Как пишется ответ на служебную записку

Содержание
  1. Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?
  2. Докладная записка
  3. Внутренняя докладная записка
  4. Внешняя докладная записка
  5. Служебная записка
  6. Справка
  7. Служебная записка – что это за документ?
  8. Как оформить?
  9. Ответ на служебную записку
  10. Регистрация их в организации
  11. Отличия между докладной и служебной
  12. Ответ на служебную записку
  13. В каком случае требуется?
  14. В какие сроки его необходимо дать?
  15. Кто должен составлять?
  16. Как написать?
  17. Инструкция
  18. Вариант, как ответить
  19. Поиск ответа
  20. Образец ответа на служебную записку, содержание и правила составления
  21. Особенности служебной записки
  22. Когда необходим ответ
  23. Сроки дачи ответа
  24. Кто формирует ответ
  25. Правила написания
  26. Пошаговая инструкция
  27. Образец документа
  28. Ответ на служебную записку образец
  29. Служебная записка: правила составления и наглядный пример
  30. Особенности электронного документооборота
  31. Сроки ответа на официальный запрос

Докладные, служебные записки и справки: в чем разница?

Как пишется ответ на служебную записку

На практике довольно часто вместо докладной составляют служебную записку или справку. Статья дает четкое представление о том, в какой ситуации составление какого вида документа уместно. Кроме того, объясняются правила и приводятся образцы оформления этих документов.

Основной объем документов, обеспечивающих информационный обмен между организациями и структурными подразделениями, составляют: справки, докладные и объяснительные записки, сводки, отчеты, акты, письма, телефонограммы. Информация, содержащаяся в этих документах, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению. Рассмотрим различия в составлении и оформлении докладных записок, служебных записок и справок.

Докладные и служебные записки — это, как правило, внутренние документы организации. Они носят вспомогательный характер по отношению к организационно-распорядительным документам. В Кратком словаре видов и разновидностей документов, разработанном Главархивом СССР, ВНИИДАД, ЦГАДА в 1974 году, даны определения этих документов, из которых следуют некоторые различия в их назначении:

  • Докладная записка — документ, адресованный руководству, излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.
  • Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направляемая одним должностным лицом другому.

Докладная записка

Докладная записка (код унифицированной формы 0286041 по ОКУД) составляется с целью информировать руководство о сложившейся ситуации, имевших место фактах и т.п. и побудить к принятию определенного решения.

Докладные записки могут носить и чисто информационный характер. Такие записки содержат, как правило, информацию о ходе выполнения каких-либо работ.

Отчетные докладные записки сообщают о выполнении заданий, планов, указаний, работ.

Таким образом, докладные записки обеспечивают связь объектов управления на вертикальном уровне — снизу вверх, то есть направляются от нижестоящего должностного лица вышестоящему должностному лицу.

В зависимости от адресата докладные записки могут быть:

  • внутренними, т.е. направляемыми руководителю структурного подразделения или учреждения, и
  • внешними — адресуемыми в вышестоящие инстанции.

Внутренняя докладная записка

Внутренние докладные записки составляются на стандартном листе бумаги, но с указанием всех необходимых реквизитов, расположенных в соответствии с ГОСТ 6.30–2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к составлению документов». К таким реквизитам относятся:

  • наименование структурного подразделения;
  • вид документа (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА);
  • дата;
  • регистрационный номер;
  • заголовок к тексту;
  • текст;
  • адресат;
  • подпись составителя (с указанием должности).

Текст любого информационно-справочного документа оформляется шрифтом Times New Roman, размер 14, через 1,5 интервала.

Предпочтительно при оформлении докладной записки пользоваться угловым расположением реквизитов заголовочной части (однако это требование не является жестким). Примеры расположения заголовочной части внутренней докладной записки двумя способами:

 

Во внутренней докладной записке в верхнем левом углу располагается наименование структурного подразделения — автора документа.

Наименование вида документа пишется прописными буквами (ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА) и может располагаться по центру или от границы левого поля (в зависимости от того, какой выбран способ расположения заголовочной части документа) через 2 межстрочных интервала.

Дата и индекс докладной записки пишутся на одной строке. Дата оформляется арабскими цифрами, например 02.02.2006, или буквенно-цифровым способом, например 02 февраля 2006 г. У внешней докладной записки она является датой подписания и, как правило, отправки. Датой внутренней докладной записки будет дата составления и подписания.

Регистрационный номер на внутренней докладной записке проставляется либо по месту составления, либо по месту получения, в зависимости от постановки системы регистрации, которая действует в организации.

При рассмотрении докладной записки заинтересованными лицами, на ней проставляются визы согласования, а после принятия решения — резолюция руководителя.

Вынесение резолюции является конечным этапом рассмотрения докладной записки.

Докладная записка может иметь заголовок, который кратко раскрывает содержание документа. Заголовок докладной записки формулируется по общим правилам составления заголовков к документам: с помощью предлога «о» и отглагольного существительного в предложном падеже. Например: «о переводе Королевой О.В. в бухгалтерию».

В тексте докладной записки четко выделяются две части. В первой части сообщаются факты, послужившие поводом для составления документа, а во второй — излагаются конкретные выводы, просьбы и предложения. Текст докладной записки может состоять и из трех частей.

В этом случае в первой части (констатирующей) будут излагаться причины, факты или события, послужившие поводом для ее написания, во второй части — анализ сложившейся ситуации, возможные варианты решения, а в третьей — выводы и предложения о конкретных действиях, которые необходимо предпринять, по мнению составителя докладной записки.

Докладная записка может быть представлена в текстовом и табличном варианте или их сочетании.

Если имеется приложение, то отметка о нем делается до оформления подписи:

Пример 2

Внешняя докладная записка

Внешняя докладная записка оформляется на общем бланке и подписывается руководителем организации. При этом полное или сокращенное наименование вышестоящей организации используется согласно уставу организации. Наименование организации-автора размещается ниже.

 

Служебная записка

В Общероссийском классификаторе управленческих документов (ОКУД) отсутствует такой вид документа как «Служебная записка». Однако данный вид документа широко используется в управленческой практике.

В связи с чем предлагаем оформлять «Служебную записку» в соответствии с требованиями ГОСТ 6.30–2003 «УСД. УСОРД. Требования к оформлению документов» в целях единства оформления управленческой документации.

Служебные записки, в отличие от докладных записок, обеспечивают связь объектов управления на горизонтальном уровне,то есть составляются работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения. Следует помнить, что служебные записки направляются обычно от одного руководителя к другому или от одного сотрудника к другому только в случае их равнозначного должностного статуса, в противном случае это будет докладная записка.

Как правило, служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, организационного и хозяйственного обеспечения. Служебные записки — это своего рода переписка между структурными подразделениями. Они обычно содержат определенную просьбу, предложение. Служебные записки оформляются так же, как и докладные.

Пример оформления служебной записки:

 

Справка

Информационные докладные записки часто заменяют таким документом, как справка, и наоборот, что является неправомерным. Справка — это документ, содержащий описания и подтверждения тех или иных фактов или событий, в том числе биографического или служебного характера; в отличие от докладных записок она не требует принятия каких-либо действий от руководителя.

В зависимости от целей составления справки могут быть:

  • аналитические,
  • отчетные или
  • информационные.

Аналитические справки содержат информацию по вопросу или проблеме, требующей решения. Обычно аналитические справки имеют значительный объем текста (до 3-х страниц). Текст аналитической справки состоит из трех частей. В первой части излагается основание составления, во второй — анализ ситуации или вопроса, в третьей — выводы и предложения.

Отчетные справки содержат обобщающие итоговые сведения о результатах деятельности, поэтому заголовок отчетной справки включает указание на период времени, к которому относятся изложенные в справке сведения, например: Справка об объеме документооборота предприятия в 2006 г.

Справки информационного характера составляются с целью информировать руководство о положении дел и могут иметь, например, следующий заголовок: Справка о ходе выполнения работ по договору с ОАО «Луна». Они составляются по запросу и представляются в установленные сроки.

Справки, в зависимости от адресата, могут быть:

Внешние справки оформляются на общем бланке организации, подписываются руководителем организации и содержат те же реквизиты, что и докладные записки.

Внутренние справки оформляются на стандартном листе бумаги аналогично внутренней докладной записке и подписываются руководителем структурного подразделения и/или специалистом-составителем.

Текст и информационной, и отчетной справки может быть оформлен в виде таблицы, включать разделы и подразделы (см. образец составления внутренней справки в Примере 6).

 

При подготовке проекта справки необходимо тщательно отредактировать ее содержание с точки зрения:

  • полноты и достоверности фактов и сведений;
  • правильности оформления средств обратной связи (адрес, телефон и т.п.);
  • точности датирования;
  • соблюдения уровня подписания.

Все это необходимо для того, чтобы справка не вызывала дополнительных вопросов и тем более последующей разъяснительной переписки.

Справки биографического или служебного характера служат для удостоверения каких-либо юридических фактов, например, о подтверждении занимаемой должности, о заработной плате, месте проживания и т.п. Если ситуации, по которым выдаются справки, являются типовыми, в организации создаются унифицированные трафаретные бланки.

Текст справки биографического характера начинается с указания в именительном падеже фамилии, имени, отчества лица, о котором сообщаются сведения. В тексте любой справки не должно быть архаичных оборотов, содержащих ненужные слова типа «настоящая справка», «действительно работает» и т.д. В конце справки дается название учреждения, куда она представляется.

Подписывают справку лица, ее составившие и несущие ответственность за представленные данные. В зависимости от назначения справки это могут быть руководитель организации и главный бухгалтер или руководитель организации и начальник отдела кадров. Такие справки обязательно заверяются печатью организации.

Пример оформления справки служебного характера:

 

Служебная записка – что это за документ?

Как пишется ответ на служебную записку

На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством. И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации:

Как оформить?

Обычно речь в служебных записках идет об определенной проблеме, которую специалист не может решить самостоятельно. Указав предложения по ее разрешению, он таким образом советуется с вышестоящим начальством.

Особой формы написания служебных записок, установленной законодательством, нет. Любой сотрудник может составить этот документ в свободной форме. Некоторые крупные предприятия самостоятельно разрабатывают свои формы служебных записок.

Есть определенные требования, которые предъявляются к оформлению таких документов. Обязательно следует указать:

  • ФИО адресата.
  • Полное название документа, номер записки и дату написания.
  • Тему записки.
  • Описание сложившейся ситуации.
  • Должность автора, его ФИО.
  • Подпись.

Проблемы при составлении служебной записки должны описываться кратко, без сложных оборотов и лишних слов. Обязательно должен быть указан номер документа, так как впоследствии записка будет зарегистрирована.

Печать на служебной записке не ставится.

Благодаря современным технологиям деловая переписка нередко осуществляется с помощью электронной связи. Служебная записка в этом случае составляется практически так же, как и на бумаге.

Здесь вы можете узнать что такое объяснительная записка.

Но есть некоторые отличия. В первую очередь они касаются адресата, так как в электронном письме его нужно указывать только, если письмо отправляется на общую электронную почту. Также рекомендуется запрашивать уведомление, подтверждающее отправку и получение электронной служебной записки.

Существуют следующие виды служебных записок:

  • на премирование работника;
  • на повышение оклада;
  • о невыполнении должностных обязанностей;
  • о выделении денежных средств итд.

Ответ на служебную записку

После рассмотрения служебной записки руководитель обязан поставить на документе определенную резолюцию, например, «Исполнено», «Принято к сведению» или «Отменено».

Если записка подразумевает получение ответа, то руководитель должен его предоставить.

Никаких определенных сроков на отправку ответа нет, так как это зависит от ситуации.

Например, ответ на служебную записку о причинах лишения премии руководитель должен ответить в течение 10 дней.

Что касается формы ответа, то она устанавливается локальными документами организации. Чаще всего это пояснительная записка, в которой содержится информация о том, какие меры принял адресат в ответ на сообщение сотрудника.

Регистрация их в организации

Служебные записки являются внутренними документами, поэтому их регистрация не является обязательной. Тем не менее, многие предприятия ведут учет служебных записок, регистрируя их в специальном журнале. Благодаря этому можно контролировать общее количество полученных документов.

Журнал регистрации должен включать следующую информацию:

  • номер и дату каждой служебной записки;
  • личные данные о должностном лице, отвечающем за ведение журнала;
  • краткое содержание полученной записки.

Очень часто журналы регистрации заменяют специальными электронными программами, которые содержат всю информацию о внутреннем документообороте. Это позволяет экономить время и быстро находить нужные данные.

Срок хранения оригиналов служебных записок у ответственных за них лиц составляет 5 лет. После этого срока специальная экспертная комиссия решает их судьбу. Копии служебных записок хранятся «до минования надобности».

Отличия между докладной и служебной

Разница между этими двумя документами незначительная, но она все же есть. Конечно, служебная и докладная записки похожи между собой по структуре. Иногда в дополнение к одной записке может быть написана другая.

Отличиями документов являются:

  1. Служебная записка может отправляться одним сотрудником другому, в то время как докладная записка всегда направляется вышестоящему руководству.
  2. Докладная записка может служить способом переписки с другими юридическими лицами, служебные же записки используются только во внутреннем документообороте.

Деловая корреспонденция подразумевает наличие большого количества различных писем и записок. Поэтому каждый сотрудник обязательно должен знать правила составления каждой служебной записки. Для этого при необходимости кадровые работники должны предоставлять образцы записок.

Чем отличается служебная от докладной смотрите в видео-ролике:

Ответ на служебную записку

Как пишется ответ на служебную записку

>Как правильно написать ответ на служебную записку? Инструкция по составлению и образец для скачивания

В каком случае требуется?

В крупных структурах невнимательность при составлении служебной записки или вовсе ее игнорирование может привести к лишней трате времени на выяснение каких-либо обстоятельств, поиска виновных в возникновении проблем, несогласованностью в работе подразделений.

Как правило, ответ на служебное письмо необходим тогда, когда он подразумевается. То есть, сотрудник обязан дать свои комментарии после рассмотрения служебной записки. В них содержатся меры, которые были приняты работником, после ознакомления с обращением.

Коммуникация между сотрудниками в компании – нужный и важный фактор, который приводит к успеху любую организационную структуру.

В какие сроки его необходимо дать?

Ответ сотруднику должен поступить в течение десяти дней, однако точные сроки в законодательстве не обозначены.

Обычно время закреплено в нормативных актах организации, поэтому стоит обратиться к ним и уточнить индивидуально.

Стоит учесть, что время ответа чаще всего зависит от ситуации: напряженного графика работы, количества праздничных или выходных дней, или иных обстоятельств в данный момент.

Цель записки – согласовать какие-либо вопросы или объяснить что-либо коллеге в деловых аспектах. Такая документация регистрируется в специальном журнале (номер записки обозначен в шапке документа).

Кто должен составлять?

Такой документ составляется сотрудником, на которого она пришла. Составляют ответ после изучения документа и обсуждения видов согласования. В ответе не должны содержаться сложные речевые обороты, необходимо писать кратко и по делу. Служебную записку подписывает специалист или руководитель отдела.

Форма служебной записки определяется организацией. Однако в данном случае нужно руководствоваться РФ ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации». Как правило, оформляется такая бумага на листе А4.

Как написать?

Этот пункт не регламентирован. Обычно ставится дата ознакомления и подпись с решением. Однако чаще всего форма ответа на служебную записку также устанавливается индивидуально, локальными документами с учетом специфики организации. Идеальный вариант – наличие примера такого документа в компании, утвержденный начальником, чтобы сотрудникам было проще оформлять такие бумаги.

Если сотрудник хочет выразить согласие по какому-либо вопросу, следует начать с фраз типа: «Сообщаем Вам…» или «Извещаем Вам…». Как правило, уже в первых предложениях должна быть обозначена основная мысль, которая несет позитивный характер.

Если же он отказывает по каким-либо причинам, следует использовать нейтральные и вежливые фразы: «Благодарим Вас за Ваши предложения, но…» или «В связи с…». С прямого отказа начинать не нужно, потому что для официальной переписки такая реакция не характерна.

Важно! Лучше всего обращаться к локальным документом определенной компании, чтобы решить подобные вопросы, потому что именно там указан регламент оформления документов.

Инструкция

Итак, разберем основные параметры составления документа.
В шапке ответа на служебную записку обозначают:

  1. Дату, от которой поступила служебная записка.
  2. ФИО того, кто обращался.
  3. Проблема, с которой обращались.

В теле текста содержится пояснение по проблеме и возможный вариант ее решения. Далее ставится дата и подпись сотрудника.

Инструкции по делопроизводству в каждой компании определены виды документов, которые создаются в организации и служат инструментом общения между сотрудниками.

Скачать образец ответа на служебную записку

Вариант, как ответить

Существует множество таких примеров, которые можно найти в интернете. Вот один из них.

Разберем пример реакции на послание от руководителя отдела N к начальнику подразделения Z с предложениями по совершенствованию противопожарной безопасности.

Ответ

на служебную записку от 31.10.2017 г. руководителя N с предложением по совершенствованию противопожарной безопасности

Ваши предложения действительно касаются наболевших вопросов, доставшихся нам в «наследство», и не в полной мере решенных только из-за недостаточного финансирования.

В настоящее время данные вопросы будут рассматриваться на заседаниях руководителей. По результатам заседаний будут определены сроки финансирования, а значит, вопрос, с которым Вы обратились, будет согласован в ближайшее время.

С уважением, руководитель Z

5.11.2017 г. Подпись руководителя Z

Справка! Если сотрудник отправляет документ начальнику отдела, то такая записка считается докладной. В случае со служебной коммуникация идет по горизонтали, то есть, например, от руководителя одного отдела к руководителю другого.

Возможно, вам будет интересно посмотреть наши статьи о том, как правильно написать служебную записку о невыполнении сотрудником обязанностей, нарушениях в работе, отсутствии сотрудника на работе, командировке, приеме на работу, на приобретение, выдачу денежных средств, отгул, повышение или перерасчёт, выплату и удержание зарплаты.

Служебная записка носит информативный характер или носит в себе какую-либо проблему. Сотрудники должны своевременно отвечать на нее, чтобы недопониманий в компании возникало как можно меньше, а также, чтобы быть информированным по всем вопросам.

Поиск ответа

Всего найдено: 28

Как правильно пишется «В ответ на ваше предложение заключить договор аренды на объекты теплоснабжения, НАХОДЯЩИХСЯ или НАХОДЯЩИЕСЯ в муниципальной собственности …»

Ответ справочной службы русского языка

Корректно: заключить договор аренды в отношении объектов, находящихся.

В ответ на Ваше письмо от …., в дополнение к ранее представленной информации от …, направляю в Ваш адрес … Скажите, пожалуйста, обязательно ли в данном случае выделение «в дополнение к» запятыми?

Ответ справочной службы русского языка

Выделять запятыми оборот со словами в дополнение к необязательно.

УВАЖАЕМАЯ Грамота, благодарю вас за ваши своевременные ответы и прошу снова помочь мне .. В ответ на Ваш запрос от 06.12.2017 года сообщаем, что у ОАО «Энерго» предложения по продукциям и услугам , связанных с положением о закупках отсутствуют . Вопрос: нужна ли запятая после о закупках? Спасибо!

Ответ справочной службы русского языка

Ставится запятая: предложения по продукциИ и услугам, связанныМ с положением о закупках, отсутствуют.

Нужно ли выделять запятыми предлог «касательно» в данном случае: «В ответ на Ваше письмо №… касательно … сообщаем следующее:»

Ответ справочной службы русского языка

Запятые ставить не нужно.

Добрый. Не подскажете, пожалуйста, нужны ли запятые после «что» в предложении ниже: В ответ на Ваше обращение сообщаем, что, согласно условиям обслуживания и лицензионному соглашению, держателем основной учетной записи может быть только лицо старше 18-ти лет. Заранее благодарю!

Ответ справочной службы русского языка

Знаки препинания расставлены правильно. Наращение после числа не нужно, верно: старше 18 лет.

Добрый вечер. От какого лица писать официальное письмо от Учреждения адресованное другому Учреждению: Например, В ответ на Ваше письмо от 00.00.0000 № 000 сообщаю, сообщаем или сообщает… Как будет правильно соблюсти нормы русского языка при употреблении указанного глагола?

Ответ справочной службы русского языка

В деловых письмах обычно используется форма первого лица множественного числа (сообщаем). Подробнее см. в «Письмовнике».

Здравствуйте! Подскажите, пожалуйста, какой знак препинания ставится после слова сообщаем в предложении: На Ваш запрос о предоставлении сведений…сообщаем.(:) Наша организация не предоставляет услуги по…

Ответ справочной службы русского языка

Можно так: В ответ на ваш запрос сообщаем, что наша организация…

Правильно ли употребляется слово»касательно» в предложении:»В ответ на вашу служебную записку касательно поставки оборудования…»?

Ответ справочной службы русского языка

Такое употребление корректно. Предлог касательно (чего-либо) характерен именно для официально-деловой и книжной речи.

Добрый день! Очень прошу расставить знаки препинания. В образце умышленно убрал все наши варианты расстановки (рубимся уже года два!) Будем неимоверно благодарны, клянусь! ) «В ответ на Ваш запрос (исх.

№…) относительно заинтересованности в приобретении автомобильных цистерн модели 16432-П в количестве 5 единиц сообщаем что наше предприятие являясь официальным дилером ООО «Автоцистерна» по реализации автомобильных цистерн и запасных частей к ним (Свидетельство о дилерском соглашении № …..

от…) предлагает рассмотреть данное коммерческое предложение о поставке интересующих Вас цистерн.»

Ответ справочной службы русского языка

Корректная пунктуация: В ответ на Ваш запрос (исх.

№…) относительно заинтересованности в приобретении автомобильных цистерн модели 16432-П в количестве 5 единиц сообщаем, что наше предприятие, являясь официальным дилером ООО «Автоцистерна» по реализации автомобильных цистерн и запасных частей к ним (Свидетельство о дилерском соглашении № ….. от…), предлагает рассмотреть данное коммерческое предложение о поставке интересующих Вас цистерн.

Образец ответа на служебную записку, содержание и правила составления

Как пишется ответ на служебную записку

Бизнес юрист > Бухгалтерский учет > Первичные документы > Образец грамотного ответа на служебную записку с рекомендациями

Служебная записка – это формальная документация, позволяющая коллегам в компании взаимодействовать друг с другом. С ее помощью работники запрашивают важные сведения, выдают инструкции или извещают коллег о каком-либо событии. Иногда на нее нужно давать ответ, для чего используется свободная форма. Заранее рекомендуется изучить образец ответа на служебную записку.

Особенности служебной записки

Записка является внутренней документацией, поэтому допускается ее не регистрировать. К особенностям относятся:

  • она позволяет решать правовые, финансовые, хозяйственные или трудовые вопросы;
  • составителем может выступать любой сотрудник организации, у которого возникла какая-либо проблема;
  • адресатом может быть любой наемный работник, руководитель отдела или директор фирмы;
  • при составлении записки важно убедиться, что получатель обладает нужными полномочиями для решения проблемы;
  • благодаря этой документации работник показывает, что знает о наличии трудности, но законно перекладывает ответственность за ее решение на других сотрудников, которые имеют необходимые навыки и знания.

Записки могут использоваться не только для информирования, но и включения данных о выполненной работе. Они могут быть как внутренними, так и внешними.

К самым популярным внутренним запискам относится:

  • сотрудником на сотрудника;
  • на списание материальных ценностей или расходников;
  • на премирование;
  • на совмещение, если на предприятии возникает необходимость в совместителе;
  • на увольнение нерадивого сотрудника, который не справляется с трудовыми обязанностями;
  • на оборудование, если представители производственного отдела нуждаются в новой технике;
  • на командировку, причем с помощью такой документации можно информировать руководство о результатах служебной поездки.

Владельцы многих организаций предпочитают пользоваться журналом для регистрации записок. Это позволяет контролировать, какое количество документов было получено тем или иным сотрудником. При регистрации указывается номер документа, дата составления и персональная информация о гражданине, который ответственен за заполнение журнала.

Когда необходим ответ

В крупных компаниях неправильное формирование или регистрация служебок приводит к серьезным проблемам. Они связаны с выяснением причин, по которым документ не был получен адресатом. Отсутствие ответа нередко приводит к тому, что разные отделы работают несогласованно.

Ответ на записку дается при наличии соответствующей информации в тексте. Например, если работник просит устранить проблему, то желательно ответить ему о том, какие были использованы меры для этих целей. Поэтому после рассмотрения документации сотрудник должен дать конкретные комментарии.

Внимание! Грамотная коммуникация между подразделениями компании выступает основным фактором успешного развития бизнеса.

Общие правила составления бизнес-писем на видео:

Сроки дачи ответа

В законодательстве отсутствуют точные сроки, в течение которых нужно дать ответ на документ. Но желательно придерживаться следующих правил:

  • рекомендуется ответить в течение 10 дней после получения документа;
  • точный срок допускается фиксировать во внутренней документации организации;
  • время ответа зависит от многих факторов, к которым относится напряженность рабочего графика, количество рабочих дней и праздников, а также иные трудности.

Внимание! Официальный ответ составляется исключительно в письменном виде с одновременной фиксацией в журнале.

Кто формирует ответ

Составляется ответ человеком, которым была получена записка. Для этого первоначально изучается текст, а также выбирается подходящий вид согласования. Часто указываются в ответе действия, которые выполнены адресатом. Желательно пользоваться простыми предложениями, а также составлять краткий и лаконичный текст.

Допускается при формировании ответа пользоваться свободной формой, но в некоторых компаниях закрепляется образец. Часто для этих целей применяется бумага формата А4, но допускается пользоваться и фирменными бланками. Подписывается документ составителем или руководителем подразделения.

Правила написания

При составлении ответа рекомендуется придерживаться правил:

  • форма ответа может устанавливаться каждой компанией, для чего учитывается специфика выбранного вида деятельности;
  • начинается текст следующей фразой «Сообщаем Вам…»;
  • формируется текст из нескольких предложений, в которых излагается основная и позитивная мысль;
  • если получатель по каким-либо причинам отказывается решать возникшую проблему, то применяются нейтральные выражения, например, «В связи с…»;
  • приводятся основания для отказа;
  • пользоваться можно только вежливыми фразами, поэтому запрещена нецензурная лексика или жаргонизмы;
  • необходимо придерживаться принципа полноты и достоверности содержания;
  • запрещено наличие помарок, ошибок или исправлений;
  • не разрешается эмоциональная оценка или присутствие просторечий.

О дополнительных правилах составления документа можно узнать из внутренней локальной документации фирмы.

Пошаговая инструкция

Для формирования грамотного ответа на служебку выполняются действия:

  • в шапке указывается дата, когда адресат получил записку от работника компании;
  • вводится ФИО составителя записки;
  • приводится проблема, которую должен решить получатель документа;
  • основной текст состоит из пояснений или комментариев относительно выявленной проблемы;
  • приводятся способы ее решения;
  • приводится дата составления ответа;
  • ставится подпись работника, занимающегося формированием текста.

Руководство любой организации может составить собственную инструкцию относительно делопроизводства с учетом специфики работы. Такие инструменты упрощают процесс общения между подразделениями и сотрудниками.

Готовый документ согласовывается с непосредственным руководителем или иными заинтересованными лицами, а после передается адресату на рассмотрение. На основании данного текста адресат выносит резолюцию, а также при необходимости раздает поручения и выполняет другие действия.

Образец документа

Во время составления ответа желательно ориентироваться на образец, зафиксированный в учетной политике фирмы. Если он отсутствует, то текст формируется в свободной форме.

Типовой образец представлен далее:

Скачать образец ответа на записку [12.19 KB]

В каждой ситуации содержание будет уникальным, поскольку зависит от просьб и требований, перечисляемых в служебной записке. Текст должен быть понятным, лаконичным и актуальным. Для упрощения процесса взаимодействия актуально оставить образец в отделе кадров.

При получении служебной записки любой сотрудник предприятия должен оценить необходимость ответа. Если он подразумевается содержанием документа, то во время формирования текста учитывается возможность решить возникшую проблему. При составлении ответа желательно ориентироваться на требования компании и образец.

Выделите ее и нажмите Ctrl+Enter, чтобы сообщить нам.

Ответ на служебную записку образец

Как пишется ответ на служебную записку

На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством. И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему — обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Служебная записка: правила составления и наглядный пример

Как пишется ответ на служебную записку

На любом предприятии у сотрудников должна быть возможность вести деловую переписку с коллегами или начальством. И чаще всего для этого используются служебные или докладные записки.

С помощью писем и записок происходит обмен информацией внутри организации. Важно понимать, что в подобных документах нет распоряжений или других управленческих указаний. Это лишь информация, которую адресату необходимо принять к сведению.

Дорогие читатели! Наши статьи рассказывают о типовых способах решения юридических вопросов, но каждый случай носит уникальный характер.

Если вы хотите узнать, как решить именно Вашу проблему – обращайтесь через онлайн-консультант справа или звоните по телефонам бесплатной консультации :

Особенности электронного документооборота

Упоминания названого документа в ОКУД ОК 011-93, (Общероссийском классификаторе управленческой документации) нет, но в документах по трудовому праву присутствуют ссылки и на служебную записку, наравне с докладной.

Рекомендации о том, как составить докладную (аналогично – и служебную записку), внесены в Федеральный закон №184 от 27 декабря 2002 года.

Его последняя редакция содержит изменения и дополнения, регламентированные Федеральным законом от 5 апреля 2020 года под №104.

Основное несходство служебной и докладной записки проявляется в том, что первая из них обеспечивает управленческую связь между руководителями равнозначных структурных подразделений, т. е. – управление на горизонтальном уровне. Вторая записка обеспечивает вертикальный уровень управления.

Если в организации допускается обмен данными при помощи средств электронной связи, в том числе электронной почты, то отправка служебной записки упрощается. К плюсам такого оборота документов внутри предприятия относится также оперативность рассмотрения обращений.

Как писать служебную записку в электронном виде? Точно так же, как в классическом варианте на бумажном носителе. Существенных различий в документах нет. Образец в таком формате практически ничем не отличается от приведенного ранее примера.

Основная часть вашей служебной записки (то есть непосредственно описание ситуации и вносимые на рассмотрение предложения) остается точно такой же, как и в нашем примере.

Единственным исключением является то, что у вас отпадает необходимость указывать в служебной записке адресата. Имя пользователя, которому отправляется обращение, будет внесено в строку «Адрес». Если говорить об обмене документами через общий ресурс (например, один адрес электронной почты на отдел), в строке «Тема» нужно указать, кому адресовано послание.

Помимо этого, при использовании электронной почты (индивидуального почтового ящика) в большинстве случаев уже имеется подпись, которая вставляется в текст письма автоматически.

Это позволяет значительно сэкономить время, в том числе и на написание служебной записки.

Если ваша почта не позволяет идентифицировать отправителя (например, при использовании общего почтового ящика), в конце письма обязательно укажите свое имя и должность.

Важно: при отправке информации по электронной почте не забывайте запрашивать уведомление о прочтении отправленного сообщения (для этого нужно проставить галочку в соответствующем окне). Данное уведомление является доказательством того, что вы действительно отправили служебную записку определенному адресату в определенное время.

Сроки ответа на официальный запрос

Здравствуйте! У меня умерла бабушка, которая являлась членом ПЖСК. Для вступления в наследство нотариус запросил сведения о доли пая в ПЖСК. Данное юридическое лицо от ответа на запрос уклоняется. Посоветуйте как сформулировать предмет иска для обращения в суд.

Предлагаем ознакомиться: Пример объяснительной записки об опоздании в школу

Добрый день. Уважаемые коллеги, прошу помощи в разрешении вопроса — применение последствий ничтожности сделки в деле о банкротстве. Так, в августе 2011 года в деле о банкротстве признана ничтожной сделка купли-продажи имущества мая 2008 года по ст. 10 ГК РФ (заниженная стоимость, злоупотребление.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: