Как правильно заполняется трудовая книжка образец

Содержание
  1. Заполнение трудовой книжки: основные правила, инструкция, образец
  2. Основные правила заполнения трудовой книжки
  3. Инструкция
  4. Внесение изменений и исправлений
  5. Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые
  6. Оформление первого листа
  7. Образцы записей в трудовой книжке
  8. О приеме на работу
  9. О переводе на другую должность
  10. О переименовании должности
  11. О переименовании организации
  12. Правила заполнения трудовой книжки
  13. Заполняем титульный лист
  14. Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года
  15. Заполняем раздел «Сведения о работе»
  16. Правила заполнения трудовой книжки (2020)
  17. Как внести запись об увольнении
  18. Вносим запись о поощрении и награждении
  19. Вкладыш в трудовую книжку
  20. Как правильно заполнять трудовую книжку
  21. Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит
  22. Правила по которым заполняется трудовая книжка
  23. Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример
  24. Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример
  25. Когда заполняется дубликат
  26. Копия трудовой книжки
  27. Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку
  28. Как вносить изменения в трудовую книжку
  29. Аннулировать запись
  30. Как правильно заполнить трудовую книжку
  31. Какими нормативными актами руководствоваться
  32. Кто в ответе за грамотность оформления
  33. Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году
  34. Образец заполнения трудовой книжки
  35. Заполнение титульного листа
  36. Раздел «Сведения о работе»
  37. При переводе
  38. При совместительстве
  39. Пример заполнения трудовой книжки при увольнении
  40. Раздел «Сведения о награждениях»
  41. Внесение исправлений
  42. Вкладыш
  43. Дубликат трудовой книжки
  44. Как заверить копию
  45. Оформление трудовой: как делать записи
  46. Как заполнить титульный лист
  47. Сведения о приеме на работу в трудовой книжке
  48. Запись об увольнении
  49. Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

Заполнение трудовой книжки: основные правила, инструкция, образец

Как правильно заполняется трудовая книжка образец

Трудовая книжка – основной документ работающего человека. Он содержит все сведения о местах работы и имеющемся стаже. Постановление правительства РФ № 225 регламентирует форму оформления и заполнения этого документа.

Основные правила заполнения трудовой книжки

При каждом трудоустройстве в книжку вносится соответствующая запись. Основные правила ее внесения:

  1. Ведение учета информации производится в письменном виде – от руки шариковой ручкой синего или черного цвета.
  2. Каждая строка обладает порядковым номером.
  3. Первая страница содержит сведения о персональных данных сотрудника, которые сравниваются с паспортом при поступлении на должность.
  4. На первой странице располагается подпись и печать кадровика, которым была заведена книжка и сделана первая запись.

Инструкция

Для заполнения трудовой требуется наличие следующих документов:

  • паспорт или другое удостоверение, идентифицирующее личность владельца;
  • диплом об образовании;
  • журнал ведения учета движения документооборота;
  • устав предприятия (свидетельство о регистрации индивидуального предпринимателя);
  • печать с оттиском герба фирмы.

Сведения о местах трудоустройства вносятся по строчкам. В каждой из них прописывается следующая информация:

  1. Номер строчки. Нумерация начинается с единицы и продолжается по целым числам. В ряде случаев разрешается вводить десятичные номера (например, при корректировке одинаковых строчек).
  2. Вторая графа может включать даты заполнения приема, увольнения, перевода на другое место, изменения наименования должности или организации.
  3. Далее оставляется основная запись.
  4. Последняя графа содержит данные о документе, подтверждающем достоверность вносимых данных. При трудоустройстве – приказ о приеме на работу, при увольнении – приказ о прекращении действия или расторжении договора.

Этот раздел может содержать иные дополнительные события:

  1. Записи о совмещении деятельности на нескольких местах работы.
  2. Дополнительное образование.
  3. Изменение наименования предприятия без переименования должности и места трудоустройства.
  4. При реорганизации фирмы – информация об увольнении и зачислении на работу.

Внесение изменений и исправлений

Так как форма заполняется от руки, не исключается возможность возникновения ошибок. Трудовой кодекс РФ определяет правила исправления недостоверных сведений о работе.

Это требуется при следующих обстоятельствах:

  • обнаружение неточных или неправильно оформленных строчек;
  • наличие ошибок в персональных данных владельца, названии предприятия и т. д.;
  • необходимость отмены действия события на основании судебного вердикта;
  • обнаружение пропущенной записи (нарушение нумерации).

Корректировка выполняется в два этапа.

  1. Отмена предыдущего события путем признания его недействительным.
  2. Внесение достоверной информации в следующей строке.

Как оформить трудовую книжку при приеме на работу впервые

При первичном трудоустройстве вся информация вносится работником организации, отвечающим за прием персонала. После чего документ отдается на хранение в архив организации, где он находится до момента увольнения.

Оформление первого листа

Первая страница включает информацию о владельце. Последовательно вносятся следующие данные:

  • Ф. И. О.;
  • дата рождения;
  • информация об образовании;
  • наименование специальности по диплому;
  • дата внесения информации;
  • подпись владельца;
  • подпись должностного лица;
  • печать предприятия.

Пример заполнения первой страницы трудовой книжки:

Образцы записей в трудовой книжке

Все записи, вне зависимости от того, устраивается сотрудник по срочному договору или длительному, по совместительству или в качестве основного места работы, должны содержать реквизиты документа, на основании которого гражданин зачисляется или увольняется с должности.

О приеме на работу

Пример внесения записи о приеме на работу:

Запись о временном приеме на работу:

О переводе на другую должность

В ряде случаев может произойти смена места работы без увольнения. Независимо от того, производится перевод внутри предприятия или между организациями, в документ вносятся сведения о приеме гражданина на работу. Пример такой записи:

О переименовании должности

Запись о переименовании должности отражается в отдельной строке и содержит:

  • порядковый номер;
  • дату;
  • пишется фраза «Наименование должности «…» изменено на «…»»;
  • реквизиты приказа о проведении смены названия.

ВАЖНО! Если при этом у работника меняется список обязанностей, процедура выполняется путем заполнения строчки об увольнении и устройстве.

О переименовании организации

Запись о реорганизации также вносится в документ: «Предприятие сменило название с «…» на «…»». Однако такое возможно только при изменении именно наименования. Если вместе с этим меняется и тип компании, например, ООО было изменено в ОАО, оформляется строка об увольнении по соглашению сторон, а затем – о приеме.

Образец такой записи:

ВНИМАНИЕ! Если в трудовой книжке заканчивается свободное место, не заводится новая. Кадровая служба вклеивает вкладыш с чистыми страницами.

Правила заполнения трудовой книжки

Как правильно заполняется трудовая книжка образец

Заполнение трудовых книжек в 2020 году регулируется следующими нормативными документами:

При этом следует иметь в виду, что указанная нормативка — это не рекомендации к исполнению, а четко прописанные нормы, которыми утвержден образец трудовой книжки, и неисполнение которых преследуется по статье 5.27 КоАП РФ.

Заполняем титульный лист

Титульный бланк трудовой книжки заполняется в двух случаях:

  • первое трудоустройство;
  • оформление дубликата.

Образец новой трудовой книжки утвержден Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 и с тех пор не менялся.

Вся информация о владельце трудовой вносится чернилами черного, синего или фиолетового цвета. При заполнении необходимо указать:

  • Ф.И.О.;
  • дату рождения (ДД.ММ.ГГГГ);
  • образование и специальность;
  • профессию.

Информация вносится на основании предоставленных работником документов: как там написано, так и пишем. Никакие записи «со слов» работника не пишутся и не вносятся. Текст вписывается аккуратно, разборчивым почерком. Не допускаются помарки и ошибки. Даты вносятся арабскими цифрами. Какие документы работник предоставляет при заключении трудового договора:

  • об образовании (если работа требует специальных знаний, умений и навыков);
  • о воинском учете (если лицо военнообязанное);
  • СНИЛС (если отсутствует — работодатель оформляет этот документ сам);
  • паспорт.

Трудовая в списке не указана, но надо помнить, что это обязательный документ. Образец оформления трудовой книжки 2020 года вы сможете увидеть ниже.

Все, что записано на титульном листе, заверяется подписью специалиста, ответственного за заполнение, ведение и хранение трудовых книжек.

В любой организации, вне зависимости от формы собственности и направления деятельности, на одного из работников возлагается ответственность по оформлению и хранению трудовых книжек в рамках организации (пункт 45 правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.

2003 № 225). Кто это — кадровик, бухгалтер, работник другой службы или сам директор — не имеет значения. Важно, чтобы такой человек назначался приказом, который имеет такое же название — об утверждении ответственного лица за заполнение и хранение трудовых книжке и вкладышей к ним.

Целесообразнее назначить двух работников на это направление. Если один работник заболел или ушел в отпуск, второй его на это время подстрахует.

Далее ставится печать компании, если она есть. Ее оттиск ставится в специально отведенном месте на бланке. Если печати нет, значит, не ставим.

После того как кадровик внесет необходимые сведения владелец документа в специально отведенной строке расписывается в знак согласия с тем, что все данные внесены верно. Если были допущены ошибки, то такой документ признается недействительным и подлежит уничтожению, а владельцу трудовой книжки выписывается новый бланк (за счет организации).

Заполненный титульный лист трудовой книжки 2020 года

Что делать, когда работник меняет персональные данные? Не выкидывать же книжку… Да, этого делать не нужно, для этого случая законодательством предусмотрена возможность внесения изменений: старые данные работника на титульной странице аккуратно зачеркиваются (речь о Ф.И.О.), а на развороте трудовой вписываются новые сведения.

Заверяем эту запись своей подписью с расшифровкой (если есть печать, ее тоже ставим). Более подробно, как заполнять трудовую книжку 2020 году в этом случае, написано в разделе III правил, утвержденных Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225.

Необходимо иметь в виду и помнить, что исправление записей на титульном листе и в остальных разделах трудовой осуществляется разными способами.

Заполняем раздел «Сведения о работе»

После того как титульный лист заполнен, переходим к разделу «Сведения о работе». Здесь фиксируется:

  • наименование компании;
  • число, месяц, год внесения записей;
  • сам факт приема на работу;
  • передвижения по должностям;
  • переводы (на постоянной основе);
  • совместительство (по желанию работника по основному месту работы);
  • причины расторжения трудового договора.

Записи в трудовой книжке 2020 года вносятся на основании приказа, который издает руководитель организации. Реквизиты документа указываются в отведенной для этого графе. Запись следует внести в течение 7 дней со дня издания распоряжения (при приеме, переводах, повышениях и т. д.

), при увольнении записи вносятся в последний рабочий день (пункт 10 Правил, утвержденных Постановлением № 225). Порой специалисты путают сроки пять и семь дней. Пять дней — это срок, по истечению которого работодатель обязан завести на своего работника трудовую книжку (п. 3 Правил). Каждой записи соответствует порядковый номер.

Не нумеруются только заголовки в разделе «Сведения о работе».

Правила заполнения трудовой книжки (2020)

Порядок внесения информации в этот раздел:

  1. В графу «Сведения о работе» вписываются данные о предприятии-работодателе (без сокращений).
  2. В первой графе «№» записи присваивается порядковый номер.
  3. Во второй графе «Дата» (ДД.ММ.ГГГГ) указывается дата (в соответствии с приказом или фактическим допуском к работе).
  4. В третью графу вносятся данные о приеме на работу с указанием должности (как в трудовом договоре).
  5. В четвертом разделе указываются реквизиты приказа или иного нормативного акта о приеме на работу.

Когда приходит время, люди уходят из организации по разным причинам. Сведения о прекращении рабочих отношений заносятся сюда же следующей записью. Образец, как правильно заполнить трудовую книжку в этом случае, смотрите ниже.

Как внести запись об увольнении

Запись в трудовую вносится в соответствии с приказом нанимателя (именно в том виде, который есть в приказе, без сокращений). Указывается основание увольнения (ст. 77 ТК РФ), например: «Уволен по собственному желанию, пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации». Пример заполнения трудовой книжки по этому основанию представлен чуть ниже.

Если расторжение трудовых отношений имеет иные причины, например утрата доверия, то применяется ссылка на статью, запись такая: «Трудовой договор расторгнут в связи с совершением виновных действий работником, непосредственно обслуживающим товарные ценности, дающих основание для утраты доверия к нему со стороны работодателя, пункт 7 части 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации». Вне зависимости от причины ухода работника знакомят с этой записью и выдают бланк документа на руки.

Запись заверяется подписью руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой, ставится печать предприятия (при условии, что она есть).

В знак ознакомления с записью работник ставит в бланке свою подпись, указывает фамилию и инициалы. Расшифровка подписи — важный момент, так как фамилия должна совпадать с указанными на титульнике данными.

После этого работник расписывается в книге (некоторые называют ее журналом) учета движения трудовых и вкладышей к ним.

Правильное заполнение трудовой книжки (2020) исключительно важно, особенно в свете последних реформ пенсионного законодательства. ПФР не примет в работу документы, оформленные неправильно, или просто не зачтет период работы человека, оформленный с ошибками. Когда-нибудь мы все выйдем на пенсию, и не хочется это время тратить на исправление чужих ошибок.

Трудовая книжка, заполнение, не ограничивается заполнением титульного листа и раздела о работе, трудовая содержит еще один раздел — сведения о награждениях и поощрениях.

Вносим запись о поощрении и награждении

В носятся в трудовую книжку и записи о профессиональных заслугах сотрудника, наградах и поощрениях за хороший труд (сведения о взысканиях не заносятся). Все новые данные вписываются на основании приказа работодателя. Алгоритм записей тот же, что и в случае приема на работу, образец и правила заполнения трудовой книжки — выше.

Вкладыш в трудовую книжку

Вкладыш заводится и вшивается в трудовую, когда места в основном документе о стаже не остается и новые сведения вписывать уже некуда. Форма вкладыша утверждена Постановлением Правительства № 225.

Из важного, что надо знать про вкладыш:

  • он вшивается (прямо нитками, каким образом — неважно, важно прикрепить);
  • при заполнении вкладыша персональные данные в нем должны совпадать с данными, которые указаны на титульнике трудовой;
  • номер вкладыша вписывается в книгу учета движения трудовых;
  • все остальное заполнение идентично трудовой.

Для Республики Крым порядок внесения записей аналогичен, за образец, как заполнить трудовую книжку РК (2020), возьмите приведенные выше примеры.

Как правильно заполнять трудовую книжку

Как правильно заполняется трудовая книжка образец

Трудовая книжка в коммерческом процессе каждой фирмы или ИП, который является работодателем — вещь неотъемлемая, прописанная на законодательном уровне. Каждому сотруднику, проработавшему хотя бы пять дней такую книжку нужно оформлять. И не имеет значения, по какому принципу идёт наём сотрудника — будь он штатным, будь он временным или сезонным, всё равно нужна будет трудовая.

Не попадают под эти правила лишь те, кто устраивается по гражданско-правовому договору.

А в том случае, если для человека это будет первое место занятости, и книжки у него не было, работодатель должен взять пустой бланк и заполнить его при сотруднике после семи дней его работы.

Но обо всём по порядку.

Такой документ как трудовая имеет одну основную цель — отображать и подтверждать имеющийся у человека трудовой стаж. Поэтому она обязательная для каждого работающего человека.

Также во время назначения пенсии в пенсионном фонде её нужно предъявлять вместе с остальными документами.

Итак, какие законодательные акты и предписания регламентируют обращение работодателя с этим важным документом:

Также каждому важно знать следующие моменты:

  • Трудовая будет храниться (а работодатель соответственно обеспечивать хранение) весь период работы сотрудника — от поступления на должность, до увольнения.
  • Ошибка в составлении записи об увольнении работника в трудовой книжке может стать причиной проблем при последующем устройстве на работу.
  • Тот работодатель, кто принимает человека на должность впервые (если до этого книжки у работника не было) несёт ответственность за то, как в трудовой будет заполнена первая страница.

Кто заполняет трудовую книжку, ведёт и хранит

Обозначим главный тезис — вся ответственность за то, как будет храниться, вестись и заполняться трудовая книжка работника лежит на работодателе.

Другое дело, то, что личным приказом или поручением руководитель может назначить ответственного внутри своей фирмы. То дать конкретному работнику полномочия и делегировать свои обязанности.

Тот же сотрудник, назначенный руководителем и получит полномочия, получает право подписывать документ.

Получается ответственность лежит и на начальнике, и на назначенном им работнике.

Примечание: приказ о назначении ответственного лица также будет объектом внимания во время проверки со стороны государственных органов.

Правила по которым заполняется трудовая книжка

Первый шаг — оформление титульного листа. Какие указываются на титульной странице:

  • Паспортные данные.
  • Полученное образование.
  • Специальность (образовательная информация берётся из документов, которые предоставляет работник при устройстве на должность).
  • Дата заполнения.
  • Подписи сторон.
  • Печать фирмы.

Второй этап — иформация о приёме на должность.

Заполнение проводится одним цветом чернил, и не важно — синим, либо же чёрным (можно даже фиолетовым).

Все данные записываются в полноценном объёме. Сокращать нельзя.

Обязательным требованием считается заполнение страниц с информацией о фирме. Также нельзя забывать ставить число заполнения и номера записей.

Третий этап — сотрудник, несущий обязанности по заполнению, создаёт записи о достижениях принимаемого на должность. Речь идёт о званиях и наградах, которые должны быть подтверждены документально — приказом, дипломом, либо иной бумагой. Отмечается, за что присвоена заслуга, и кто производил награждение.

Важно! В трудовой книжке не содержатся данные денежных поощрениях.

Как заполнить страницу сведений о сотруднике в трудовой книжке. Пример

  • Записываем ФИО работника, его дату рождения. Все сведения, включая даты, записываются без сокращений. Основанием служит паспорт.
  • Записываем данные об образовании сотрудника. Делается запись исключительно в случае предоставления человеком документов — диплома об образовании, аттестата или иной бумаги.
  • Когда сотрудник предоставляет бумаги, подтверждающие незавершённый процесс образования, также можно сделать на их основе запись в трудовой.
  • Когда речь идёт об информации о профессиональном опыте сотрудника, или его специальности, переписывайте полностью с тех документов, которые он предоставил, ничего не меняя. Даже если речь идёт о дополнительных курсах улучшения квалификационных навыков.
  • После всех перечисленных шагов, нужно ознакомить работника с заполнением, чтобы он проверил записи на ошибки и поставил собственную подпись. Подпись сотрудника приравнивается к его согласию с данными трудовой. Последним шагом будет — поставить печать фирмы.

Как заполнить страницу сведений о работе в трудовой книжке. Пример

В этом разделе ставится полное наименование фирмы, которая принимает на работу сотрудника. Если у фирмы есть сокращённое название, также записываем и его.

Далее ответственным работником прописывается факт принятия человека на работу. Необходимо указать также подразделение или отдел, в который поступает на должность новый сотрудник. И обязательно указываем его должность в полном наименовании.

После этого вносим данные о документе, который может подтвердить приём сотрудника на должность. Конкретно — дата и номер документа, название.

В случае, если работник совмещает работу или должности, эту запись также можно внести в книгу, но не обязательно. И опять же, если вносите, должен иметься документ, это подтверждающий. Чтобы оформить всё верно — пишем порядковый номер записи, саму запись о том, что работник назначается совместителем. Потом прописываем название структуры, профессии и данные о квалификации.

Когда заполняется дубликат

Повторный экземпляр книжки заполняется тогда, когда документ либо потерян, либо пришёл в негодное состояние. Ещё один вариант — когда одна из записей признаётся не действительной. Это могут быть данные о зачислении на работу, увольнении, восстановлении и т.д.

Если вы оформляете дубликат трудовой книжки, нужно на титульном листе об этом сделать приписку. Ставится она в верхнем правом уголке.

Если первичный документ всё-таки будет найден, в него также вносится запись. Она будет гласить: «Взамен выдан дубликат». Также записывается серия с номером второй книжки.

Также в дубликат книжки вписывается непрерывный стаж сотрудника до конкретной организации в общем подсчёте — имеется ввиду общее количество лет, месяцев и дней. Но опять же требуются документы. Однако не требуется указывать ни фирмы, ни периоды занятости на их должностях.

Следующий шаг в этой главе — записать информацию о поощрениях, которые были отображены в первой книжке по местам прошлых занятостей.

После всего этого делается градация общего стажа на конкретные периоды с названиями компаний, на чьих должностях числился работник.

Копия трудовой книжки

Ксерокопируют стандартно те страницы трудовой книжки, где располагается информация. Качество снимаемых копий должно быть приемлемым — не меняйте масштаб и лучше не распечатывайте скан.

Заверка копий остаётся за кадровиками.

Помимо вышеперечисленного на самой копии нужно поставить порядковый номер страницы, надпись «работает по настоящее время», дату заверки и ФИО того сотрудника, который осуществлял заверение.

Внизу страницы копии ставится подпись «копия верна» и ФИО заверщика с личной подписью. Подобные записи должны быть на каждой откопированной странице.

Что касается «ипешников», то их статус как работодателя обязывает оформлять на себя печать. А как мы знаем, печать для ИП — вещь обязательная только в некоторых случаях. Заполнение трудовой книжки — как раз один из таких.

Что нужно предоставлять водителям, чтобы оформить трудовую книжку

  1. Паспорт
  2. СНИЛС
  3. Прошлую трудовую.
  4. Военный.
  5. Водительское удостоверение.
  6. Документы, подтверждающие образование.

Помимо вышеперечисленных документов, вам потребуется иметь на руках справку по медосмотру. Требуется она для того, чтобы можно было обозначить медицинские противопоказания к работе.

Но в трудовой такие записи не делаются. По процессам заполнения всё делается также.

Как вносить изменения в трудовую книжку

Естественно, от ошибок никто не застрахован, особенно учитывая, что трудовая заполняется вручную.

В случае, когда ошибка выявляется при заполнении новой книжки (с нуля), то исправления не допускаются. Книжка просто уничтожается, а параллельно составляется акт о том, что документ уничтожается.

А вот в случае, если ошибка выявляется уже при последующих заполнениях, то единственный способ её исправить — обращение в суд. Это делается, чтобы было вынесено постановление, что книжка принадлежит именно данному человеку. Так делают, когда неточности находятся в записи ФИО или иных личных данных сотрудника. На основе этого постановления создаётся следующая запись в книжке.

Аннулировать запись

Если же неточность допускается в других данных, не относящихся к личным, можно запись зачеркнуть, сделать новую и подписать её на основе нужных бумаг.

НО! В информации о работе зачёркивать нельзя.

Если ошибка именно в этом разделе, то потребуется сделать запись о том, что предыдущая — ошибочна, и что её нужно считать недействительной. Далее уже делается нужная запись. Порядковый номер также обновляется.

Если же неверным признаётся информация об увольнении работника, то:

Можно создать новую отметку о приёме на работу, а после неё сделать запись о том, что та — недействительна.

Можно написать, что запись неверная, а сотрудник отдела кадров напишет новую причину увольнения. (То есть в зависимости от того, почему данные об увольнении работника должны быть признаны недействительными).

Возможно вас заинтересует следующий материал: “Среднесписочная численность ИП без наёмных работников”, “Выплаты при сокращении работника 2017: пример расчёта”.

Как правильно заполнить трудовую книжку

Как правильно заполняется трудовая книжка образец

Минтруд России решил обновить бланк бумажной трудовой книжки и порядок ее оформления.

В проекте приказа, размещенном на едином портале для публикации проектов НПА, содержится обновленная инструкция по заполнению трудовой книжки в 2021 году и образцы разделов.

Книжку решили сделать объемнее — в обновленной предусмотрено не 10 разворотов, как сейчас, а целых 14. Общее содержание и разделы не изменились.

В правилах оформления есть существенные новации:

  1. Записи разрешат вносить с помощью технических средств, штампов (печатей), которые оставляют оттиск или переносят краситель.
  2. Сведения о работе по совместительству разрешат вносить как в хронологическом порядке, так и блоками, т. е. сразу о приеме и об увольнении.
  3. Разрешат не заверять запись при увольнении подписью работника.

Минтруд определился со сроком возврата документа работнику, который отказался от ведения бумажной книжки, — не позднее 3 рабочих дней со дня подачи заявления. До сих пор в разъяснениях Минтруд указывал, что документ следует выдавать в день получения заявления о переходе на электронный формат.

Какими нормативными актами руководствоваться

В первую очередь необходимо упомянуть, что заполнение трудовых книжек регулируется статьей 66 ТК РФ. Кроме того, действуют два других основополагающих документа:

Кто в ответе за грамотность оформления

Согласно ст. 66 ТК РФ трудовая книжка имеет установленную форму, обязательную для всех работающих граждан, и является основным документом о рабочей деятельности. После заведения бланка первая запись в трудовой книжке делается в организации, куда человек устроился на работу.

Ошибки в записях, которые вносятся в этот бланк, помешают трудоустройству работника и оформлению пенсии. Исправить неточности должен будет работодатель, который их допустил, либо текущий работодатель на основании документов от организации, которая эти ошибки сделала. Важно вносить сведения в документ в соответствии с установленными правилами и не допускать грамматических ошибок.

За ведение и сохранность документа отвечает работодатель, он обязан завести его при первом трудоустройстве. Руководитель вправе сам заниматься заполнением либо возложить эти полномочия приказом на специалиста кадровой службы или иного работника.

Правила заполнения трудовой книжки в 2021 году

Правила устанавливают следующие обязанности работодателя:

  • оформить бланк при первом трудоустройстве;
  • вносить записи в строго установленный (недельный) срок, а при увольнении — в день увольнения;
  • дублировать записи в личной карточке работника под его подпись;
  • использовать точные формулировки из ТК РФ или федеральных законов со ссылкой на них;
  • вносить сведения о поощрениях за заслуги в труде (госнаграды, звания, знаки, дипломы);
  • вернуть книжку владельцу при увольнении, а если бланк пришел в негодность, выдать дубликат;
  • заверить записи подписью ответственного лица, печатью организации (если есть) и подписью самого сотрудника;
  • уведомить работника о необходимости забрать ТК, если по каким-то причинам работник не смог ее получить в день увольнения (в противном случае работодатель понесет ответственность за задержку выдачи);
  • дополнить ТК вкладышем, если страницы закончатся;
  • вести обязательный учет движения книжек и вкладышей.

За нарушение порядка ведения, учета, хранения и выдачи бланков должностные лица несут ответственность по ст. 5.27 и ст. 13.20 КоАП РФ.

Инструкция по заполнению содержит такие правила внесения записей:

  • даты вписывают арабскими цифрами в формате ДД.ММ.ГГГГ;
  • используют перьевую, гелевую или шариковую ручку черного, синего или фиолетового цвета;
  • не применяют сокращений;
  • не зачеркивают записи при исправлении (это не относится к титульному листу), под некорректной записью пишут «Запись номер __ недействительна», ниже вносят правильную;
  • Ф. И. О. пишут полностью, без замены инициалами, дату рождения — на основе паспорта;
  • информацию о профессии и образовании указывают на основании соответствующих документов;
  • подпись работника должна заверить сведения.

Образец заполнения трудовой книжки

Бланк трудовой книжки утвержден постановлением правительства №225 от 16.04.2003.

Рассмотрим, как заполнять документ по разделам и как должна выглядеть титульная страница.

Документ состоит из трех частей:

  • титульная страница, содержащая основные сведения о работнике;
  • сведения о работе — информация о принятии на должность, переводе и увольнении;
  • сведения о награждениях.

Рассмотрим, как оформить трудовую книжку, поэтапно.

Заполнение титульного листа

Титульный лист оформляем особо внимательно. Любые помарки и неточности приводят бланк в негодность.

На этой странице должна содержаться следующая информация:

  • Ф. И. О. владельца;
  • дата его рождения;
  • образование (среднее, среднее специальное, высшее);
  • наименование профессии, как в дипломе;
  • дата открытия книжки;
  • подпись лица, заполнявшего бланк;
  • печать организации (если есть).

Эта страница заполняется только на основании документов, которые представил работник: паспорт, СНИЛС, документ об образовании (обычно диплом), свидетельство о заключении (расторжении) брака.

Вот так выглядит образец заполнения титульного листа трудовой книжки:

Раздел «Сведения о работе»

Каждая страница этого раздела состоит из 4 граф:

  1. Порядковый номер текущей записи.
  2. Дата приема на работу, увольнения, награждений и других событий.
  3. Сведения об организации, наименование должности и подразделения. Здесь же фиксируются факты принятия на работу, увольнения, перевода на другую должность.
  4. Подтверждение сделанной записи — наименование, дата и номер приказа, согласно которому сделана запись.

Сведения в этот раздел включают в течение 7 дней со дня издания приказа о приеме на работу, переводе на другую должность, награждениях, поощрениях и т. д.

Реорганизация предприятия отражается в этом разделе трудовой книжки. Эти записи помогут объяснить разные печати при принятии на работу и увольнении, а от правильного заполнения трудовой книжки зависят размеры будущей пенсии и других социальных выплат работника.

При переводе

Переход с одной должности на другую отражается в разделе «Сведения о работе».

Различают два вида переводов:

  • внутренний — работник меняет должность, находясь в той же организации;
  • внешний — меняется работодатель, предыдущий договор разрывается, заключается новый.

При внутреннем переводе в третьей графе книжки пишут «Переведен на должность… » и указывают новую должность и название отдела, если он менялся.

При внешнем переводе указываются номер и дата приказа об увольнении из одной организации и номер и дата приказа о принятии на работу в другую организацию. В обоих случаях указываем должность работника.

При совместительстве

Сюда же вносят сведения о работе по совместительству. Запись производится на основании представленных документов из другой организации, т. е. работник приносит на основное место работы справку, которая должна содержать:

  • полное и сокращенное название организации;
  • наименование должности работника;
  • дату принятия на работу;
  • реквизиты организации.

Вместе со справкой работник подает заявление, написанное в свободной форме, и заверенную копию приказа другой организации, подтверждающего, что он принят в штат. Если эти документы оформлены правильно, руководитель предприятия, которое является основным местом работы, издает приказ о внесении дополнительной записи в книжку.

Пример заполнения трудовой книжки при увольнении

Аналогично заполняется этот раздел книжки и при увольнении.

В третьей графе указываются основания увольнения, в четвертой — реквизиты приказа, на основе которого произошло расторжение договора.

Эти записи в трудовой книжке заверяют печатью (при наличии) и подписью работника отдела кадров. Если на предприятии нет отдела кадров или ответственного за оформление и ведение трудовых книжек, то это делает лично руководитель организации.

Раздел «Сведения о награждениях»

Еще одним разделом ТК, обязательным к заполнению, является раздел о награждениях. Сюда вносятся данные о следующих событиях:

  • вручение государственных наград, присвоение почетных званий;
  • награждение дипломами, грамотами, медалями, орденами, знаками отличия;
  • поощрения, указанные в ТК РФ или во внутренних нормативных актах организации.

Заполняется раздел книжки аналогично предыдущему:

  • 1 графа — порядковый номер записи;
  • 2 графа — дата награждения;
  • 3 графа — название компании, должность и вид награждения;
  • 4 графа — реквизиты приказа, на основании которого произошло награждение.

Внесение исправлений

С течением времени данные, указанные в трудовой книжке, изменяются. Например, женщина выйдет замуж и поменяет фамилию или работник получит дополнительное образование. Как внести в книжку изменения?

Если произошла смена фамилии, имени, отчества, то существующая запись перечеркивается одной чертой, а слева вписывается новая информация.

Ее достоверность подтверждается названием и номером документа, который явился основанием для изменений (например, свидетельство о заключении брака).

Новые данные заверяются подписью ответственного работника, вносившего исправление, расшифровкой подписи и печатью организации (если есть).

При присвоении новой классификации в образовании существующая запись зачеркивается одной чертой, а выше пишется новая.

При переименовании организации исправления вносятся следующим образом:

  1. Графы 1 и 2 остаются пустыми.
  2. В графе 3 фиксируется изменение названия организации. Указываются прежнее и новое названия в полной и краткой форме.
  3. В графе 4 проставляются реквизиты документа, на основании которого произошло изменение названия.

Если во время заполнения трудовой книжки была допущена ошибка или внесена неправильная запись, зачеркивать ее нельзя.

После неправильной записи ставится номер следующей по порядку. Во 2 графе проставляется дата внесения изменений. В 3 графе указывается «Запись №… считать недействительной». После этого должна следовать правильная запись.

Для заполнения графы 4 есть два варианта:

  • повторно указать дату и номер приказа, ставшего основанием для недействительной записи;
  • указать номер и дату приказа, изданного для внесения исправлений.

Вкладыш

После того как все чистые страницы ТК будут заполнены, данные будут вноситься на бланке вкладыша, который дополнительно приобретает работник. Вкладыш заполняется работодателем аналогично трудовой:

  • заполняются личные данные сотрудника;
  • проставляется дата;
  • заполняются актуальные сведения, касающиеся работника;
  • записи заверяются подписью и печатью организации.

Бланк вшивается в конце заполненной трудовой книжки. На титульном листе основного документа ставится штамп о выдаче вкладыша с указанием его серии и номера.

Количество вкладышей для одного документа законодательно не установлено.

Как и к ТК, к оформлению вкладыша тоже есть отдельные требования:

  • обложка должна быть неповрежденной;
  • недопустимо исправление ошибок;
  • вкладыш не имеет юридической силы без самой трудовой;
  • если вносятся изменения в трудовую, они включаются в каждый вшитый бланк вкладыша.

Дубликат трудовой книжки

Дубликат оформляется при потере трудовой или при ее порче. Если в это время документ находился у работника, то для восстановления следует обращаться к последнему работодателю. Чтобы дубликат оформили, подайте соответствующее заявление, которое рассмотрят в течение не более 15 дней. Дополнительно у работника запросят документы, свидетельствующие о его предыдущих местах работы.

В новой трудовой на титульном листе сверху делают надпись «Дубликат». Дальнейшее заполнение происходит стандартно. Все данные о предыдущих местах работы указываются на основе представленных работником документов.

Если потеря или порча произошла по вине работодателя, то вся работа по восстановлению информации ложится на него.

Как заверить копию

Часты случаи, когда работнику требуется копия трудовой. Чтобы ее получить, пишем заявление на имя работодателя. Форма заявления не установлена, но желательно придерживаться устоявшихся правил оформления:

  • в правом верхнем углу листа — данные руководителя и работника;
  • по центру — слово «Заявление»;
  • далее текст (в нашем случае такой: «На основании ст. 62 ТК РФ прошу выдать мне копию трудовой книжки, заверенную в установленном порядке»);
  • дата и подпись.

После принятия заявления в трехдневный срок работодатель изготавливает и выдает работнику заверенную копию.

Чтобы сделать все правильно, придерживайтесь следующего алгоритма:

  1. Сделать копии всех заполненных листов. Копии должны быть односторонними.
  2. Пронумеровать и прошить листы. На обороте последнего листа скрепить концы нитей бумажной наклейкой, на которой написать, сколько листов включает сделанная копия.
  3. Заверить каждую скопированную страницу (если они не скрепляются в один файл). Делать это должно лицо, которому предоставлено такое право локальными нормативными актами. Если такого лица нет, то заверяет копии генеральный директор.
  4. Лицо, заверяющее документ, пишет «Верно», указывает свою должность, подпись с расшифровкой и дату. Можно поставить печать организации (если есть), но закон не обязывает это делать.
  5. Добавьте еще одну запись, касающуюся оригинала трудовой: «Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № ___ за ___ год» (это пишут, когда копия нужна работнику для предоставления в стороннюю организацию).
  6. Иногда работник просит добавить фразу «Работает по настоящее время». Это не запрещено законодательством (требуется, как правило, для банков).

Мы уже писали подробнее о том, как правильно заверить копию трудовой.

Оформление трудовой: как делать записи

Правила ведения трудовых книжек прописаны в Постановлении Минтруда РФ от 10.10.2003 № 69 (Инструкция № 69). В нем, в частности, проясняется, что указывать даты следует арабскими цифрами.

Кроме того, есть и определенные стандарты по использованию ручки и чернил для внесения записей:

  • допускается использование перьевой или гелевой ручки, ручки-роллера (в том числе шариковой);
  • чернила (паста, гель) должны быть световодостойкими, а цвет — черный, синий или фиолетовый.

Обратите внимание на то, что какие-либо сокращения в записях не допускаются, о чем есть предупреждение в п. 11 Правил Постановления Правительства № 225.

Часто работодатели задают вопрос: можно ли с целью упрощения порядка внесения записей в трудовую книжку использовать штамп наименования организации? Если буквально подходить к соблюдению правил, то такой подход не является соответствующим требованиям по оформлению записей в трудовую книжку.

Но, как правило, госинспекции по труду не привлекают работодателей к ответственности, если название организации проставляется штампом. Однако важно, чтобы штамп проставлялся правильно: горизонтально, не захватывая лишние графы (в графе 3) и т.д.

В п. 11 Правил Постановления Правительства № 225 содержится предупреждение о том, что каждая запись имеет свой порядковый номер в пределах соответствующего раздела.

И эта норма вступает в противоречие с Постановлением Минтруда № 69, в котором говорится о том, что не нужно нумеровать записи при переименовании организации и в случае, когда вы оформляете дубликат, не нужно нумеровать записи об общем стаже.

Как правильно поступать в таком случае и на какой документ опираться?

Когда возникают противоречия в нормативно-правовых актах, то с юридической точки зрения правильнее руководствоваться положениями вышестоящего нормативно-правового акта. В данном случае — Постановлением Правительства № 225, которое говорит о том, что нумерация все-таки нужна. 

Как заполнить титульный лист

Евгения Конюхова, ведущий эксперт-консультант по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, на вебинаре «Трудовые книжки: стандарты ведения, исправления, записи при увольнении» объясняет, какие правила действуют при заполнении титульного листа трудовых книжек: 

Сведения о приеме на работу в трудовой книжке

Внесение сведений о приеме на работу имеет свои особенности, о которых нужно помнить. Так, например, заполнение этой части трудовой начинается с графы 3, где наименование организации указывается в соответствии с учредительными документами. 

Строчкой ниже, в графе 1, указываем порядковый номер.

В графе 2 вписывается дата приема на работу — в соответствии с приказом о приеме на работу.

Напротив даты приема на работу, в графе 3, производится следующая запись по шаблону: «Принят(а) в  ». Например, «Принят в отдел кадров кадровиком». 

Структурное подразделение указывается в том случае, если оно вписано в трудовой договор.

В графе 4 вписывается приказ, на основании которого сотрудник был принят на работу. Внося запись, лучше придерживаться такой последовательности: вид документа, дата, номер. Например, «Приказ от 16.12.2008 № 28-к». 

На этапе заполнения сведений о приеме на работу никакие записи печатями заверять не нужно. 

Также следует обратить внимание на то, что в трудовую книжку вносятся записи только о постоянных переводах. Никакие временные переводы в нее не попадают.

При внесении перевода следует руководствоваться следующим алгоритмом:

В графе 1 («№ записи») указываем порядковый номер.

В графе 2 — дату перевода.

В графе 3 — делаем запись: «Переведен(а) ». Например, «Переведен в юридический отдел юристом».

В графе 4 — указываем приказ о переводе (вид документа, дата, номер). 

  • Запись о времени военной службы

В раздел «Сведения о приеме на работу…» также вносится запись о времени военной службы. В этом случае в графе 2 указывается дата внесения записи.

В графе 3 делается запись следующего характера: «Служба в Вооруженных Силах Российской Федерации с 01.01.2017 по 01.01.2018».

В графе 4 указываем военный билет. Например, «Военный билет ГТ № 111112».

Таким же образом вносятся записи о работе по совместительству, но по желанию работника и если от него есть соответствующее заявление. Кроме того, в трудовую книжку, согласно п. 21 Постановления Правительства № 225, может вноситься информация о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

Запись об увольнении

В сведения о приеме на работу вносятся также сведения об увольнении. Общие правила того, как это делать правильно, сформулированы в Постановлении Минтруда № 69:

  • в графе 1 ставится порядковый номер записи;
  • в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора);
  • в графе 3 делается запись о причине увольнения;
  • в графе 4 называется документ, на основании которого внесена запись, — приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

Какая формулировка правильнее: «работник уволен» или «трудовой договор расторгнут»? 

В 2006 году в Трудовом кодексе появилась ст. 84.1, регламентирующая общий порядок оформления прекращения трудового договора.

Норма, которая касается непосредственно записи об основании и о причине прекращения трудового договора, звучит так: «Запись в трудовую книжку об основании и о причине прекращения трудового договора должна производиться в точном соответствии с формулировками настоящего Кодекса или иного федерального закона и со ссылкой на соответствующие статью, часть статьи, пункт статьи настоящего Кодекса или иного федерального закона».

При этом Постановление Минтруда № 69 обязывает вносить в трудовую книжку запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи ТК РФ.

В документе приводятся примеры, как это делается: «Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации» или «Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации».

Возникает противоречие. Как правильнее поступить?

Необходимо руководствоваться нормами вышестоящего акта. В данном случае — это Трудовой кодекс. Использование норм Постановления Минтруда № 69 будет расцениваться, как нарушение федерального закона.

По мнению Евгении Конюховой, ведущего эксперта-консультанта по трудовому законодательству и кадровому делопроизводству, если исходить из того, что Трудовой кодекс по юридической силе выше, чем Постановление Минтруда, то корректнее использовать формулировку «трудовой договор расторгнут», «трудовой договор прекращен».

Важно понимать отличие этих двух терминов — «расторгнут» и «прекращен». 

«Прекращение» предполагает отсутствие инициативы и работника, и работодателя (то есть так сложились обстоятельства — например, истек срок трудового договора). Термин «расторжение» используется, когда есть инициатива одной из сторон. В ст. 78 ТК РФ прописан порядок именно расторжения трудового договора. 

При оформлении увольнения работника по инициативе работника, следует делать ссылку на ст. 77 ТК РФ, в которой используется термин «прекращение трудового договора». В п. 15 Постановления Правительства РФ №225 на этот счет есть разъяснение: «При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным ст.

77 ТК РФ (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи».

При увольнении работника все внесенные в трудовую книжку за время работы у конкретного работодателя записи необходимо заверить подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью, подписью работника.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: