Должностная инструкция архивариуса образовательного учреждения

Содержание
  1. Должностная инструкция архивариуса
  2. Должностные обязанности архивариуса
  3. Архивариус должен знать
  4. Требования к квалификации архивариуса
  5. 1. Общие положения
  6. 3. Права архивариуса
  7. 4. Ответственность архивариуса
  8. Скачать бланк: Должностная инструкция архивариуса, образец заполнения формы
  9. Права архивариуса
  10. Ответственность
  11. Должностные обязанности работника архива
  12. Должность архивариус
  13. Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса
  14. Структура и содержание должностной инструкции архивариуса
  15. Что входит в обязанности архивариуса
  16. Обязанности и права рабочего архива
  17. Профессия архивариус: что это, где получить, архивист, архиватор
  18. Особенности работы
  19. Важные качества
  20. Знания и навыки
  21. Известные представители профессии
  22. Личностные требования к должности архивариуса
  23. Зарплата архивариуса
  24. Где получить профессию
  25. Где востребованы архивариусы
  26. Заключение
  27. Должностная инструкция архивариуса – образец 2021 года и как ее составить, права и обязанности
  28. Как составить: общие положения
  29. Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность
  30. Типовая инструкция
  31. Медицинского учреждения
  32. Образовательного учреждения
  33. Суда
  34. Архивариуса-делопроизводителя
  35. Должностная инструкция архивариуса 2021 года. Образец
  36. I. Общие положения
  37. II. Должностные обязанности
  38. III. Права
  39. IV. Ответственность

Должностная инструкция архивариуса

Должностная инструкция архивариуса образовательного учреждения

Предлагаем Вашему вниманию типовой пример должностной инструкции архивариуса, образец 2021 года. Должностная инструкция архивариуса должна включать следующие разделы: общее положение, должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

В должностной инструкции архивариуса должны быть отражены следующие пункты:

Должностные обязанности архивариуса

1) Должностные обязанности. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

Архивариус должен знать

2) Архивариус при выполнении своих должностных обязанностей должен знать: нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии; порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими; Единую государственную систему делопроизводства; порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов; порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию; порядок ведения учета и составления отчетности; структуру предприятия; основы организации труда; правила эксплуатации технических средств; основы трудового законодательства; правила внутреннего трудового распорядка, правила и нормы охраны труда.

Требования к квалификации архивариуса

3) Требования к квалификации. Начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальная подготовка по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

1. Общие положения

1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

2. На должность архивариуса принимается лицо, имеющее начальное профессиональное образование без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе без предъявления требований к стажу работы.

3. Архивариус принимается на должность и освобождается от должности директором организации.

4. Архивариус должен знать:

  • нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;
  • порядок приема и сдачи документов в архив, их хранение и пользование ими;
  • Единую государственную систему делопроизводства;
  • порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;
  • порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;
  • порядок ведения учета и составления отчетности;
  • структуру предприятия;
  • основы организации труда;
  • правила эксплуатации технических средств;
  • основы трудового законодательства;
  • правила внутреннего трудового распорядка;
  • правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

5. В своей деятельности архивариус руководствуется:

  • законодательством РФ,
  • Уставом организации,
  • приказами и распоряжениями работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции,
  • настоящей должностной инструкцией,
  • Правилами внутреннего трудового распорядка организации.

6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему канцелярией

7. На время отсутствия архивариуса (командировка, отпуск, болезнь, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное директором организации в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права, обязанности и несет ответственность за исполнение возложенных на него обязанностей.

Архивариус:

1. Осуществляет работу по ведению архивного дела на предприятии.

2. Организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив.

3. Принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством.

4. Участвует в разработке номенклатур дел, проверяет правильность формирования и оформления при их передаче в архив.

5. В соответствии с действующими правилами шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет.

6. Подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли.

7. Ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск.

8. Участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов.

9. Следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности.

10. Контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива.

11. Выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива.

12. Принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств.

13. Соблюдает Правила внутреннего трудового распорядка и иные локальные нормативные акты организации.

14. Соблюдает внутренние правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

15. Обеспечивает соблюдение чистоты и порядка на своем рабочем месте.

16. Выполняет в рамках трудового договора распоряжения работников, которым он подчинен согласно настоящей инструкции.

3. Права архивариуса

Архивариус имеет право:

1. Вносить на рассмотрение директора организации предложения по совершенствованию работы, связанной с предусмотренными настоящей инструкцией обязанностями.

2. Запрашивать от структурных подразделений и работников организации информацию, необходимую ему для выполнения своих должностных обязанностей.

3. Знакомиться с документами, определяющими его права и обязанности по занимаемой должности, критерии оценки качества исполнения должностных обязанностей.

4. Знакомиться с проектами решений руководства организации, касающимися его деятельности.

5. Требовать от руководства организации оказания содействия, в том числе обеспечения организационно-технических условий и оформления установленных документов, необходимых для исполнения должностных обязанностей.

6. Иные права, установленные действующим трудовым законодательством.

4. Ответственность архивариуса

Архивариус несет ответственность в следующих случаях:

1. За ненадлежащее исполнение или неисполнение своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, – в пределах, установленных трудовым законодательством Российской Федерации.

2. За правонарушения, совершенные в процессе своей деятельности, – в пределах, установленных действующим административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

3. За причинение материального ущерба организации – в пределах, установленных действующим трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

Должностная инструкция архивариуса – образец 2021 года. Должностные обязанности архивариуса, права архивариуса, ответственность архивариуса.

Скачать бланк: Должностная инструкция архивариуса, образец заполнения формы

Должностная инструкция архивариуса образовательного учреждения

Архивариус – это специалист, являющийся экспертом в обеспечении сохранности и классификации деловых бумаг, изъятых из документооборота компании. Данному работнику также доверяется хранение конфиденциальной информации. Получение соответствующего образования занимает у гражданина около пяти лет, после чего он вправе трудоустраиваться на подобную должность.

Обозначенный сотрудник является востребованным кадром в рамках государственных предприятий, а также для коммерческих компаний, которым особенно важна налаженная система документооборота и классификации. Архивариусы являются востребованными сотрудниками в сфере медицинских государственных учреждений, в ЗАГСах, музеях, и т.д.

В образовательной сфере такие кадры также нужны. В их обязанности входит систематизация и обеспечение сохранности трудовых книжек учителей, преподавателей и подготовка дипломов к выдаче студентам.

Также нередко архивариусы требуются частным лицам. В подобных обстоятельствах специалисты должны создавать генеалогические древа, хранить семейные записи и, в соответствующей ситуации, оперативно предоставить заказчику нужные бумаги.

Особенно уместно подчеркнуть важность сотрудников архивного дела в контексте сохранности документов по охране труда. Законодательство четко фиксирует требование, в соответствии с которым подобные бумаги должны храниться не одно десятилетие в надлежащем состоянии.

При этом потребность в их изъятии из архива и использование, например, в судебной тяжбе, может потребоваться спустя годы с момента их создания.

Поэтому сотрудник архива должен четко исполнять все требования должностной инструкции, знать множество законодательных положений, а также содержать все вверенные ему на хранение документы в соответствующем состоянии.

Права архивариуса

Права архивариуса в основном заключаются в модернизации его рабочего процесса. Специалист имеет право запрашивать при необходимости документы, материалы, нужную информацию у вышестоящего руководства.

Если у работнику архива необходимо содействие в выполнении своих должностных обязательств, он имеет право обратиться к представителю руководства за помощью. Также, он может запросить помощь в случае экстренных ситуаций, которые произошли не по вине архивиста.

В случаях, когда работник не имеет профильного образования, но уже некоторое время проработал в организации, он имеет право на повышение квалификации, специальные курсы.

Сотрудник имеет право быть в курсе предстоящих изменений, проектов руководства, которые целиком или частично затрагивают его профессиональную деятельность.

Ответственность

Архивариус может понести ответственность, прежде всего за ненадлежащее исполнение своих должностных обязанностей. Перечень этих обязанностей указан как в типовой должностной инструкции архивиста, так и в трудовом законодательстве Российской Федерации. Также, работник архива может понести уголовную ответственность в рамках осуществленных нарушений в процессе трудовой деятельности.

Хоть и не во всех организациях архивист является материально ответственным лицом, в некоторых случаях он может понести ответственность за причинение материального ущерба. Это возможно, если ущерб был причинен компании из-за некомпетентных действий специалиста, или же в случае умышленного нанесения вреда.

На всех предприятиях трудятся рабочие коллективы. Сведения которых хранятся определенное время в кадровых отделах организации, после чего передаются в архив. Там вся информация о предприятии и его трудящихся хранится длительный период времени, который предусмотрен нормативно правовыми актами для каждого в отдельности.

Должностные обязанности работника архива

К стандартным должностным обязанностям архивариуса относятся такие задачи:

  • организация сохранности документов, изъятых из документооборота и переданных в архив;
  • прием и регистрация бумаг, поступающих к архивариусу на сохранение;
  • принятие участия в создании номенклатуры дел, проверка грамотности оформления и заполнения соответствующих документов;
  • на основании принятых норм законодательства, архивариус должен шифровать единицы хранения, систематизировать и располагать дела в соответствующем помещении, вести их учет;
  • формирование описей архивных бумаг постоянного и временного характера хранения, а также актов для передачи бумаг на государственное хранение, на списание или ликвидацию, если период сохранности документов истек;
  • формирование справочников (включая электронные версии, с помощью программиста, если подобное необходимо) для облегчения поиска нужных документов в архиве;
  • принятие участия в экспертизе относительно выявления ценности конкретных документов;
  • осуществление контроля за состоянием бумаг, а также за условиями их содержания, в соответствии с установленными в законодательстве нормами;
  • контроль за соблюдением норм противопожарной безопасности в помещении архива;
  • выдача документов на основании поступивших запросов, формирование соответствующих справок, подготовка сведений для составления отчетности по работе отдела;
  • принятие необходимых мер по эксплуатации технических средств для упрощения работы самого архивариуса.

В свою очередь, права архивариуса тесно связаны с его должностными обязанностями. При формировании должностной инструкции рассматриваемого специалиста, кадровый сотрудник должен опираться на задачи архивариуса. Исходя из них, в свою очередь, фиксируются права, которые в дальнейшем облегчат труд указанного сотрудника.

Должность архивариус

Архивариусом является физическое лицо, которое осуществляет свою трудовую деятельность в архиве конкретного учреждения. Данная должность в основном востребована в крупных организациях, где ежедневно осуществляется большой оборот различных документов.

К таким организациям можно отнести:

  • финансовые учреждения;
  • банки;
  • главные офисы страховых отделений;
  • производственные и промышленные предприятия;
  • учреждения государственной формы собственности.

Трудовая деятельность архива заключается в следующем:

  • обеспечивать хранение и сохранность всех документальных актов, которые поступили в архив;
  • осуществлять прием и оформление поступающих документов;
  • принимать участие в создании перечня поступивших дел;
  • проверять грамотность составления и оформление дел, при их поступлении;
  • производить шифровку хранящихся дел, согласно внутренним правилам предприятия;
  • вести постоянный учет принятых документов;
  • подготовку материалов к списанию или уничтожению, в случае если срок хранения у них истек;
  • обеспечивать быстрый поиск нужного документа, для чего необходимо создать и вести соответствующий справочник;
  • выдавать по официальному запросу требуемые копии или оригиналы архивных документов.

Назначать на должность архивного работника и увольнять с нее имеет право только руководитель подразделения.

Разработка и принятие должностной инструкции архивариуса

Процедуру создания должностной инструкции для архивариуса можно условно разделить на следующие этапы:

  1. Разработка проекта документа. Этим занимаются обычно либо сотрудники подразделения, в котором придется работать специалисту, либо сотрудники специального отдела, в чьи обязанности в числе прочего входит и разработка различных инструкций.
  2. Согласование документа. Проект должностной инструкции должен быть согласован со всеми заинтересованными службами. Как правило, к ним относятся:
  • структура, в которой предстоит работать специалисту (в нашем случае это архив или архивный отдел на предприятии);
  • юридическое подразделение;
  • кадровая служба.
  • Утверждение инструкции руководством организации. Окончательный вариант документа после согласования со всеми специалистами подается на подпись директору предприятия для утверждения.
  • Утвержденную должностную инструкцию на предприятии используют, как правило, до тех пор, пока не изменятся требования к условиям работы или кругу должностных обязанностей специалиста. В заключение предлагаем вам ознакомиться с образом должностной инструкции архивариуса, имеющимся на нашем сайте.

Структура и содержание должностной инструкции архивариуса

Должностная инструкция архивариуса должна не только соответствовать стандартной структуре, принятой в деловом обороте для подобных документов, но и учитывать профессиональные требования к сотруднику и специфику работы организации, для сотрудника которой она составляется.

Типовая должностная инструкция для архивариуса может выглядеть так:

Не знаете свои права?

  1. Начинается документ с отметок об утверждении и согласовании должностной инструкции, а также подписей ответственных лиц и дат (утверждения и согласования), проставляемых в соответствующих графах в правом верхнем углу первой страницы.
  2. Далее идет раздел «Общие положения», включающий в себя требования о возрасте и профессиональных навыках сотрудника. К общим положениям относится и информация о месте должности архивариуса в штатной структуре компании, то есть уточняется, кому подчиняется сотрудник, к каким работникам относится должность архивариуса (техническим, руководящим и т. д.). В этом же разделе перечисляются законодательные акты и внутренние документы организации, с которыми должен быть ознакомлен работник, а также определяются правила приема на работу, увольнения и замещения работника на время отсутствия.
  3. Затем идет раздел, в котором описываются должностные обязанности и права архивариуса. Это важнейший раздел документа, требующий тщательной проработки: недостаточно перечислить типовые должностные обязанности, присущие архивариусу, — нужно сделать их корректировку с учетом особенностей работы организации, а также включить в обязательственный круг функции, которые могут и соответствовать профессии, но которые сотруднику в процессе работы придется выполнять. Что касается должностных прав, то под ними понимается круг правомочий, вытекающих из должностных обязанностей и предоставляемых сотруднику для оперативного их исполнения.
  4. Следующий раздел посвящен ответственности архивариуса за ненадлежащее выполнение своих обязанностей. Внимание: степень ответственности не может выходить за рамки, определенные трудовым законодательством.
  5. Завершает должностную инструкцию место для отметок (даты и подписи работника), свидетельствующих об ознакомлении с документом.

Что входит в обязанности архивариуса

Должностные обязанности архивиста включают в себя следующие функции:

  • формирование картотеки, которая может составляться в бумажном или электронном виде;
  • получение поступающей в организацию корреспонденции, ее фиксация и подкрепление в картотеку;
  • предоставление требуемых экземпляров хранящихся в архиве. Они могут предоставляться как в оригинальном виде на определенное время, так и в виде копии на постоянной основе;
  • составление и предоставление различных отчетов непосредственному руководителю;
  • осуществлять переписку с другими организациями, которые обратились с соответствующим запросом;
  • соблюдать контроль над безопасным состоянием рабочего места;
  • выполнять должностные поручения, отданные вышестоящим руководством подразделения;
  • препятствовать исчезновению архивных документов, а также не допускать сторонних лиц к картотекам;
  • следить за состоянием хранимых материалов, в случае установления какого либо нарушения устранять его по мере своих возможностей;
  • вести постоянный учет принимаемых на хранение и выдаваемых в пользование материалов.

Любой работодатель имеет полное право лично корректировать обязанности такого сотрудника.

Также бывают случаи, когда работник архива занимает еще одну должность по совместительству. Таким образом, количество функциональных обязанностей возрастает.

Обязанности и права рабочего архива

Трудящийся на такой должности имеет следующие права:

В обязанности архивариуса входит обязательное руководство следующими законодательными актами:

  • нормативно правовой базой Российской Федерации;
  • внутренним трудовым распорядком предприятия, которое разрабатывается внутри подразделения на основании типового положения, и утверждается главой подразделения. Архивариус с таким локальным документом должен быть ознакомлен под роспись;
  • распоряжениями и приказами сотрудников, которые ведут надзирательную деятельность за его работой, то есть вышестоящего начальства;
  • своей профессиональной инструкцией. С которой в обязательном порядке должен быть ознакомлен.

Также работник архива обязан подчиняться своему непосредственному руководителю (управляющему канцелярией или начальнику кадрового отдела), и соблюдать субординацию.

В случае больничного, отпуска или командировки архивариуса, директор подразделения возлагает его обязанности на иное лицо.

Профессия архивариус: что это, где получить, архивист, архиватор

Должностная инструкция архивариуса образовательного учреждения

С появлением письменности у людей возникла потребность в сохранении и упорядочивании носителей данных. Примерно тогда и зародилась профессия архивариус.

Ее представители отвечали за сбор и хранение различных видов рукописей, а также за составление по ним каталогов. На сегодняшний день обязанности таких сотрудников практически не изменились, а только адаптировались к современным реалиям.

Направление остается популярным, хоть и не подразумевает высоких зарплат и завидного карьерного роста.

Особенности работы

Архивариус (архивист, архиватор) — это работник архива, который занимается приемом, обработкой и распределением бумаг по хранилищу, составлением каталогов.

Он отвечает за учет и сохранность документов, при необходимости выдает их в ответ на официально поданные запросы.

В работу к такому сотруднику попадают уже исполненные бумаги, но это не уменьшает их важности и ценности, о чем должны помнить архивариусы. 

Функции и должностные обязанности архивиста:

  • ведение архивного дела на объекте;
  • организация хранения документов, обеспечение их сохранности в течение установленного инструкцией срока;
  • прием и регистрация поступающих бумаг с учетом особенностей подразделения, из которого они поданы;
  • участие в разработке номенклатур дел, проверка правильности оформления поступающего на хранение документа;
  • шифрование единиц хранения, размещение дел в соответствии с принятой на предприятии системой, ведение учета;
  • подготовка описей объектов, актов для передачи бумаг на выдачу, уничтожение, списание, переправку в другую архивную структуру;
  • создание справочного аппарата и алгоритмов, облегчающих процесс поиска нужной информации в архиве;
  • участие в проведении экспертиз, направленных на определение исторической или научной ценности подотчетных объектов;
  • оценка состояния документов, принятие решений об их реставрации, обеспечении определенных условий содержания;
  • контроль за соблюдением правил противопожарной безопасности в помещениях архива;
  • выдача документов или их копий в ответ на поданные официальные заявки, а также составление информационных справок на основе данных бумаг;
  • внедрение современных технических средств в работу архива, оценка эффективности инноваций;
  • обеспечение чистоты на рабочем месте, контроль организации труда сотрудников с учетом внутренних правил и распорядка предприятия.

В России профессия «архивариус» появилась благодаря императору Петру I. Официально это событие зафиксировано в «Генеральном регламенте», изданном в 1720 году.

Раньше архивы в основном составлялись и велись в музеях, библиотеках, государственных хранилищах. Сегодня, несмотря на активное использование электронных носителей данных, потребность в архивистах даже выше, чем это было раньше.

Такой парадокс объясняется рядом факторов. Во-первых, во многих областях жизни человека хранение документации в течение нескольких лет установлено на законодательном уровне. Во-вторых, из-за уязвимости сетей и электроники эксперты не до конца им доверяют и стараются обезопасить себя с нескольких сторон.

Важные качества

Архивариус — очень специфичная специальность. Ее представитель в первую очередь должен быть ответственным. Ему надо четко осознавать свои права, а также понимать, какими будут последствия ненадлежащего исполнения обязанностей.

Архивист имеет право:

  • выдвигать предложения по оптимизации работы отдела или целого направления;
  • запрашивать в различных подразделениях предприятия информацию, которая необходима ему для выполнения своих обязанностей;
  • изучать внутреннюю документацию организации, имеющую прямое отношение к его рабочей деятельности;
  • настаивать на организации условий, необходимых ему для исполнения своих обязанностей (организационных, технических, материальных).

Архивариус должен быть готов нести ответственность при невыполнении требований должностной инструкции, нарушении внутреннего регламента, законов.

В зависимости от типа и серьезности совершенных деяний сотрудник призывается к ответу согласно положениям трудового, административного, гражданского и уголовного законодательства.

Знания и навыки

На пост архивариуса может быть принят специалист с профильным начальным профессиональным образованием. Наличие стажа работы не требуется. Также должность может получить соискатель с полным средним образованием, прошедший специальную подготовку в рамках установленной программы. Наличие опыта работы в такой ситуации тоже не становится определяющим фактором.

Профессиональный архивариус должен:

  • знать единую систему делопроизводства;
  • ориентироваться в нормативных актах, содержащих положения по правилам ведения архивов;
  • владеть принципами составления документации, оформления дел, их подготовки к хранению или практическому применению;
  • уметь составлять отчеты, оформлять акты;
  • владеть навыками обращения с современными техническими средствами, применяемыми в архивах;
  • уметь принимать, оценивать, проверять, хранить и утилизировать документы.

Еще архивариус дополнительно систематизирует подотчетную документацию, поэтому он должен обладать разными приемами организации работы отдела. Сотрудник с опытом работы более пяти лет может получить должность старшего архивиста. Такой работник дополнительно должен знать правила составления описаний документов временного и постоянного хранения, различных сопроводительных актов.

Известные представители профессии

Самоквасов Дмитрий ЯковлевичПрофессор Императорского Варшавского университета, заслуженный профессор Императорского Московского университета.

ПодробнееАлександр Сергеевич Лаппо-ДанилевскийИдеи и научные выводы Александра Сергеевича Лаппо-Данилевского лежат в основе методологии современного источниковедения. Этот выдающийся российский историк внес неоценимый вклад в разработку теории и методов изучения исторических источников.

Прежде всего, ему принадлежит заслуга в создании учения об историческом источнике, определении его понятия и природы, как ключевого вопроса источниковедения.Подробнее

Личностные требования к должности архивариуса

Хорошим архивистом способен стать внимательный и ответственный человек, который даже при выполнении монотонной работы не теряет концентрацию. Также соискателю должности пригодятся усидчивость, терпеливость, спокойствие. Сотрудник должен стремиться к порядку, быстро вникать в различные структурные схемы.

Важными качествами являются пунктуальность и дисциплинированность, уважительное отношение к правилам, инструкциям. Обычно в архиве работает минимальное количество сотрудников, поэтому пост подходит людям, комфортно чувствующим себя в одиночестве. Но они не должны быть совсем нелюдимыми, ведь по работе им придется много общаться с представителями других отделов.

задача архивариуса — это правильная организация работы архива и документооборота в нем. Архивариус востребован везде, где есть большой документооборот.

Зарплата архивариуса

На рабочем месте архивариусы в большинстве случаев выполняют рутинные действия, у многих из них масса свободного времени. Это сказывается на зарплате, которая как в регионах, так и в столице, редко доходит до среднего уровня.

У рядового сотрудника оклад обычно составляет от 15 до 25 тыс. рублей. Он может быть выше у тех, кто берет больше смен, чем предусмотрено по стандарту, а также у руководящих работников. В частных компаниях архивисты получают 30-40 тыс.

рублей.

Россия
16000—40000 ₽

Москва
30000—130000 ₽

Где получить профессию

Чтобы стать архивариусом, нужно получить специальность по направлению «документоведение и архивоведение». У такого образования есть существенный плюс — во время обучения студенты довольно тщательно изучают правила создания и обработки документов, документооборот. Это позволяет при желании сменить должность архивиста на место секретаря, делопроизводителя, кадровика.

Для начала карьеры достаточно среднего специального образования на базе колледжа, но более престижным считается диплом профильного ВУЗа. Его наличие дает больше шансов для развития карьеры, которая представлена получением административного поста.

Где востребованы архивариусы

Специалист по документоведению может работать на разных предприятиях:

  • государственные учреждения — учет рождаемости и смертности, других важных статистических данных, хранение копий свидетельств о рождении, заключении и расторжении брака, смерти, а также многое другое;
  • музеи, библиотеки, культурные центры — составление каталогов экспонатов, книг и других подотчетных объектов. Распределение единиц по соответствующим разделам;
  • учебные заведения — учет и хранение записей о студентах, штатных и внештатных сотрудниках. Систематизация данных относительно выданных дипломов;
  • медицинские учреждения — хранение и систематизация историй болезни, а также карточек пациентов, обеспечение их доступности;
  • частные компании — сегодня коммерческие предприятия все чаще нанимают профессиональных архивистов для налаживания работы с документами. Специалисты складируют отчеты для налоговой и уничтожают их по мере необходимости. Также они отвечают за сохранность договоров или переписки с контрагентами.

Пример должностной инструкции Пример инструкции (стр. 2) Пример инструкции (стр. 3)

Архивариус может выступать в качестве частного лица, если он обладает глубокими познаниями в какой-то конкретной области или востребованными навыками. Например, все популярнее становятся архивисты, составляющие генеалогические древа для состоятельных людей. Для этого достаточно знать, куда за какими данными нужно обратиться, а также отлично владеть компьютером.

Заключение

Профессия архивариуса подойдет спокойному и рассудительному человеку, которому нравится все «раскладывать по полочкам» и систематизировать. В ней в основном приходится работать с документами, действуя по уже прописанным инструкциям. Процесс не подразумевает практически никакого творчества. При этом в случае устройства в частную компанию можно рассчитывать на достойный доход.

Должностная инструкция архивариуса – образец 2021 года и как ее составить, права и обязанности

Должностная инструкция архивариуса образовательного учреждения

Время чтения: 4 минут(ы)

От того, насколько грамотно составлена должностная инструкция архивариуса, зависит, насколько качественно будет работать сотрудник. При этом в инструкции указываются не только трудовые обязанности архивариуса, но и его права и зона ответственности, именно поэтому к составлению данного документа следует подходить с особым вниманием.

Как составить: общие положения

В «Общих положениях» должностной инструкции работодатель прописывает:

  • к какой категории работников сотрудник принадлежит (архивариус является техническим исполнителем);
  • кем он назначается и освобождается от должности (приказом генерального директора предприятия);
  • кому работник подчиняется (заведующему архивом);
  • каким образованием и опытом он должен обладать (чем крупнее организация, тем серьезнее требования);
  • к кому переходят функциональные обязанности, права и ответственность архивариуса во время его отсутствия на рабочем месте (уполномоченному должностному лицу).

Кроме того, от архивариуса зачастую требуется знание:

  • правил приема, обращения, хранения и передачи документов в архив;
  • единой государственной системы делопроизводства;
  • руководящих документов по ведению архивного дела в организации;
  • правил оформления дел и их подготовки к дальнейшему использованию и хранению;
  • порядка разработки описаний документов временного и постоянного хранения;
  • правил оформления актов об уничтожении документации;
  • организационно-штатной структуры предприятия;
  • норм ведения составления и учета отчетности;
  • правил обращения со средствами коммуникации;
  • основных принципов организации труда;
  • правил внутреннего трудового распорядка;
  • норм этики и делового общения;
  • законодательства о труде;
  • норм охраны труда и правил противопожарной защиты.

Руководствоваться в своей деятельности архивариус должен действующим законодательством РФ и внутренними руководящими актами предприятия.

Должностные обязанности: на что имеет право архивариус и его ответственность

Трудовые функции архивариуса прописываются в отдельном разделе должностной инструкции и традиционно заключаются в:

  • создании справочной системы документов;
  • отборе, упорядочивании, комплектации, использовании и обеспечении сохранности документов;
  • контроле ведения и оформлении делопроизводства в структурных подразделениях организации;
  • приеме на хранение и регистрации документов от структурных подразделений организации;
  • обеспечении сохранности документов, переданных в архив;
  • шифровании единиц хранения в соответствии с действующими законодательством РФ;
  • разработке номенклатуры дел, проверке верности их состава и оформлении при передаче в архив;
  • создании системы поиска документов, обеспечении быстрого и удобного доступа к ним;
  • подготовке сводных описей единиц временного и постоянного хранения, актов для направления документов на государственное хранение, а также на списание и уничтожение документации;
  • слежении за соблюдением правил противопожарной защиты в помещениях, отведенных под архив;
  • контроле состояния документов, своевременности их восстановления, соблюдения условий в помещениях архива для обеспечения их сохранности и целостности;
  • выдаче архивных копий и документов в соответствии с поступающими запросами;
  • составлении справок на основе сведений, имеющихся в документах архива, а также подготовке сведений для составления отчетов о его деятельности;
  • использовании в работе средств автоматизации учета и коммуникации;
  • разработке требований, инструкций по организации архивного дела и ведению делопроизводства;
  • оказании сотрудникам организации помощи в поисках необходимой документации;
  • инструктировании сотрудников предприятия о правилах подготовки и сдачи дел в архив.

В то же время архивариус вправе:

  • вносить предложения по улучшению собственной деятельности и работы предприятия в целом;
  • принимать самостоятельные решения в рамках установленных полномочий;
  • отказаться от выполнения полномочий при возникновении угрозы для жизни или здоровья;
  • требовать от руководства создания нормальных условий для сохранности документов, материальных ценностей и выполнения служебных обязанностей;
  • подписывать документы в рамках собственной компетенции;
  • представлять интересы организации в установленном порядке;
  • получать сведения о решениях руководства, касающихся работы архивариуса;
  • обращаться к специалистам по вопросам, выходящим за пределы профессиональной компетенции;
  • получать информацию, необходимую для выполнения собственных должностных обязанностей;
  • вступать в коммуникацию с работниками структурных подразделений организации по рабочим вопросам.

Отдельным параграфом следует обозначить круг ответственности архивариуса. Как правило, данный сотрудник отвечает за:

  • нанесение ущерба организации;
  • ненадлежащее исполнение должностных обязанностей;
  • направление клиентам и руководству компании заведомо недостоверных данных;
  • неправомерное обращение с личными данными и коммерческой тайной организации, а также за разглашение конфиденциальных сведений;
  • качество ведения отчетной документации;
  • нарушение правил трудового распорядка, противопожарной защиты, техники безопасности и требований трудовой дисциплины;
  • последствия самостоятельных решений и действий;
  • несанкционированное руководством представление интересов организации;
  • нарушение норм делового общения и этикета;
  • нарушение требований руководящей документации предприятия.

Типовая инструкция

Образец типовой инструкции архивариуса предприятия вы можете скачать здесь: https://yadi.sk/d/XM4eqakx3TY83E

Медицинского учреждения

Архивариусов больницы нередко называют сотрудниками медицинского архива или медицинскими архивариусами. При этом их должностные обязанности, как правило, выглядят так: https://yadi.sk/d/PmNV9CLn3TY8TM

Образовательного учреждения

Бланк должностной инструкции архивариуса института мы разместили по ссылке: https://yadi.sk/i/fHOfDjyS3TY9ZT

Чтобы найти заполненный образец документа для работника колледжа, необходимо нажать сюда: https://yadi.sk/i/FLWBLyvl3TY9eC

Суда

Должностные обязанности архивариуса суда выглядят следующим образом: https://yadi.sk/i/70ucns8p3TY9pW

Архивариуса-делопроизводителя

Скачать примерную инструкцию для архивариуса с функциями делопроизводителя вы можете здесь: https://yadi.sk/i/7HtUpVQ13TY9vW

Таким образом, архивариус может быть работником как бюджетного, так и частного учреждения, однако в любом случае его должностная инструкция должна быть максимально полной, подробной и соответствующей законодательству.

Вам помогла эта статья? Будем благодарны за оценку:

Должностная инструкция архивариуса 2021 года. Образец

Должностная инструкция архивариуса образовательного учреждения

[организационно-правовая форма,
наименование организации, предприятия]

Утверждаю

[должность, подпись, Ф. И. О. руководителя или иного должностного лица, уполномоченного утверждать

должностную инструкцию] [число, месяц, год]

М. П.

Должностная инструкция
архивариуса [наименование организации, предприятия и т. п.]

Настоящая должностная инструкция разработана и утверждена в соответствии с положениями Трудового кодекса Российской Федерации и иных нормативных актов, регулирующих трудовые правоотношения в Российской Федерации.

I. Общие положения

1.1. Архивариус относится к категории технических исполнителей.

1.2. На должность архивариуса назначается лицо, имеющее начальное профессиональное образование, без предъявления требований к стажу работы или среднее (полное) общее образование и специальную подготовку по установленной программе, без предъявления требований к стажу работы.

1.3. Назначение на должность архивариуса и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению заведующего архивом.

1.4. Архивариус должен знать:

– нормативные правовые акты, положения, инструкции, другие руководящие материалы и документы по ведению архивного дела на предприятии;

– порядок приема и сдачи документов в архив, их хранения и использования;

– единую государственную систему делопроизводства;

– порядок составления описаний документов постоянного и временного хранения и актов об уничтожении документов;

– порядок оформления дел и их подготовки к хранению и использованию;

– порядок ведения учета и составления отчетности;

– структуру предприятия;

– основы организации труда;

– правила эксплуатации технических средств;

– законодательство о труде Российской Федерации;

– правила внутреннего трудового распорядка;

– правила и нормы охраны труда, противопожарной защиты;

– [вписать нужное].

1.5. Архивариус в своей деятельности руководствуется:

– положением об архиве;

– настоящей должностной инструкцией.

– [вписать нужное].

1.6. Архивариус подчиняется непосредственно заведующему архивом.

1.7. На время отсутствия архивариуса (отпуск, болезнь и пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом директора предприятия, которое несет ответственность за надлежащее их исполнение.

1.8. [Вписать нужное].

II. Должностные обязанности

2.1. Основными задачами архивариуса являются:

– обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения);

– создание справочного аппарата к ним;

– подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в процессе деятельности организации документов Архивного фонда Российской Федерации;

– осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве подразделений предприятия;

– [вписать нужное].

2.2. Для выполнения вышеуказанных задач архивариус:

– организует хранение и обеспечивает сохранность документов, поступивших в архив;

– принимает и регистрирует поступившие на хранение от структурных подразделений документы, законченные делопроизводством;

– участвует в разработке номенклатуры дел, проверяет правильность их формирования и оформления при передаче в архив;

– в соответствии с законодательством шифрует единицы хранения, систематизирует и размещает дела, ведет их учет;

– подготавливает сводные описи единиц постоянного и временного сроков хранения, а также акты для передачи документов на государственное хранение, на списание и уничтожение материалов, сроки хранения которых истекли;

– ведет работу по созданию справочного аппарата по документам, обеспечивает удобный и быстрый их поиск;

– участвует в работе по экспертизе научной и практической ценности архивных документов;

– следит за состоянием документов, своевременностью их восстановления, соблюдением в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения их сохранности;

– контролирует соблюдение правил противопожарной защиты в помещении архива;

– выдает в соответствии с поступающими запросами архивные копии и документы, составляет необходимые справки на основе сведений, имеющихся в документах архива, подготавливает данные для составления отчетности о работе архива;

– участвует в работе по экспертизе ценности архивных документов;

– принимает необходимые меры по использованию в работе современных технических средств;

– [вписать нужное].

2.3. Архивариус также выполняет отдельные служебные поручения заведующего архивом.

III. Права

Архивариус имеет право:

3.1. Знакомиться с проектами решений руководства предприятия, касающимися его деятельности.

3.2. Вносить предложения по совершенствованию работы, связанной с обязанностями, предусмотренными настоящей инструкцией.

3.3. В пределах своей компетенции сообщать заведующему архивом о всех недостатках в деятельности предприятия (структурных подразделений, отдельных работников), выявленных в процессе исполнения своих должностных прав и обязанностей и вносить предложения по их устранению.

3.4. Запрашивать лично или по поручению заведующего архивом от руководителей подразделений предприятия и иных специалистов информацию и документы, необходимые для выполнения его должностных обязанностей.

4.4. Требовать от руководства предприятия оказания содействия в исполнении обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией.

3.6. [вписать нужное].

IV. Ответственность

Архивариус несет ответственность:

4.1. За неисполнение (ненадлежащее исполнение) своих должностных обязанностей, предусмотренных настоящей должностной инструкцией, в пределах, определенных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. За совершенные в процессе осуществления своей деятельности правонарушения – в пределах, определенных административным, уголовным и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.3. За причинение материального ущерба – в пределах, определенных трудовым и гражданским законодательством Российской Федерации.

4.4. [Вписать нужное].

Должностная инструкция разработана в соответствии с [наименование, номер и дата документа].

Руководитель структурного подразделения

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

Согласовано:

Начальник юридического отдела

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]

С инструкцией ознакомлен:

[инициалы, фамилия] [подпись] [число, месяц, год]
О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: