать третьим лицам и не распространять эти данные без согласия субъекта ПД, если иное не предусмотрено федеральным законом.

Руководитель организации приказом назначает ответственных за ведение и хранение ЛД (обычно это руководитель кадровой службы и его подчиненные), а также утверждает список лиц, имеющих к ним доступ (данную информацию можно закрепить и в Инструкции по ведению личных дел). В данный список, как правило, включаются:

  • руководитель организации и его штатные заместители;
  • руководитель и работники отдела кадров;
  • руководитель и работники юридической службы;
  • сотрудники бухгалтерии, начисляющие заработную плату и осуществляющие налоговые и иные отчисления;
  • руководители структурных подразделений (в отношении подчиненных работников);
  • другие ответственные сотрудники, утвержденные приказом.

Представителям сторонних организаций доступ к ЛД возможен только с разрешения руководителя организации по официальному письменному запросу.

Хранение личных дел сотрудников в отделе кадров

В отделе кадров должны храниться ЛД только работающих сотрудников. Размещают их в специально отведенном месте, исключающем доступ к ним третьих лиц, а также возможность их хищения или потери. Это должны быть специально оборудованные запирающиеся сейфы (металлические шкафы) или помещения.

Как правильно хранить копии документов в личном деле работника

Как прошить личное дело после увольнения сотрудника

Может ли работодатель хранить копии паспорта, СНИЛС, документов об образовании работника в его личном деле? Этот вопрос часто задают слушатели курсов по кадровому учету в Контур.Школе. Ответим на него в статье.

Работодатель должен помнить, что он:

  • обязан вести личные дела, если это определено нормативными правовыми актами, как, например, у органов исполнительной власти;
  • не обязан вести личные дела работников, если это не определено нормативными правовыми актами;
  • если не обязан вести личные дела, но решил делать это в своей организации, только он может ответить на вопрос, какие документы должны попадать в личные дела при их формировании. При этом работодателю важно разобраться с принципами обработки персональных данных.

Если вы решили вести личные дела работников

Первоочередная задача работодателя, который начинает формировать документы работников в личные дела, — разработать локальный нормативный акт: стандарт или положение о порядке формирования личных дел. Именно там следует раскрыть вопросы, как оформлять личные дела, формировать в них кадровые документы.

Распространенная ошибка: работодатель хранит лишнюю информацию о работниках на всякий случай. Этим он нарушает принципы обработки персональных данных.

https://www.youtube.com/watch?v=0Yz3ya82pksu0026t=84s

За нарушение принципов обработки персональных данных, несовместимой с целями их сбора, Роскомнадзор может привлечь работодателя к административной ответственности по ч.1 ст. 13.11 КоАП РФ и выписать предупреждение или административный штраф:

  • на граждан в размере от 1 000 до 3 000 руб.;
  • на должностных лиц — от 5 000 до 10 000 руб.;
  • на юридических лиц — от 30 000 до 50 000 руб.

Внести сведения и хранить копии — большая разница

В ст. 65 Трудового кодекса документы работника определены как предъявляемые при приеме на работу. Предполагается, что они именно предъявляются работодателю, а не передаются ему на хранение или для снятия копий.

Все, что необходимо сделать отвечающему за кадровое делопроизводство, — внести необходимые сведения в личную карточку Т-2. В этом случае не надо получать согласие работника на обработку его персональных данных.

А вот хранение копий паспорта гражданина РФ, СНИЛС, документов об образовании подпадает под понятие «обработка персональных данных», т.к. копии содержат персональные данные работника.

Но работодатели часто хранят копии на случай «а вдруг проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д. запросят». Такое объяснение не подходит для цели обработки персональных данных.

А если нет законной конкретной цели, то нет и согласия на обработку персональных данных, содержащихся в копиях документов.

Обработка персональных данных допускается для исполнения договора, стороной которого является субъект персональных данных (подп. 5 ч. 1 ст. 6 федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ «О персональных данных», далее — Закон «О персональных данных»).

Можно ли хранить копии, если есть согласие от работников?

Даже если работник согласен передать копии работодателю, законной цели при этом не возникает. Разберемся, что такое «законная конкретная цель».

Нет цели — нет права хранить копии

Проверяющие из Роскомнадзора применяют принципы, определенные ст. 5 Закона «О персональных данных»:

  • обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей. Не допускается обработка персональных данных, несовместимая с целями сбора персональных данных;
  • обработке подлежат только персональные данные, которые отвечают целям их обработки;
  • содержание и объем обрабатываемых персональных данных должны соответствовать заявленным целям обработки. Цели обработки персональных данных не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям.

Требования к содержанию согласия на обработку персональных данных определены в ч. 4 ст. 9 Закона «О персональных данных». К обязательным сведениям в согласии относятся цель обработки персональных данных и перечень действий с персональными данными.

Хранение копий документов работника должно ограничиваться достижением заранее определенных, конкретных целей, которые не должны быть избыточными по отношению к заявленным целям обработки.

Пример законных и конкретный целей обработки персональных данных:

  • для целей добровольного медицинского страхования работников;
  • для размещения информации о Ф. И. О. работника, его должности на внутреннем сайте работодателя.

Пример незаконной цели обработки персональных данных: на случай, если запросят проверяющие из налоговой, ФСС, прокуратуры и т.д.

Наличие у работодателя копий документов работников может свидетельствовать об избыточности информации о работниках (их персональных данных) по сравнению с тем, что требуется действующим законодательством.

Онлайн-обучение в Контур.Школе

Управление персоналом и кадровое делопроизводство

Посмотреть программу

Хранение копии паспорта

Ксерокопия паспорта может содержать биометрические персональные данные, т.е. данные об особенностях физиологических и биологических особенностях человека. Например, на копии можно увидеть особенности строения овала лица, формы глаз, носа и т.д.

В соответствии со ст. 11 Закона «О персональных данных» биометрические персональные данные обрабатываются только с согласия работника. В согласии нужно прописать цели, которые бы не нарушали принципы обработки персональных данных, не допускали излишней их обработки и были бы конкретными и законными.

Выводы и рекомендации

Определите правомерность своих действий:

  • Если вы собираете и храните в документах по кадровому учету копии документов работника, когда это не предусмотрено нормативными правовыми актами и согласием, то вы превышаете объем обрабатываемых персональных данных работника, установленный Конституцией РФ, ТК РФ и иными федеральными законами. Подобный вывод есть в судебной практике, в частности в Постановлениях Пятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу № А53-12557/2013, ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013. Именно после появления этих дел и начались многочисленные вопросы относительно хранения копий документов работника.
  • Если у вас есть конкретная цель, собирать и хранить копии правомерно. Помните, что хранение копий документов работника законно только в том случае, если работодатель определил конкретную цель их обработки (хранения), не допускающую излишней обработки персональных данных. Цель должна быть прописана в согласии на обработку персональных данных. При отсутствии такой цели и согласия хранение копий документов, даже если работодатель определит возможность, является нарушением законодательства о персональных данных.

Оформляем в архив личное дело уволенного работника как сделать, прошить личное дело уволенного работника – Ваш юрист – портал юридической помощи

Как прошить личное дело после увольнения сотрудника

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись.

В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится.

Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести. Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников?

  • Все личные дела на сотрудников ведутся на бумаге и складываются в папки с последующей прошивкой и нумерацией
  • На обложках каждой вновь сформированной папки проставляются порядковые номера и количество находящихся там дел
  • В отделе кадров текущему хранению подлежат только папки с документами фактически работающих сотрудников
  • Все папки с бумагами уволенных следует сдать в архив и хранить их по датам и внутри дат по алфавиту по возможности

ВАЖНО: текущее и архивное хранение должны быть организованы в специальных шкафах, не доступных влаге и огню. Сроки хранения личных дел уволенных работников Период, в течение которого обязательно хранить документы, определяет законодатель.

Архивация личных дел уволенных сотрудников

Помощь: Подготовка личных дел, оформленных с нарушениями, к сдаче в архив — некоторые личные дела отсутствуют; — на работников, которые работали по совместительству, а впоследствии принимались на постоянную работу, не были заведены новые дела. Устранить некоторые нарушения (например, получить заявление от работника, который уже давно уволен) не представляется возможным.

Как поступить сотрудникам подразделений при подготовке таких дел к сдаче в архив? Какие документы необходимо оформить? Должны ли быть сделаны какие-то отметки в личных делах, оформленных с нарушениями? — подшивку или переплет; — нумерацию листов; — составление заверительной надписи; — составление внутренней описи документов дела (в необходимых случаях); — оформление реквизитов обложки дела.

Если дело готовят к сдаче в архив, все листы внутренней описи также нумеруют, только по отдельности от листов дела. Журнал регистрации: как вести Он необходим, чтобы учитывать личные дела, заведенные на сотрудников.

Его стандартная форма не утверждена, а значит можно взять его образец из интернета либо приобрести в магазине. каждой графы можно менять в зависимости от организации.

В журнал вносят: номера дел, дату их начала, фамилию и инициалы сотрудников и другую информацию. Когда личное дело закрывается, в журнале делают отметку об этом: ставят дату и вносят причину, по которой дело было закрыто.

Личное дело сотрудника: требование к оформлению, что должно быть

Годичный срок хранения установлен и для графиков отпусков. Срок, в течение которого нужно хранить документы, подтверждающие, что сотрудник получил образование за счет организации, обусловлен требованиями налогового законодательства.

Дело в том, что пунктом 3 статьи 264 Налогового кодекса РФ установлено, что для списания данных затрат в уменьшение налогооблагаемой прибыли организация должна хранить все подтверждающие обучение документы (договор с образовательным учреждением, приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение, акт об оказании услуг, диплом, аттестат, сертификат и т. п.). Их срок хранения ограничивается сроком действия договора обучения и одним годом работы сотрудника, но не менее четырех лет.

Условия хранения документов Для хранения документов организации нужно оборудовать специальные помещения (сейфы или шкафы).

Архив личных дел уволенных работников

В процессе трудовой деятельности личное дело пополняется другими документами. Последним, завершающим документом в папке личного дела будет копия приказа о расторжении трудового договора.

Такой порядок следует из пунктов 3.5.3 и 3.6.18 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г. Документы располагаются в личном деле в хронологическом порядке по мере их поступления (п.

3.5.5 Правил, одобренных решением коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.). Хранение личных дел В отделе кадров храните личные дела только работающих сотрудников. Дела уволившихся сотрудников передайте на хранение в архив.

Документы личного дела подшейте на четыре прокола в твердую обложку из картона (скоросшиватель) или переплетите таким образом, чтобы можно было прочитать текст всех документов, в том числе даты, визы и резолюции.

Перед тем как подшить (переплести), удалите скрепки со всех документов.

Госархив как сдать личное дело работника

При подготовке дел к подшивке (переплету) металлические скрепления (булавки, скрепки) из документов удаляются. 3.6.5. Дела постоянного хранения, состоящие из особо ценных документов или неформатных документов, хранятся в закрытых твердых папках с тремя клапанами с завязками или в коробках. 3.6.6.

При наличии в деле невостребованных личных документов (удостоверений личности, трудовых книжек, военных билетов) эти документы вкладываются в конверт, который подшивается в дело. При наличии большого количества таких документов последние изымаются из дел и на них составляется отдельная опись.

3.6.7. В конце каждого дела подшивается чистый бланк листа-заверителя, а в начале дела (для учета особо ценных документов) — бланк внутренней описи документов дела. 3.6.8.

Оформление личных дел уволенных во внутренний архив

Лист-заверитель дела составляется по установленной форме (приложение 9), в которой указываются цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела, количество листов внутренней описи, оговариваются особенности нумерации номеров дела (наличие литерных номеров дела, пропущенных номеров, номеров листов с наклеенными фотографиями, номеров крупноформатных листов, конвертов с вложениями и количество вложенных в них листов), а также указывается наличие в деле типографских экземпляров брошюр с количеством листов в них, если они не были отмечены в общей валовой нумерации в деле. Лист-заверитель дела подписывается его составителем.

Все последующие изменения в составе и состоянии дела (повреждения, замена подлинных документов) отмечаются в листе-заверителе со ссылкой на соответствующий акт. Запрещается выносить лист-заверитель на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа.

Формирование дел И вести ее следует вплоть до увольнения сотрудника. Далее передается в архив на хранение. Уничтожать данный документ нельзя на протяжении определенного времени.

Обязательно или необязательно? Уже было сказано, что сотрудников вести совсем не обязательно. Но на любом уважающем себя предприятии есть подобного рода документация. Когда формирование досье обязательно, а когда нет? Законодательно нигде не прописываются правила по этому вопросу.

Ведение личного дела сотрудника Личное дело состоит из обложки личного дела и документов сотрудника, которые содержат исчерпывающие сведения о работнике и о его трудовой деятельности (если речь идёт о студенте, то сведения о его обучении).

руководители и их заместители; ведущие специалисты; материально ответственные работники (кассиры, кладовщики и т.д.); работники с перспективой повышения в должности и др.

Как правильно сшить документы

Согласно действующему законодательству личные дела уволенных работников обязаны хранить только государственные учреждения. Обеспечение архивной информации коммерческие организации производят по собственной инициативе, что облегчает дальнейшую работу при необходимости подтвердить трудовой стаж для пенсии или получить иные документы.

Как происходит хранение личных дел сотрудников

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела.
На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Как сшить несколько личных дел

но для организации, не являющейся источником комплектования государственного (муниципального) архива, такой способ сшивания документов вполне подойдет: он соответствует правилам архивного дела. как сшивать документы для налоговой, рассказывается . о том, как прошивать журналы и какие именно, рассказывается .

Личные дела уволенных сотрудников

  • 1 Регулирование прошивки документов в делопроизводстве
    • 1.1 Документы, подлежащие прошивке
    • 1.2 Нормативные акты, регулирующие прошивание документов
  • 2 Как правильно прошить документы: подробные схемы с описанием
    • 2.1 В две дырки
    • 2.2 В три дырки
    • 2.3 В четыре дырки
    • 2.4 В пять дырок
  • 3 Особенности прошивки документов: дельные советы
  • 4 Как заверить прошитые документы
    • 4.1 Кто может заверить прошитые документы
    • 4.2 Требования к оформлению прошитых документов для заверения

Как сшивать дела в 4 дырки

В настоящее время организации отдают предпочтение ведению личных дел сотрудников, хотя законодательство и не выдвигает подобных требований ко всем работодателям. Делается это в целях упорядочить работу с персональными данными и обеспечить сохранность полученных сведений.

Как подшивать документы нитками на 2, 3 и 4 дырки, а также на уголок

Заявления об увольнении и о переводе так же формируются с начала года — в отдельном номенклатурном деле. По отпускам — свое номенклатурное дело. Все документы должны формироваться в отдельные номенклатурные дела с начала и до конца года. Ничего никуда не выдергивается. Всё остается в хронологическом порядке.

Тема: Хранение документов уволенных сотрудников

3.6.11. Сложенный лист (формата A3, А2) разворачивается и нумеруется в правой части верхнего поля листа. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Как оформить архив по личным делам уволенных сотрудников

Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу составляется и оформляется по установленной форме (приложение 11), в которой указываются наименование организации, структурного подразделения, индекс дела, архивный шифр дела, номер дела (тома, части) по годовому разделу сводной описи дел, заголовок дела. На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации.

Как правильно сшивать личное дело для направления в другой суд

Немаловажно соблюдать некоторые требования. Наименование учреждения может меняться. Поэтому при составлении обложки документа необходимо указывать 2 названия. Названия учреждений указываются в именительном падеже. Старое название берется в скобки, новое должно будет находиться под ним.

Как правильно сшивать документы

Ремонт телевизоров, мониторов, микроволновок в Николаеве на дому +38(067)5124700 , +38(093)2019020 , +38(066)7021226 , +38(0512)590232 Как прошить тюнер Strong SRT 8500 HD В данной статье мы рассмотрим, как сделать обновление программного обеспечения для цифрового ресивера Strong SRT 8500 HD.

Как прошить т 2 для архива

Проще говоря, прошивка документов выполняется практически всеми структурными подразделениями учреждений и компаний, а разница состоит только в способе выполнения процедуры.

На сегодняшний день не существует единого стандарта , который точно бы объяснял, как правильно прошивать документы в различных структурах, однако некоторые регламенты все же имеются (один из примеров возможной прошивки бумаг по ГОСТу представлен на фото ниже).

Личное дело работника

Личное дело включает документы, отражающие сведения о работнике и его трудовой деятельности, либо о студенте и его обучении в ВУЗе. Как правило, личное дело формируется в течение длительного периода времени (все время работы или учебы). Они входят в состав документов по личному составу.

Как сшивать личные дела уволенных сотрудников – Бизнес, законы, работа

Как прошить личное дело после увольнения сотрудника

Он включает в себя данные о том, сколько листов прошито и пронумеровано. Также в этом листе указывают, есть ли в деле поврежденные документы, были ли вложены новые. Лист-заверитель наклеивают на обложку дела изнутри. Работник кадровой службы ставит на этом листе свою подпись. В архиве личное дело работника хранится 75 лет, для руководителей этот срок обычно увеличивается.

Но при этом, если сотрудник в последний рабочий день просит выдать на руки копии необходимых документов, сделать это можно, в таком случае дело хранить не придется, да и архив разгрузится. Заключение Если вы индивидуальный предприниматель, то личные дела на своих сотрудников можете не вести.

Хотя лучше это делать, потому что исходя из практического опыта становится понятно, что благодаря именно личному делу можно получить мгновенно нужную информацию о работнике.

Личные дела уволенных сотрудников и порядок их оформления

Как прошить личное дело после увольнения сотрудника

Коммерческие и другие организации часто собирают информацию о своих сотрудниках, после чего ее группируют. Ведение личных дел уволенных сотрудников зачастую создает трудности по причине отсутствия каких-либо стандартов. Стоит учитывать, что только на государственных служащих в обязательном порядке должны заводиться папки для подшивания документов.

Особенности рассматриваемого вопроса

Несмотря на то что многие организации и индивидуальные предприниматели не обязаны вести и хранить личные дела сотрудников, они это делают. За счет подобных документов вся информация систематизирована, поиск требуемых данных упрощается.

Личное дело — официальные бумаги или их совокупность, которые касаются лишь одного работника организации. Все они сшиваются и помещаются в специальную обложку.

Последовательность документов в личном деле уволенного работника и многие другие моменты никак не регламентированы.

Именно поэтому на предприятиях проводится формирование собственного порядка составления подобной папки, в котором будет оговариваться:

  1. Должности, для которых собирается конфиденциальная информация.
  2. Рекомендации по составу.
  3. Порядок формирования.
  4. Режим и срок хранения.
  5. Кто и как может получить доступ к документам.

Как подшиваются дела уволенных сотрудников и их состав или другие моменты, зачастую заимствуется у предприятий с государственными служащими. За счет этого существенно упрощается процесс формирования стандартов по ведению подобных документов.

Состав личного дела

Личные дела уволенных сотрудников, порядок формирования и особенности состава которых могут существенно отличаться, могут содержать оригиналы и копии, заверенные соответствующим образом.

Они могут иметь средний и большой срок хранения, у некоторых он достигает 70 лет. В большинстве случаев в папку включаются все документы, касающиеся конкретного сотрудника.

Оформление личных дел уволенных проводят так, чтобы не возникло проблем с поиском информации.

Все бумаги можно разделить на три большие группы, которым характерны определенные признаки. В первую входят документы, оформляемые на момент приема работника:

  1. Резюме, составленное сотрудником при обращении к будущему работодателю.
  2. Составленная анкета при приеме на работу.
  3. Характеристика и рекомендации, которые были получены с другого места работы.
  4. Копии паспорта или выписки с воинского учета, выписки и официальные документы с образовательных учреждений.
  5. Заявление, написанное сотрудником, о приеме на работу.
  6. Справки медицинского характера, определяющие состояние здоровья.
  7. Договор найма, подписанный двумя сторонами.
  8. Справки, касающиеся подтверждения факта наличия уголовной судимости или прекращения преследования.
  9. Копия приказа о приеме на работу.

Вторая группа формируется на момент трудовой деятельности сотрудников. Она может существенно отличаться, зачастую представлена:

  1. Должностными инструкциями.
  2. Копии свидетельства о рождении ребенка или о браке, его прекращении. Кроме этого, могут подшиваться копии водительских прав и различных допусков для работы на спецтехнике.
  3. Договор или копия соглашения о материнской ответственности.
  4. Дополнительный документ, связанный с трудовым договором. В нем могут указываться различные дополнения к основному контракту.
  5. Результаты проводимых медицинских обследований.
  6. Копии приказов, связанных с поощрениями или переводами, повышением по должностной лестнице.
  7. Аттестаты квалификации.
  8. Копии документов, в которых подтверждается ограничение трудовых способностей или инвалидность.
  9. Некоторые должности предусматривают наличие доступа к закрытой информации предприятия. В этом случае подписывается соглашение о ее неразглашении, которое также подшивается в папку.
  10. Заявление и о предоставлении незапланированного отпуска, докладные и объяснительные подписки по конкретному делу, различные акты и уведомления.
  11. Копии документов, связанные с повышением квалификации.

В ходе осуществления трудовой деятельности количество и содержание ранее добавленных документов может изменяться, некоторые изыматься по причине прекращения действия. Третья группа связана с прекращением действия договора найма. В нее включаются:

  1. Заявление сотрудника о прекращении трудовой деятельности на предприятии.
  2. Копия приказа об увольнении.

Закрыть личное дело при увольнении можно в любое время после вступления в силу приказа. В папку может подшиваться копия трудовой книжки, но саму ее не вкладывают. Все составленные папки должны быть защищены от хищения и порчи. Поэтому для их хранения зачастую используют металлические сейфы или шкафчики с замками. Вся информация, которая хранится в папке, не может отрыта посторонним лицам.

Формирование и ведение документов

В большинстве случаев оформлением, ведением и хранением документов занимаются в отделе кадров. По подписанному приказу на определенного сотрудника могут возлагаться следующие обязанности:

  1. Сбор и создание папки.
  2. Внесение изменений.
  3. Добавление и изъятие информации.
  4. Заверение всех копий.
  5. Контроль состояния листков.

На момент подписания договора все поданные оригиналы и копии сбираются в одно дело, ведется оно в течение всего периода вплоть до увольнения. Для каждого сотрудника заводится собственная папка, на титульном листе указывается следующая информация:

  1. Название организации.
  2. Индивидуальный номер.
  3. Структурное подразделение.
  4. Заголовок, представленный инициалами и фамилией сотрудника.
  5. Дата, с которой ведется дело.
  6. Дата окончания ведения документов. Зачастую она соответствует той, которая указана в приказе об увольнении.
  7. Количество листов, которые были подшиты в папку. Рекомендуют указывать эту информацию на момент сдачи папки в архив.
  8. Срок хранения папки.

После того как титульный лист был заполнен, вся информация группируется. Очень часто проблемы возникают с порядком расположения всех документов. Это связано с тем, что на многих часто указывается одна и та же дата. Зачастую бумаги размещают в следующем порядке:

  1. Заполняется личная карточка нового работника по форме Т-2. Она представлена сочетанием различной наиболее важной конфиденциальной информации.
  2. Анкета и резюме.
  3. Заявление, связанное с приемом на работу.
  4. Копия приказа о приеме на работу.
  5. Трудовой договор, который был подписан обеими сторонами.
  6. Копии наиболее важных документов.

Через некоторое время после формирования дела составляет лист внутренней описи, который также должен подшиваться. Она требуется для того, чтобы указывать новые документы или факт изъятия ранее вложенных. Внутренняя опись проводится в течение всего времени, в ней так же указывается факт поступления или изъятия бумаг.

Бланк внутренней описи также должен содержать определенную информацию. Зачастую он представлен сочетанием следующих пунктов:

  1. Номер дела и его заголовок, для которого заполняется бланк.
  2. Графа с порядковым номером.
  3. Индекс.
  4. Название типа бланка.
  5. Дата подшивания листка.
  6. Поле примечаний. Оно имеет довольно большие размеры, так как предназначается для занесения различных вправок об изменениях ранее измененной информации.

Кроме этого, сотрудник отдела кадров составляет журнал учета в произвольной форме. Зачастую он представлен большой тетрадью, в которой указываются номер дела, даты их создания и закрытия, заголовки. Журнал подобного типа может изготавливаться самостоятельно.

Хранение официальных бумаг

Установленные нормы в ст. 3 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ определяют то, что работодатель обязан защищать персональные данные, несет ответственность за их разглашение.

Ответственные лица могут быть привлечены к материальной и дисциплинарной ответственности, в некоторых случаях, административной или уголовной. Именно поэтому руководитель предприятия должен назначить приказом ответственного за ведение дел и их оформление.

При получении доступа к персональной информации без официального согласия ее разглашать нельзя.

Личная информация должна быть защищена от посторонних глаз, повреждения или хищения. Для этого часто устанавливается сейф или металлические шкафы с замком, папки распределяются в любом порядке, в том числе алфавитном. Сотрудники вправе:

  1. Проводить обработку всех данных, подробно изучать их.
  2. На получение доступа ко всей информации. При необходимости сотрудник может запросить копию любого документа, за исключением случаев из п. 8 ст. 14 Федерального закона от 27.07.2006 № 152-ФЗ.
  3. Для защиты информации назначать официальных представителей.
  4. Получать свободный доступ к медицинским документам, которые были внесены в дело.
  5. Требовать об извещении всех лиц о важной информации, которая была изменена.
  6. Требовать об удалении или изменении личной информации, если она была введена неправильно. Если был получен отказ, то в папку может быть подшит листок, в котором сотрудник указывает о несогласии с определенной информацией. Это заявление также включается в состав дела.
  7. Обжаловать в судебном порядке решение работодателя о разглашении личной информации сотрудника посторонним лицам. В этом случае можно потребовать возмещение нанесенного ущерба.

По требованию сотрудника и его разрешению, оформленному в письменном виде, информация может быть представлена третьим лицам. Документы должны быть представлены правоохранительным и некоторым другим органом при подаче официального запроса.

Процедура закрытия

Личное дело закрывается на момент подписания приказа об увольнении. Эта процедура имеет следующие особенности:

  1. Прежде чем дело отправится в архив, проверяется его целостность. В случае утраты оригиналов или их заверенных копий их правообладатель информируется.
  2. В ранее заведенную опись вносится последняя запись, связанная с числом листков.
  3. Завершительный лист подшивается в конце. Он требуется для указания количества листов внутренней описи и других бумаг.
  4. Документы, невостребованные сотрудником, помещаются в плотный конверт, который вкладывается в заведенную папку.

Хранить составленную папку можно в течение 50 или 75 лет. Если в нее включены документы с различными сроками хранения, то папка хранится по старшему показателю. По истечении срока все бумаги должны быть уничтожены.

После закрытия дела его помещают в архив. В отделе кадров оно может храниться не более трех лет с момента завершения в делопроизводстве. При необходимости папка может быть взята в архиве для их изучения и предоставлению бывшему сотруднику.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: