Для чего нужны фотографии рабочего дня

Содержание
  1. Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации
  2. Виды ФРД
  3. Цели использования фрд
  4. Технология проведения фрд
  5. Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.
  6. Этап 2. Фотографирование рабочего дня.
  7. Бланк фотографии рабочего дня. Образец и нюансы заполнения
  8. Какие цели и задачи решает
  9. Индивидуальная
  10. Групповая
  11. Бригадная
  12. Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения
  13. Способы проведения
  14. Правила проведения
  15. Стадии проведения
  16. Подготовка
  17. Наблюдение
  18. Обработка полученных результатов
  19. Определение тяжести труда
  20. Действия после проведённого анализа
  21. Для чего нужна фотография рабочего времени сотрудника?
  22. Хронометраж рабочего времени
  23. Реальная занятость сотрудника на протяжении рабочего дня
  24. Система автоматического учета рабочего времени
  25. Анализ использования рабочего времени
  26. Повышение эффективности работы персонала
  27. Фотография рабочего дня: что это такое, способы и примеры
  28. Фотография рабочего дня: как это работает
  29. Автоматическое формирование фотографий рабочего дня – почему это удобно?
  30. Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?
  31. Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах
  32. Что такое фотография рабочего дня? И как с ней работать?
  33. Виды контроля сотрудников
  34. Самофотография рабочего дня
  35. Фотография рабочего времени
  36. Как успешно провести фотографию рабочего дня
  37. Правила внесения данных в ФРД
  38. Автоматическая фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня — инструмент анализа и оптимизации

Для чего нужны фотографии рабочего дня

Одним из резервов повышения эффективности работы любой организации является более продуктивное использование трудовых ресурсов. В данном случае простым и действенным инструментом получения и анализа объективных данных выступает фотография рабочего дня (ФРД).

Фотография рабочего дня — это метод, позволяющий изучить распределение времени конкретного сотрудника путем наблюдения, измерения и документирования всех без исключения затрат времени на выполнение рабочих операций в течение рабочего дня.

Освоение метода ФРД позволяет получать уникальные результаты в области управления персоналом и его производительностью даже в условиях неполного охвата нормированием выполняемых в компании работ. Процесс ФРД направлен на определение затрат времени на каждую операцию, выявление и анализ причин невыполнения заданий, оптимизацию трудового процесса в целом.

Фотография рабочего дня дает ответы на следующие вопросы:

1.                  Сколько времени уходит у сотрудника на определенный вид работы?

2.                  Сколько времени уходит у разных сотрудников на выполнение одного и того же вида работ?

3.                  Можно ли увеличить производительность труда и за счет чего?

4.                  Можно ли опустить (упростить) какие-либо из бизнес-процессов или делегировать их другим отделам?

5.                  Как установить нормы производительности труда и выявить причины невыполнения этих норм?

Виды ФРД

В зависимости от числа объектов наблюдения и целевого задания применяются следующие виды фотографии рабочего дня:

индивидуальная — определяют затраты времени отдельными исполнителями, что позволяет изучить работу с максимальной степенью ее детализации;

групповая — наблюдают за деятельностью нескольких сотрудников, связанных между собой рабочим процессом, для дальнейшего рационального распределения обязанностей между членами группы.

Основное назначение групповой фотографии — изучить согласованность работы членов группы, степень их загруженности, организацию работы, выявить причины и продолжительность потерь рабочего времени, исследовать другие вопросы, не требующие точных замеров времени;

комплексная — дает возможность выявить взаимосвязь отдельных производственных процессов, изучить производственный ритм работы, определить степень рационального использования оборудования, разработать конкретные мероприятия, направленные на рост эффективности труда. В данном случае группа наблюдателей изучает работу бригады, цеха, отдела или предприятия в целом, что позволяет охватить всю совокупность производственных процессов или их значительную часть;

самофотография — специалист самостоятельно выполняет замеры времени своей деятельности.

Важная деталь: чтобы получить более объективные и достоверные данные, проводят комплексные фотографии рабочего дня на протяжении нескольких дней (недели, месяца).

Цели использования фрд

Фотографию рабочего дня можно использовать для разных целей:

1.       Определение структуры рабочего времени, выявление наиболее затратных операций и видов работ.

2.        Изучение опыта лучших сотрудников. Бюджет рабочего времени сотрудников, демонстрирующих лучшие результаты, можно брать за основу для постановки задач, оценки эффективности сотрудника, поиска оптимальных способов организации труда.

3.        Установление норм. Анализ данных по нескольким сотрудникам позволяет получить исходную информацию для разработки норм труда. Причем метод ФРД применяется у нескольких сотрудников с разной эффективностью труда, чтобы повысить обоснованность норм.

4.        Выявление причин невыполнения норм. Если нормы уже существуют, но отдельные сотрудники их регулярно не выполняют, то с помощью фотографии рабочего дня можно выявить причины такой ситуации.

5.        Выявление потерь рабочего времени. С помощью ФРД можно определить, на каких этапах рабочего процесса происходят потери рабочего времени и чем они вызваны: неэффективностью организации работы, нерационально выстроенной технологией или недобросовестностью сотрудников.

6.        Совершенствование процесса организации труда на предприятии. ФРД позволяет описать существующие в компании бизнес-процессы и оценить, насколько они оптимальны.

7.        Оценка эффективности труда сотрудника. Наблюдения за работой сотрудника и оценка его временных затрат на различные рабочие операции — это возможность оценить уровень его профессионализма и мотивации.

Технология проведения фрд

Технология проведения фотографии рабочего дня состоит из нескольких этапов.

Этап 1. Подготовка к проведению фотографии рабочего дня.

На начальном этапе устанавливают цели проведения фотографии рабочего дня. Исходя из поставленных целей, определяют вид и методику проведения ФРД.

Если главной целью ФРД является контроль соблюдения персоналом правил внутреннего трудового распорядка, то фотографию рабочего дня можно проводить одновременно у группы работников (группировка сотрудников по структурному подразделению или по типу выполняемых работ). Нарушения трудовой дисциплины будут заметны сразу.

Если надо выявить потери рабочего времени, оптимизировать бизнес-процессы компании, то фотографию рабочего дня нужно проводить индивидуально для каждого работника, тщательно фиксировать выполняемые им операции, взаимодействие с другими сотрудниками и структурными подразделениями.

Также на первом этапе необходимо определиться, сообщать сотрудникам о проведении ФРД или стоит придумать подходящую легенду для внедрения наблюдателя.

ЭТО ВАЖНО

Подготовительный этап предполагает подготовку (инструктаж и обучение) наблюдателей. От подготовки во многом зависят полученные результаты.

Не будет лишним заранее согласовать бланки ФРД, чтобы правильно отразить в них необходимую информацию. Это особенно важно, если исследование будет проводиться одновременно в нескольких структурных подразделениях разными наблюдателями.

Этап 2. Фотографирование рабочего дня.

Фотографирование ведется по текущему времени. Результаты замеров заносят в наблюдательный лист (табл. 1–3).

В колонках 1 и 2 наблюдатель фиксирует время начала и окончания каждого нового действия (бездействия). В колонке 4 он описывает действия, в колонку 5 вносит перечень оборудования, необходимого для выполнения работы.

Каждая запись показывает либо то, что делал работник, либо то, чем было вызвано его бездействие.

Каждый элемент работы или перерыва нужно оформлять отдельно. Особенно четко следует отличать элементы работ по обслуживанию рабочего места, а также перерывы в работе с учетом их характера и причин. При этом колонки 1, 2, 4, 5 наблюдательного листа заполняются непосредственно в процессе наблюдений, а колонки 3, 6 — при обработке результатов фотографии.

Фотография рабочего дня экономиста

Бланк фотографии рабочего дня. Образец и нюансы заполнения

Для чего нужны фотографии рабочего дня

Сотрудники любого коммерческого предприятия в течение рабочего дня получают задания, которые необходимо выполнить в определённый промежуток времени. Не редки случаи, когда к поставленному сроку задача оказывается не решена.

Это может быть в силу разных причин: недостаточно опыта, большая нагрузка или устаревшие технологии. К тому же работник может и не заниматься поставленной задачей самовольно, а тратить рабочее время на личные дела. Для установки истинных причин необходимо заняться расследованием.

И одним из способов его проведения является фотография рабочего дня.

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Фотография рабочего времени – это способ, который помогает отследить продуктивность каждого из работников предприятия. То есть её задача – сформировать данные о том, на что специалист тратит рабочие часы. Это является эффективным средством определения, какое время тратится на поставленную задачу.

ИНФОРМАЦИЯ. Это не фотография коллектива в прямом смысле этого слова, а всего лишь документ с аналогичным наименованием.

Такое название он получил в силу способности зафиксировать выполнение поручений сотрудниками с указанием всех деталей. То есть ставится задача, и отводится время на её выполнение. В документ допускается вносить пояснения.

Универсальность этого инструмента позволит отследить не только производственную загрузку, время, но и интеллектуальные ресурсы.

Использование хронометража обычно отдано самому специалисту. Он сам определяет, где и как будет фиксировать полученную информацию.

Проведение фотографии рабочего времени инициируется руководством. Полученная информация вносится в специальный бланк, форма которого утверждается внутри компании. Фотография формируется на основе документов, согласованными и подписанными руководителем организации.

Какие цели и задачи решает

Фотография рабочего времени помогает:

  • при формировании штата сотрудников, создания должностных инструкций и плана работы;
  • проанализировать необходимый объём работы для отдельно взятого специалиста;
  • точно установить структуру рабочего времени;
  • своевременно увидеть причины, по которым рабочее время тратится не на решение задач;
  • выполнить сравнительный анализ продуктивность специалистов схожей квалификации;
  • своевременно выявить причины невыполнения заданного плана работы;
  • установить действенные методы роста эффективности сотрудников;
  • оценить условия рабочего места и их непосредственное влияние на производительность;
  • проанализировать трату времени у передовиков производства.

Способ помогает достигнуть следующих целей:

  • выявить время, которое не было задействовано при работе в течение дня. Установить проблемы, связанные с этим;
  • провести мероприятия, на которых будут озвучены возможные решения этих проблем;
  • создать временные нормативы;
  • изучить деятельность и опыт других компаний, производительность которых выше;
  • организовать обучение сотрудников для увеличения производственных мощностей.

СПРАВКА! Фотография рабочего времени – это универсальный и комплексный подход, который решает далеко не одну задачу. Он помогает увеличить производительность труда при минимальных затратах.

Она не носит конфиденциальный характер, то есть принимать в работу всю имеющуюся информацию может любой заинтересованный в этом сотрудник. То есть данные доступны:

  • руководству организации и начальникам подразделений для установки уровня вовлечённости сотрудников в рабочий процесс;
  • сотрудникам отдела персонала и кадровых подразделений для определения количества требуемых людей в штате и проведения расследований при необходимости;
  • сотрудникам для повышения своей продуктивности и оптимизации своего рабочего времени.

Бывает нескольких видов, у каждого из которых есть свои особенности.

Индивидуальная

Составляется только на одного специалиста, чтобы отслеживать его эффективность. За его работой будет наблюдать комиссия, которая по итогу заносит все данные в лист наблюдения.

Групповая

Наблюдение за работником осуществляется целой группой наблюдателей. Само осуществление контроля схоже с индивидуальным методом. Организуется комиссия, в задачу которой входит наблюдение за рабочим процессом определённой группы лиц. Это позволит проанализировать каждого работника, и в целом работу группы.

Если анализ работы ведётся в отношении трёх и более человек, то он проводится методом мгновенных наблюдений. В процессе отмечаются действия сотрудников.

  1. Наблюдающий определяет рабочие задачи для проведения анализа, так как проанализировать весь процесс труда – достаточно трудоёмкий процесс.
  2. Анализируемое время делится на интервалы.
  3. Интервалы при занесении в бланк обозначаются кратко: цифрой или буквой.

Бригадная

Такой метод обычно применим на производстве и по своей структуре не отличается от групповой фотографии.

Бланк фотографии рабочего времени — скачать образец заполнения

Скачать бланк фотографии рабочего дня

Скачать образец фотографии рабочего дня

Образец фотографии РД

Способы проведения

Состав наблюдательной комиссии утверждается руководителем организации. В него могут входить:

  • главный инженер и рядовые инженеры;
  • работники отдела персонала и кадровой структуры;
  • представители от бухгалтерии;
  • сотрудники от отдела по охране труда.

Комиссия при индивидуальном анализе может состоять из одного человека.

Правила проведения

Если в организации несколько специалистов делают почти одинаковую работу, то комиссия вправе объединить сведения о двух работниках в одном листе.

Например, если таких сотрудников двое, то первая половина дня отводится для наблюдения за одним, а вторая – за другим. В конечном итоге будет создана одна фотография на двоих.

Для более чёткой процедуры, наблюдение проводится несколько раз. В бланк заносят средние показатели.

Стадии проведения

Правильно организованное наблюдение – залог наиболее точных результатов. Оно включает в себя подготовку, наблюдение и обработку полученных результатов.

Подготовка

Члены комиссии должны понимать специфику работы того или иного специалиста, так как без этого сложно будет дать правильную оценку его деятельности и зафиксировать это в документе. Наблюдатели знакомятся с техническими нюансами и подготавливают листы наблюдения, в которые вписываются базовые параметры, подлежащие изучению.

Наблюдение

Комиссия производит замеры длительности всех процессов на рабочем месте. Например, перед сотрудником поставлены три задачи, которые включены в параметры листа наблюдения. Рядом с ними указывается сроки начала и окончания выполнения. При этом учитываются все перерывы, даже несанкционированные. На наблюдение отводится весь рабочий день.

Обработка полученных результатов

Является самым важным этапом, который состоит из:

  1. Подсчёта времени, которое специалист затратил на работу в совокупности. Одновременно выделяется время на выполнение поставленных задач и на перерывы.
  2. Оценивание итогов наблюдения. Работа сотрудника во вредных условиях обязательно должна быть учтена, так как работать долго в такой ситуации невозможно.
  3. Сравнение результатов с установленными нормативами.

В процессе обработки результатов особое внимание уделяется «проблемным местам».

Например, сотрудник с руководящей должностью уделяет больше внимание рутинным делам, игнорируя при этом действительно важные задачи. Это заметно снижает КПД.

В такой ситуации делается вывод, что рутинные дела ему стоит передать на решение специалисту среднего звена, чтобы самому сосредоточиться на первоочерёдных задачах.

Анализируя процесс, наблюдатели выделяют количество времени, которое бесполезно было потрачено. Например, наблюдаемый долго общался не по делу с коллегами. В этом случае необходимо будет пересмотреть корпоративную культуру и ещё раз донести правила до работников.

Вся информация подлежит отображению в специальном бланке. В нём должны быть указаны следующие сведения:

  • наименование документа;
  • наименование организации или структурного подразделения;
  • инициалы специалиста, за которым велось наблюдение, его должность, образование и уровень подготовки;
  • наименование выполняемой работы;
  • список поставленных задач.

Часто возникает вопрос, что указать в примечании? После столбца с кратким наименованием поставленной задачи, например, работа с входящей информацией, в примечании можно отметить, что сотрудник работал с электронной почтой и готовил ответы на письма. Внести можно и любую другую информацию, которая показалась важной в процессе наблюдения. Если у наименования работы есть кодовое обозначение, то это тоже можно внести в лист.

Под таблицей указывается следующая информация:

  • время, потраченное на подготовку к работе и на её окончание;
  • время, которое сотрудник потратил на обслуживание рабочего места, например, включение компьютера или уборка рабочего стола;
  • время, затраченное на оперативное решение задач;
  • время на перерывы.

То есть в бланке описывается вся последовательность действий специалиста, даже несколько минут, которые он потратил на включение компьютера.

После полной подготовки листа наблюдения, его передают на подпись руководителю структурного подразделения, чей сотрудник был под наблюдением. А затем передаётся на подпись руководителю организации.

Определение тяжести труда

Анализируя вышесказанное, можно ещё раз отметить, что фотография является комплексным инструментом. С её помощью оценивается не только рабочая деятельность специалистов организации, но и условия их труда.

Уровень работоспособности зависит не только от усилий работника, но и от обустройства его рабочего места, и исправное функционирование предоставленного оборудования. Выявление в результате наблюдения проблем в этой части позволяет оперативно их разрешить.

Помимо этого анализируется и тяжесть труда. Для этого в составе комиссии обязательно должен присутствовать специалист по охране труда, так как он обладает необходимыми знаниями для правильной оценки. Анализируется время, которое работник затратил, например, на включение рабочего оборудования. Устаревшая техника сильно затормаживает рабочий процесс.

СПРАВКА! Анализ может проводится не только комиссией, но и руководителем. На основе полученных данных и в силу своих полномочий, он может принять более масштабные решения.

Действия после проведённого анализа

На основе проведённого анализа генеральный директор может:

  1. Сократить или увеличить заработную плату. Например, при использовании группового метода выяснилось, что у одного показатели качества работы выше, а другой – неоднократно отвлекался. Первый заслуживает денежное поощрение, а второму понизят уровень дохода. Эта система позволяет дополнительно мотивировать персонал.
  2. Увеличить штат работников. При анализировании выяснится, что усилий специалистов не достаточно для своевременного решения поставленных задач. Результатом выявления такой проблемы может послужить набор дополнительного персонала.
  3. Изменить обязанности. Время может расходоваться нерационально в силу несоответствия своей должности. Например, у работника мало опыта. В этом случае его можно снять с должности, но лучшим решением будет проведение дополнительного обучения.
  4. Правильно распределить нагрузку. У одного подразделения может быть много работы, в то время как у другого работы мало. В результате задачи равномерно распределяются.

Методы фотографии рабочего времени способствуют обновлению оборудования и повышению комфортности рабочего места. С одной стороны это не сложный метод, на который тратится всего лишь один день, но в результате получается масштабный анализ состояния всего производства, выявление и устранение «слабых» мест.

Для чего нужна фотография рабочего времени сотрудника?

Для чего нужны фотографии рабочего дня

Без чего невозможен экономический рост, или сколько надо государству вложить денег, чтобы не было бедных – интересные темы, о которых можно долго рассуждать с коллегами или прочитать интервью главы Счетной палаты России Алексея Кудрина. А можно прийти в офис, сразу начать работать, выполнять проекты, добиваться успеха компании. А позже сравнить вклад каждого. Оценить его без долгих раздумий помогает фотография рабочего времени.

Не рассуждать о жизни, а сотворять её в работе – на это нацелит фотография рабочего дня (ФРД). Или как минимум знание о том, что эта функция включена, повышает активность. ФРД – это не сэлфи себя за столом, а документ, действенный способ сорганизовать коллектив.

Изучить, насколько продуктивно его участники распределяют силы по часам, минутам, измерить, задокументировать абсолютно все временные затраты: на конкретные операции, телефонные переговоры и кофе-брейки.

Кроме того, фотография выявляет и дает понимание причины невыполнения заданий, оптимизации бизнес-процессов. Этот метод наблюдений позволяет анализировать деятельность представителей разных профессий: IT-разработчиков, бухгалтеров, инженеров, сварщиков, менеджеров и т.д. Наблюдения фиксируются на бумаге.

Цифры дают ясное представление о загруженности персонала на протяжении дня, недели, месяца. Все зависит от сложности ситуации, поставленных задач.

Хронометраж рабочего времени

Хронометраж рабочего времени (ХРВ) – еще один способ проконтролировать временные издержки. Он схож с фотографией дня. Но имеет особенности:

  • сотрудник самостоятельно определяет период для ХРВ от суток до месяца;
  • проведение фотографии инициирует вышестоящий начальник, это официальная процедура;
  • при хронометраже служащий также сам выбирает бумажный, письменный, учет данных или автоматизированный порядок анализа;
  • РД организуют ответственные за него лица, подкрепляют приказом, в котором уточняются сроки исследований, определяется объект, заранее оговариваются формы учета, т.е. будут это таблицы или протоколы.

Важное условие ведения хронометража на бумаге, в журнале или в электронной таблице на компьютере – правдивость, достоверность всех сведений. Специалист отмечает суть задачи, время, когда начал и закончил работать. Несмотря на меньшую официальность по сравнению с фотографией, хронометраж остается действенным инструментом выявить:

  • почему нет ожидаемо высоких результатов при интенсивной отдаче;
  • какие операции трудозатратные, но неэффективные;
  • старые задания, разработать нововведения;
  • необходимость внедрения изменений.

Реальная занятость сотрудника на протяжении рабочего дня

Ежедневно человек заглядывает в свой телефон до 150 раз. Отвечает на звонки, звонит сам, открывает соцсети, почту и много чем еще занимается посредством мобильного гаджета. Его называют проблемой века, которая съедает время, разрушает личную жизнь, отвлекает от общественной. В той же мере, что и персональный компьютер.

Остаться без связи с внешним миром, без интернета, стало настоящей фобией. В кабинетах IT-специалистов стоит атмосфера тишины, спокойствия, шума клавиш на клавиатуре. Но это вовсе не значит, что все сосредоточились на проекте.

В сутки россияне проводят в сети шесть с половиной часов. Мировой показатель на 20 минут больше.

Значительная часть этого времени – рабочая. В реальности,

по данным Alexa, сотрудника в течение дня интересует:

  • .com, видеоролики, фильмы;
  • общение в социальных сетях – , ВКонтакте, , Instagram;
  • новостная лента;
  • игры.

Конечно, работники трудятся. Только объем выполняемого за день от таких отвлечений резко снижается. Увеличивается число ошибок, сроки раз от разу переносятся.

Система автоматического учета рабочего времени

Говоря о фиксации времени на предприятиях, сначала имеют в виду пунктуальность. Поддерживать дисциплину позволяют автоматизированные СУРВ. Далее руководители задумываются о мониторинге эффективности труда, наполненности дня, о динамике развития.

Распорядок, регламентированный Трудовым законодательством, просто поддерживать через заполнение табелей, пропускные терминалы, видеонаблюдение при входе. Контролировать бесконтактным способом – по картам или биометрическим данным. Каждый выбирает удобный способ.
Сложнее проконтролировать занятость реальную, не кажущуюся.

Решает этот вопрос система автоматического учета рабочего времени. IT-программы подходят для взаимодействия с офисными или удалёнными коллегами. Опять же работодатель выбирает, каким образом отслеживать их действия. Делать это “в лоб”, через веб-камеру и беспрерывную съемку всего дня.

Или мониторить только производственные моменты, операции, звонки, говорить коллективу об ответственности, подотчетности. Как показывают отзывы пользователей системы CrocoTime, программа мобилизует команду.

Анализ использования рабочего времени

Проанализировать, как персонал распределяет нагрузку, можно различными методами:

  • попросить расписать ход дня;
  • получить мнение кадров о продуктивности друг друга, узнать, как они оценивают вклад коллег, подчиненного и начальника;
  • привлечь независимых аудиторов;
  • проводить фотографию рабочего дня.

Полученные данные открывают работодателю немало интересных фактов, куда утекает время, как оптимизировать бизнес. Откуда у специалистов возникает “сверхурочка”, почему дедлайны переносятся вновь. Например, так:

  • все дела сваливают на одного человека, чаще всего опытного, грамотного, безотказного;
  • сложное задание поручают человеку с недостаточной квалификацией;
  • многочисленные отчеты как часть контроля “убивают” до 30 минут в день;
  • много совещаний, обсуждений, которые сокращают период на исполнение проектов.

Объективный анализ трудового периода покажет слабые и сильные стороны стиля руководства.

Повышение эффективности работы персонала

Психологическая особенность – человек выкладывается, показывает высокую производительность при контроле над ним. Не тотальном, не авторитарном. Но при таком, что вызывает чувство ответственности и неудобства попасть впросак из-за своей халатности. Он грамотный, высококвалифицированный, не хватает самодисциплины. Исправляют ситуацию программные продукты.

Мы говорим об онлайн-системе CrocoTime и ее функции “фотография рабочего дня”. Она помогает найти ошибки в управлении, оптимизировать дела в соответствии со спецификой компании, раскрывает причины недостатка времени руководителю и его команде:

  • развивает пунктуальность, самоорганизованность, т.е. отмечает начало деятельности с момента включения ПК;
  • подробно описывает каждый день – какую задачу, во сколько выполнял коллега;
  • показывает востребованность сайтов у персонала, их продуктивность и непродуктивность;
  • фиксирует, как долго сотрудник выполняет тот или иной проект;
  • отмечает длительность переговоров, совещаний, а также перекуров и перерывов;
  • расставляет акценты во временных и финансовых потерях от нецелесообразного использования рабочих часов;
  • подсказывает, какие бизнес-процессы стоит оптимизировать.

Эффективность труда с установкой CrocoTime вырастает минимум на 30%. Таково мнение пользователей из практики. Эту систему принимают даже подчиненные. Она не мешает функциям ПК, но главное – не нарушает личного пространства.

То есть переписку по электронной почте не вскроет, не будет прослушивать частные телефонные звонки, не сделает скриншота экрана монитора. CrocoTime поддерживает ответственность, что удобно директору.

При этом сохраняет свободу труда, без которой сложно работать творчески.

Источник

Фотография рабочего дня: что это такое, способы и примеры

Для чего нужны фотографии рабочего дня

Повышение эффективности трудовых ресурсов – очень важный шаг для оптимизации работы компании, но для того, чтобы улучшить бизнес-процесс, нужно предварительно выявить его сильные и слабые стороны. Для этого на помощь приходит такой метод, как фотография рабочего дня (не путать с табелем рабочего времени).

Несмотря на название, она не является буквальной фотофиксацией деятельности сотрудника, хотя и может ее включать в себя как составной элемент. Под фотографированием здесь подразумевается сбор детальной и поминутной статистики о занятости сотрудника в течение рабочего дня.

К каким категориям персонала может применяться данный метод? Очевидно, что в первую очередь его удобно использовать в отношении сотрудников, работающих за компьютером. Это связано как с их “статичностью” (нет необходимости контролировать большое количество перемещений), так и с наличием автоматизированных методов сбора данных, которые будут рассмотрены ниже.

Так, комплексное решение для контроля персонала Bitcop будет последовательно и подробно собирать статистику неявно для пользователя, оформляя ее в подробные отчеты, графики и диаграммы.

Однако метод применим и к специалистам, чья деятельность не связана с работой за компьютером.

Для них существуют специальные способы контроля за хронометражем рабочего дня: учет пропусков, фотофиксация рабочих моментов, сбор информации о численности персонала в рабочих зонах и о загрузке оборудования.

Фотография рабочего дня: как это работает

Подробная фиксация всех действий сотрудника будет информативна для менеджера (руководителя), если перед ним стоят следующие задачи:

  • Проконтролировать действия сотрудника и выявить его продуктивность.
  • Получить четкое представление о ценности конкретной штатной единицы в рамках процесса оптимизации штата, чтобы применить к ней меры взыскания или поощрения.
  • Проанализировать выполнение рутинных задач и понять, где происходят основные потери времени, чтобы отказаться от данных процессов или их оптимизировать.
  • Выявить сильные и слабые стороны во взаимодействии между отделами, подразделениями и прочими структурными единицами, чтобы свести на нет возможные негативные последствия от нарушения таких связей.
  • Обеспечить дисциплинированность и самоотдачу сотрудника при работе на ответственном проекте, и многое другое.

Бесспорно, четкое понимание всей последовательности действий сотрудников, которое достигается на основе фотографии рабочего дня, ставит руководителя в очень выгодное положение. Он получает возможность оперативно преобразовать или усилить команду на основе актуальной информации, что напрямую положительно повлияет на продуктивность компании в целом.

Всех этих шагов по оптимизации невозможно предпринять, не владея полной информацией о каждодневных действиях персонала. И напротив, имея на руках хронометраж работы сотрудников, управленец получает в свое распоряжение все возможности для быстрого и точного реагирования на малейшее проседание в продуктивности.

Автоматическое формирование фотографий рабочего дня – почему это удобно?

Рассмотрев, для чего нужна фотография рабочего дня, перейдем к вопросу о том, как ее можно получить.

  1. Во-первых, возможно самофотографирование, когда сотрудник подробно фиксирует все свои действия, прикладывая в качестве подтверждения фото, видео, скриншоты или документы. Однако это будет отнимать значительную долю его рабочего времени, не позволяя заняться прямыми служебными обязанностями, а также чревато сознательными или невольными искажениями с целью получения более радужной картины, чем она есть в действительности. Метод самофотографирования подходит для очень ответственных и мотивированных сотрудников, которые хотят повысить производительность “для себя”, а не просто поставлены перед фактом о необходимости сбора таких данных для начальства. Поэтому невозможно надеяться на получение реальной и объективной картины, всего лишь обязав персонал вести статистику своих действий.
  2. Второй способ – привлечение сторонних специалистов для наблюдения за сотрудниками. Такой мониторинг может осуществляться силами внутреннего отдела кадров/отдела безопасности, либо быть передан на аутсорсинг специализированной сторонней организации. На выходе руководитель получит заполненные бланки, где будут расписаны действия объектов наблюдения, указано время их наступления и продолжительность. Степень объективности значительно повышается, но встает вопрос о том, насколько эта картина соответствует положению дел вне наблюдения. Чтобы взвешенно оценить преобладающие тенденции в работе того или иного сотрудника, мониторинг нужно проводить в течение некоторого продолжительного периода времени. Вероятно, именно в этот период сотрудники, осведомленные о контроле, проявят максимальные старания, в отличие от реального подхода к работе вне процесса сбора данных.
  3. Наиболее удобный вариант – автоматизированные системы контроля работы персонала, которые внедряются в большом числе современных компаний. Некоторые из них созданы для сотрудников, в основном не работающих за ПК на протяжении смены (например, системы видеонаблюдения). Для той же части персонала, которая выполняет свои рабочие обязанности на компьютере, разработаны удобные программы мониторинга в виде ПК-приложений, которые не только объективно соберут подробную статистику, но и проанализируют ее на предмет продуктивных/непродуктивных действий (в соответствии с индивидуальными настройками), представив руководителю информацию в виде графиков, отчетов о хронометраже и скриншотов рабочего стола.

Одним из таких решений является Bitcop – система, которая на выходе предоставляет перечень действий пользователя с точностью до секунды. С ее помощью возможно:

Плюсом является и то, что сотрудники не отвлекаются от работы: агент Bitcop функционирует неявно для пользователя и даже может быть принудительно скрыт, если такова политика компании.

В результате непрерывного и продолжительного мониторинга вырисовывается реальная картина отношения персонала к служебным обязанностям.

Руководителю остается только сделать выводы из полученных отчетов и принять верные управленческие решения.

Bitcop имеет и еще одну важную особенность.

Система может немедленно уведомлять ответственное лицо о возникшем факте нарушения трудового распорядка (продолжительном простое, запуске запрещенного ПО или иных нежелательных действиях), что в первых двух способах получения фотографии рабочего дня маловероятно или неудобно.

Производится это путем автоматической отправки прямого уведомления на e-mail. На примере командной работы над серьезным проектом, можно не только проанализировать причины провала или срыва сроков постфактум, но и оперативно их предотвратить, как только возникнет такая вероятность.

Когда оправдано получение фотографии рабочего дня в ручную?

При невозможности автоматически собирать данные о действиях сотрудника в течение рабочего дня, прибегают к ручному методу сбора информации. Этот метод может быть оправдан и в случае самоконтроля, когда человек (например, фрилансер) желает объективно зафиксировать свои действия, чтобы понять, куда тратится полезное время и оптимизировать структуру дня.

Ручной метод значительно менее объективен и более трудозатратен, чем автоматический, а также может отражать информацию с искажениями.

При удаленной повременной работе самофотографирование не всеми заказчиками будет принято как основание для расчетов, в то время как отчетность автоматизированной системы мониторинга вполне может являться таким основанием, потому что отвечает требованиям объективности, детализированности и достоверности.

К тому же, ручная фотография рабочего дня – это “фотография крупным планом”: в отчете будут отражаться общие положения, например, “Работа с электронной почтой” или “Поиск информации в интернете”, в то время как сотрудник посредством e-mail или поисковых запросов может удовлетворять личные нужды (такие нюансы, как введенные запросы, ручной сбор данных не отражает).

Примеры фотографий рабочего дня в автоматическом и ручном режимах

При ручном режиме сбора данных фотография рабочего дня обычно представляет собой бланк, в шапку которого помещаются общие сведения о сотруднике (ФИО, организация, должность, подразделение, стаж работы). В табличную часть заносятся все периоды действия и бездействия сотрудника в течение дня, с подробным описанием и указанием точного времени.

Может присутствовать ранжирование по видам работ, если оно согласовано заранее. Завершается отчет сведениями о факте проведения исследования (дата, ответственное за мониторинг лицо, уведомление об ознакомлении и подписи сотрудников).

Это лишь общие принципы построения данного отчета, поскольку в каждой конкретной организации бланки могут отличаться; при самоконтроле форма отчета может быть значительно проще. Просмотреть подобные бланки можно, посетив один из источников.

В автоматическом режиме спектр отчетов, получаемых на основе мониторинга деятельности сотрудников, очень разнообразен.

Собранная статистика может быть представлена в виде графиков и диаграмм, а также выгружаться в общепринятых форматах для последующей печати.

Отчеты автоматизированных систем учета точны и всесторонни; “всевидящее око” не пропустит ни секунды рабочего времени, не зафиксировав его для последующего анализа.

Так, Bitcop не только выводит хронометраж дня по каждому интересующему человеку, но и выполняет первичный анализ его продуктивности путем отнесения действий за ПК к продуктивным, непродуктивным и нейтральным. С наглядностью и удобством предоставляемой информации можно ознакомиться, изучив пример отчета с фотографией рабочего дня.

Добавив сюда перечень запущенного ПО, посещенных веб-сайтов, введенных поисковых запросов и скриншотов экрана, которые фиксирует такая система, как Bitcop, можно получить представление о реальной деятельности сотрудника, несопоставимое по объективности, наглядности и детализации бланкам ручного наблюдения.

Что такое фотография рабочего дня? И как с ней работать?

Для чего нужны фотографии рабочего дня

Фотография рабочего дня — это по сути документ. Он помогает отслеживать производственные мощности, время и интеллектуальные ресурсы. Все операции детализируются вплоть до минуты.

Указываются задание, сроки начала и конца его выполнения, отвлеченность на соцсети, личные разговоры по телефону и чаепития.
По статистике интернет для удовлетворения собственных интересов в трудовые часы используют 90% сотрудников, и только 5% никогда не делают этого.

Разница колоссальная, ситуация удручающая. На рабочем компьютере получают сведения, не связанные с обязанностями:

  • 86% листают ленту новостей;
  • более 50% общаются с друзьями;
  • 60% качают из электронной библиотеки книги;
  • 70% покупают товары в онлайн-магазинах.

Данные о потерях времени удручают в масштабах как целых холдингов, так и мелких организаций. Фотография рабочего дня предоставляет статистику по программам, сайтам, задачам и кадрам.

Виды контроля сотрудников

Руководитель предприятия — первое лицо, которое заинтересовано в высокой производительности и инициирует контроль рабочего времени. Увлечь наемного сотрудника общими идеями на благо, побудить стать ответственным за свой фронт работ — тоже реально.

В большей мере этому способствует взаимосвязь заработной платы с выполнением плана и количеством отработанных часов.
В экономических условиях на первый план выходит оптимизация вовлеченности персонала.

Чем он занимается, можно определить, как минимум, двумя способами: хронометраж времени и фотография рабочего дня.

Самофотография рабочего дня

Методика самофотографии рабочего дня заключается в фиксации всех действий. Это удобный способ наблюдать за подчиненным и научить его самоконтролю.
Трудящийся составляет специальный отчет — карту фотографии рабочего времени. Работодатель обозначает, что нужно зафиксировать:

  • течение дня: каждое действие, включая телефонные звонки и перерывы;
  • только временные потери, которые влияют на оперативность выполнения задач;
  • затраты времени на конкретный вид работ.

Минус самофотографии – подчиненный заинтересован представить себя с выгодной стороны в ущерб объективности. Кроме того, сложно сконцентрироваться на одном виде занятости, приходится постоянно отвлекаться на создание карты учета.

Фотография рабочего времени

По сравнению с методом хронометража фотография рабочего дня считается более эффективным приемом. Это официальное мероприятие, которое проводят с подачи руководителя.

Часто в коллектив назначают агента, о настоящих функциях которого в качестве наблюдателя никто не догадывается.
На нем лежит обязанность приходить раньше всех, чтобы зафиксировать периоды деятельности.

В зависимости от назначения фотографии рабочего дня, анализируется занятость отдельного сотрудника, группы или коллектива:

  • в течение дня записывается все, что осуществляет субъект на конкретном месте. Полученные сведения сопоставляют с планом и делают соответствующие выводы;
  • при обследовании крупного отделения изучается четкость работы и количество времени, затраченного на нее, сравниваются специалисты с похожим профилем. По итогам рассматриваются график и полезность служащего в его должности;
  • разрабатываются точные нормативы времени для конкретной процедуры;
  • выбирают рациональные пути труда и определяют, почему работники не выполняют план.

Материалы, полученные в результате исследования, вписывают в бланк установленной формы. На основе сведений составляется рапорт. Далее действуют уже руководители. В их силах устранить различные проблемы «утечки» времени, провести мероприятия, чтобы увеличить эффективность труда.

Как успешно провести фотографию рабочего дня

От грамотно созданной ФРД зависит штатное расписание предприятия, перспективное планирование, бюджет и успешность организации на рынке. Руководству выгодно, чтобы метод выдал непредвзятый результат.Потому наблюдение можно проводить негласно, от нескольких месяцев до года. Это даст верный ответ, куда уходит время. Началу аттестации предшествует приказ о целях и датах её проведения.

Указывается ответственная группа из разных структур компании: специалист по охране труда, кадровик, инженер, бухгалтер.

Если цель исследования — проконтролировать соблюдение внутреннего распорядка, то стоит провести фотографию рабочего дня параллельно у группы работников. Они объединяются в структурные подразделения или по функционалу. Нарушения трудовой дисциплины будут заметны тут же.

Для оптимизации бизнес-процессов, выявления потерь времени стоит составить индивидуальную фотографию дня личности. В данном случае подробно записывается, какие операции выполняет, насколько много взаимодействует с коллегами.

Правила внесения данных в ФРД

Все результаты анализа ФРД заносят в специальный бланк в бумажном или в цифровом варианте. Форма карты устанавливается заранее в соответствии с целями. Согласно приказу в ней следует указать:

  • название предприятия и структурного подразделения;
  • фамилию, имя, отчество;
  • уровень образования и квалификацию;
  • должность;
  • название работы;
  • краткую характеристику операции;
  • показания по стадиям и временным затратам;
  • в столбец «примечание» вносят дополнительные данные, полученные в результате фотографирования;
  • под таблицей суммируют коэффициенты: в общем, затраты на рабочий процесс, а также использованное время на оперативное решение задач и на перерыв любого типа.

В бланке не должно быть «белых пятен». Каждое следующее действие отмечается минута в минуту вслед за предыдущим. Даже если это перекур или отдых за столом.
Фотография дня остается актуальным способом проверять, чем занимаются работники, почему они не выдерживают сроков исполнения задач. Но подобная система учета имеет серьезные недостатки:

  • давление на человека от постоянной слежки, психологический дискомфорт;
  • армия проверяющих, деятельность которых требует крупных денежных затрат;
  • сложные математические расчеты с коэффициентами и «непреподъемные» доклады с итогами проверок.

Автоматическая фотография рабочего дня

Весь негатив от процедуры ФРД можно оставить в прошлом, если применять современные технологии. CrocoTime собирает информацию о работе сотрудников, не акцентирует внимания на процессе и не посягает на личное пространство.Система экономит время и расходы бизнеса на привлечение дополнительных контролирующих ресурсов.

Фотографирование рабочего дня с CrocoTime происходит автоматически, без формул, без лишних записей.Менеджер анализирует трудовую активность подчиненного за любой период, оставаясь за своим компьютером. На экран выдаются часы прихода и ухода, отдыха, совещаний. Обозначаются программы, сайты, которыми пользуется сотрудник в тот или иной день, отображается статистика выполненных задач.

Таким образом, CrocoTime рисует объективную картину дня персонала: индивидуальную и по отделам.Автоматическая ФРД с высокой скоростью формирования отчетов – преимущество, которое предоставляет программа учета рабочего времени CrocoTime.

Главное, у программы нет ограничений по количеству сотрудников. Можно оснастить агентами мониторинга до 5000 компьютеров.

Еще один бонус – система избавит вас от многостраничных сообщений и сэкономит ценное время.

О ваших правах
Добавить комментарий

;-) :| :x :twisted: :smile: :shock: :sad: :roll: :razz: :oops: :o :mrgreen: :lol: :idea: :grin: :evil: :cry: :cool: :arrow: :???: :?: :!: